アクセスでの業務管理にて、見積と契約に生じる矛盾について

現在アクセスにて見積及び契約の管理をしています。
そこで困っていることがあります。
以下、例を挙げます。（わかりやすくするため金額を小さくしましたが、かえってわかりづらいかもしれません）

・見積
名称、金額
A-1、317
A-2、531
A-3、800
B-1、355
B-2、427
B-3、334
C-1、247
C-2、56
C-3、168
C-4、38
で、この場合、
Aの小計=1648
Bの小計=1116
Cの小計=509
総計=3273
となります。

ここから受注に入るのですが、仮にこの見積を3000円で受注した場合、見積総額3273円に対して0.916590284…という掛率が発生し、各項目にその掛率を掛けて受注となり、以下のようになります。

・契約
名称、金額
A-1、291
A-2、487
A-3、733
B-1、325
B-2、391
B-3、306
C-1、226
C-2、51
C-3、154
C-4、35
で、この場合、
Aの小計=1511
Bの小計=1023
Cの小計=467
総計=3001
となります。（※この場合の各小計と総計は見積の各小計・総計×掛率です）

すると、所々に以下の矛盾が発生します。
①3000円で受注したのに総計が3001円となってしまっている。
②Bの小計が実際は1022である。
③Cの小計が実際は466である。
④上記②③からすると、総額は2999円となり、総計3001円に対して2円の差額が受注額3000円に対して1円の差額が出る。

これらを回避するためにはどうしたらよいでしょうか？

No.3 回答者： y504 回答日時： 2016/08/26 10:50

>それだと誤って金額を消してしまったり、間違えた数字を登録してしまう恐れがあるので、登録された金額については編集不可としています。

入力チェックを行うプログラムを入れておけば防げると思います。

契約金額、請求済金額、未請求金額、今回請求金額を表示して
未請求金額を超える金額の入力をできないようにするとか。
計算金額と大きく違う金額の場合は入力できないようにするとか。

------------------------

計算のみで行うなら
端数が出る最後の月に未請求金額を今回請求金額にするような仕組みにする。

この回答へのお礼

返信遅れてすみません。
多分やりたいことが伝えれてないという、自分の表現力の無さが悔しいです。
もうすこし自分なりに頑張ってみます。
ご回答ありがとうございました。

お礼日時：2016/08/30 09:09

No.2 回答者： y504 回答日時： 2016/08/23 13:26

>建築関係ですので、受注した金額は細目ごとの出来高清算となるため、初月はA-1から100円とB-2から150円を請求し、翌月はA-1から100円とC-1から100円を…というように工事の進捗に合わせて何ヶ月にも渡って請求していきます。

そのために各細目に掛率を乗じる仕組みになっています。

各月の請求時に掛率を乗じて金額を出した後に金額を変更して調整できるようにすればいいのでは？

この回答へのお礼

返信遅れました。ご回答ありがとうございます。
それだと誤って金額を消してしまったり、間違えた数字を登録してしまう恐れがあるので、登録された金額については編集不可としています。
実際に使うのは私ではないし、使う人達もコンピュータに疎い人達なので、編集可にしてしまうと知らないうちに金額の桁が一つ増えていただとか、そういったことが平気で起こりそうで怖いです。

お礼日時：2016/08/25 19:06

No.1 回答者： ShowMeHow 回答日時： 2016/08/22 15:42

端数処理の問題ですから、どれかから一円引くということになります。

機械的にやろうとするなら、小計の集計のみとし、繰り上げポイントを少しずつずらすことによって、（5から、5.00001、5.00002などのように）正しい金額になるポイントを見つける。　そのポイントで２円ずれてしまう可能性もありますので、そのような場合はどちらかを選ぶなどの処理は必要となります。　

となると、、、めんどくさいので、注文単位で出精値引きなどでまとめてしまうのが、一般的です。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
現在の仕組みとして、総額3273円の見積を3000円で受注すると、掛率が3000/3273（0.91659028414…）となり、これが全ての数値に掛けられ受注となります。この際、細目は全てそのまま見積書のものが引き継がれます。
建築関係ですので、受注した金額は細目ごとの出来高清算となるため、初月はA-1から100円とB-2から150円を請求し、翌月はA-1から100円とC-1から100円を…というように工事の進捗に合わせて何ヶ月にも渡って請求していきます。そのために各細目に掛率を乗じる仕組みになっています。
すると、全ての工事終了時に100％清算する時、最終回請求の出来高は以下のようになります。
A…291+487+733＝1511円
B…325+391+306＝1022円
C…226+51+154+35＝466円
総計…1511+1022+466＝2999円
ここで1円の請求漏れが出てきます。
現在はどこかの細目、例えば今回ならA-1の細目が291円のところ、292円を請求しています。
数字はこれで確かに合いますが、A-1の最終残高は-1となり、これによりAの小計の残高も-1となります。
本来100％請求時に全ての細目・小計が0円とならなければならないのですが、この-1が気に食わないというか、気持ち悪いというか、この細目・小計に限れば過剰請求になるし…ということで悩んでいます。
この差額は必ず生じるものではありません。
全てぴったりはまるときもあれば、不足の時も過剰の時もあります。
なので、例えば今回BとCで不足が生じているので、不足が生じた場合は最上段の細目（B-1とC-1）に不足分を足せるようにすればどうだろうかとも思ったのですが、そもそもそのやり方がわからないという問題と、その処理だと今回はA+B+Cの総計が3001円になってしまうという問題が生じます。
もしくは総額で差額が生じた際に全体の最上段のA-1にその差額を足してやるようにするか。
理解していただけるでしょうか…

お礼日時：2016/08/22 17:47