FAX文書について。（メーカーさんに対して、長期休業の期間を当社に知らせてほしいという内容です。）

今月から初めての事務職（卸業）に就きました。

来月はお盆があり、その時期は毎年、多くのメーカーさんが長期休業になるとのことです。
卸としては、販売店さんに迷惑をかけないよう、事前にメーカーさんの休みを把握し、注文のタイミングや出荷の可否などを把握しておく必要があるとのことで、メーカーさんに対し、お盆休み期間を知らせてもらう旨のFAX文書を作るよう指示がありました。

そこで、①タイトルとなる「○○についてのお願い」、②お盆休みがいつからいつまでかをFAXで知らせてほしいといった内容、について、どのような文にしたらいいか、お知恵をお借りしたいと思い、投稿しました。

どうかよろしくお願いします。

No.1 回答者： gisahan 回答日時： 2015/07/09 07:13

１）は、お願いではなく「お問い合わせ」ではないのかな。

　タイトルは、貴社夏期休暇の日程お問い合わせの件など、
２）お盆休みと、その他の場合があるので両方聞く必要があるかとも。

発信者名は社名代表者名入りの紙を使う場合は省略出来るが、白紙の場合は相手に失礼にならないよう右肩日付の下に小さく入れること。

あとは手紙の書き方の本でも見て、会社向けの常識範囲のあいさつ文。
完成したら上司に見てもらうべし。
こちらへの返信先のＦＡＸ番号や担当者名、それに希望回答期限日を
必ず文面最後にいれること。

No.2 回答者： carkurui2020 回答日時： 2015/07/09 09:12

ビジネス文書を参考に、

今回の要件を反映すれば良いでしょう。

相手に手間をとらせないように、
用紙の下半分に回答いただく表枠を作成して
休暇日や担当者名などの最小限の記載で
すむようにすることです。