エクセルの入力履歴を知りたい

いつも、このサイトではお世話になっております。

状況説明が長くなりますが、ご了承ください。

職場で、データ処理システム（クラウド上にあります）を使った事務処理をしています。

同システムで入力されたデータから各種帳票や個票を出します。
一部の帳票については、エクセル出力可能になっています。全ての帳票に対してエクセル入出力可能の仕様ではなく、一部の帳票に限られています。（システム構築業者側の仕様です）

入力担当者も各種担当業務内容によって様々です。
入力操作をする人は６０人位、自分で入力した内容のみを印刷して提出する帳票（帳票Ａとします）があります。
全部の入力が終わった段階（帳票Ａは提出しますのでペーパー点検終了後）で、１０人位が、データ取りまとめの担当になっており、総合的にまとまった帳票（帳票Ｂとします）を印刷します。

この帳票Ｂですが、余白が小さくとじしろがないことと一部項目が対応していないことから、取りまとめ担当１０人が、エクセル出力し、一部のフォントサイズ及びマージンの調整と、同システムでの非対応科目（帳票に備考欄がありここに入力）をして印刷します。（フォントサイズ及びマージンの調整はマクロを組んであります。ファイルのシートを取り込み加工する）

ところが、取りまとめ担当者が、帳票Ｂを印刷するタイミングで、入力操作約６０人位が担当している項目でミスを見つけると、エクセルを加筆修正し、帳票Ｂを印刷しているケースがあることがありました。

本来は、入力担当→取りまとめ担当→（誤りあったら）→入力担当へ連絡し、データ処理システムの中で加筆修正、帳票Ａ印刷→取りまとめ担当が帳票Ｂを印刷するのが正しいフローです。

しかし、入力担当→取りまとめ担当→（誤りあったら）→取りまとめ担当がエクセルを加筆修正して帳票Ｂを印刷しています。
（もちろん、全員ではありません。正しく手続きをしている取りまとめ担当者も多いです。）

上記のことから、データ処理システムのデータ及び帳票Ａと帳票Ｂのデータで不整合が見つかると業務の手戻りが発生しています。当然、職場の中で正しい手続きのフローにするように周知徹底させるのが正論なのですが、その都度、話をするのも余分な業務になっています。また、職場内の人事異動もありますので、その都度伝達しています。

ここまでが、現状、ここからが質問です。

データ処理システム→エクセル出力
このエクセルファイルのどの項目を入力したのか、チェック関数かチェックマクロを考えてみました。ネットで調べてみました。

一つ目、
メニューから、「校閲→入力履歴の記録」で確認できることが見つかりました。が、予めエクセル出力されたファイルは、事前に自身が手を加えられるものではなく、データ処理システムから出てくるものなので断念しました。

二つ目、
文字入力の場合は、入力されたセルにフリガナ情報が書き込まれます。ｃｓｖ形式で保存されていたファイルをエクセルで開いても、フリガナ情報はありませんので、この条件で入力情報を取り出し、抽出させようとマクロを組んでみましたが、数値になっているセルはフリガナ情報取得のところでエラーが出ました。どうやらこれも無理でした。

自身の希望としては、帳票Ｂを印刷する時のマクロの中で、エクセルの入力履歴によっては、警告メッセージを出すように細工をしたいです。あるいは、条件付き書式設定みたいな形でセルに色付けでも良いです。
とにかく、取りまとめ担当が、「ミスがあった。エクセルでミスを加筆訂正したけど、この手続きではダメで、正しくは入力担当者に連絡する」ことを気付かせてあげたいです。

補足ですが、データ処理システムは、アカウントとパスワードがあり、取りまとめ担当が、個々の入力担当者の項目を入力することはできません。

何かヒントでも構いません。良い知恵をお持ちの方、アドバイスください。

No.3 回答者： Qchan1962 回答日時： 2020/05/17 10:11

おはようございます。

詳細、重複する説明をさせてしまいすみません。
＞機械的に気付かせてあげたいです。
＞最初からエクセルの状態になっているので、加筆履歴だけでも把握できれば、「うっかり間違え操作」を事前に把握できないか知りたいです。
＞帳票Ｂの備考欄入力必要、マージン調整が必要のため、エクセル出力する。取りまとめ担当者が、（この時に変更される？

本来なら、システム側に処理を追加するなどするのが良いのだと思いますが、
＞自身の希望としては、帳票Ｂを印刷する時のマクロの中で、エクセルの入力履歴によっては、警告メッセージを出すように細工をしたいです。

アドインなどで　エクセル出力された帳票Bに対し、（Private Sub xlApp_WorkbookOpenなどで上手くできるか？）
変更履歴を取得したり、セキュリティを考えないなら、該当シートモジュールにVBAコードを出力して該当セル変更に警告を出すとか、、、

ただ、セキュリティの問題やアドインは思わぬ不具合を発生させる場合がありますので、リスクがあります。

回答のまとめ
私の回答は、何かヒントでも、と言う気持ちで安易な発想のもと行いましたが、
生産性にかかわる実務のシステムで安易な発想は、リスクが大きいと考えます。

変更履歴が残らないと言うのは、1つの問題でもありますし、
データ処理システム会社と相談するとか、専門的な会社等と社内システムの相談をされた方が良いかと思います。

この回答へのお礼

何度もコメント有難うございます。
「エクセルの入力履歴を知りたい」だけだったのですが…。

＞本来なら、システム側に処理を追加するなどするのが良いのだと思いますが、
＞データ処理システム会社と相談するとか、専門的な会社等と社内システムの相談をされた方が良いかと思います。
一年前に自身が今の職場に異動。当時はデータ処理システムが稼働３年が過ぎた時、今年で稼働４年、自身は１年間関わりました。

一点目、
前任者の残した紙ベースのデータが、かなりズサンな状態で、過去データ修正が必要でした。
帳票Ａと帳票Ｂを例に挙げましたが、他にもミスは多かったです。
十分に点検出来ずに進んでいたようです。

二点目、
データ処理システムの業者に要望を伝えることはできますが、仕様修正等は、最初の稼働時は、対応していたらしいのですが、３年も過ぎている現状では、「要望意見として聞きます」程度です。前任者からは、かなり要望を出し、修正されたらしいです。

三点目、
気付いたところは、自身がエクセル出力して、点検のための関数やマクロで修正しました。が、システムもエクセル出力機能がないところがあります。年度当初、大量データをエクセル流し込みたいのに、クリックをさせる仕様になっている等、修正したい仕様事項は、ありますが、この点も業者は「要望意見として聞きます」程度です。

四点目、
いかにミスを少なくするか、手戻りの発生をいかに少なくするか、ミスデータ（紙ベース）を外部発送、外部からの問合せがあって修正・再送付することを防ぐかを考えています。
帳票Ｂを印刷書式に整えるマクロも点検機能を加筆して、自身の感触では、「外部発送前にミスに気づき、修正後に発送」の形が徐々にできたかなと感じています。

業務は、このデータ処理システムだけではありません。前任者も業務に余裕がなくて十分な点検をできなかったのだと思います。前任者を責めるつもりはありません。ミスがあれば互いに声かけあってミスを減らせば良いだけです。
一年間、闘い・悩み・相談・試行しています。（大げさかもしれませんが現在進行形）

＞（Private Sub xlApp_WorkbookOpenなどで上手くできるか？）
＞該当シートモジュールにVBAコードを出力して該当セル変更に警告を出すとか、、、
ちょっと調べて試してみます。

有難うございました。

お礼日時：2020/05/17 11:45

No.2 回答者： Qchan1962 回答日時： 2020/05/16 21:39

＃１です。

＞予めエクセル出力されたファイルは、事前に自身が手を加えられるものではなく
すみません。
他のExcelからVBAで印刷などを操作しているのですね。

なので、差分を比較すると言うのはどうでしょう。
事で警告、印刷中止は、可能と思います。
帳票Aの入力箇所だけを印刷時、新規シートに書き出し非表示、帳票B印刷時、比較、、警告　Or　一時シート削除などはどうでしょう。

＞何かヒントでも構いません。
お言葉に甘え書かせていただきましたが、的違いなら忘れてください。

この回答へのお礼

何度もコメントありがとうございます。

説明不足でしたが、帳票Ａ：１０枚　→　帳票Ｂ：１枚です。
さらに帳票Ｂが１０種類あります。つまり、帳票Ａは１００枚
仮に帳票Ａをエクセル出力できたとしても入力担当者が約６０人、個々に数も違い、何種類もあり、エクセルで対応させるだけの労力もかなり必要です。

帳票Ａの項目はデータ処理システムで、帳票Ｂと対応させています。

入力ミスを当人らに「ミスと気付かず正しい処理をしている」という思い込みを、機械的に気付かせてあげたいです。

＞お言葉に甘え書かせていただきましたが、的違いなら忘れてください。
今回のケースだけではありませんが、比較照合・警告・シート削除も別のケースでマクロに細工し試行した経験はあります。
取りまとめ側の気持ちで、共感する点もありました。有難うございました。

お礼日時：2020/05/16 22:38

No.1 回答者： Qchan1962 回答日時： 2020/05/16 21:20

こんばんは、システムなどには全くの素人ですが

＞ｃｓｖ形式で保存されていたファイルをエクセルで開いても
＞帳票Ｂを印刷する時のマクロの中で、
Excelは、フォーマットの様に使われ、それにシステムからCSVを入れ込み、帳票A、帳票Ｂを加筆、印刷と言う流れでしょうか？

であれば、帳票A印刷時に入力対象項目にパス付保護、ロックをかけ、帳票Ｂ加筆時には入力出来ないようにするのは、いかがですか
帳票Ｂ印刷時、パス付ロックは外れる仕組み。

この場合、帳票A印刷後の対象セルに入力できないのですが、
入力を警告するだけなら、帳票A印刷後にフラグを建て、帳票A入力対象セルを
変更した場合、警告とApplication.Undoなどで元に戻すようにすれば、実現出来そうです。（入力可能にするバックドアを設置する事も可能）

帳票Aでの入力箇所が明確である事とVBAがそのBookファイルに入っている事が条件になりますが。。参考まで

この回答へのお礼

コメント有難うございます。

自身の説明が不十分でした。
帳票Ａ：データ処理システムで印刷（エクセルには全く触れません）
帳票Ｂ：データ処理システムで印刷可能、但し備考欄不十分、マージン考慮不足で使えない

帳票Ｂの備考欄入力必要、マージン調整が必要のため、エクセル出力する。取りまとめ担当者が、備考欄の入力とマージン調整をエクセルで行いましたが、個々に様式を設定するため、運用を変えて、自身がマクロ入りのエクセルファイルを作りました。この仕様は、

このマクロ入りのエクセルファイルと帳票Ｂのエクセルファイルを同じフォルダに入れておいて、
・帳票Ｂのエクセルファイルをオープンさせる
・帳票Ｂのシートをコピーする（一時、取り込み）
・マージンを修正する
・その他、様式を整える（書換不可のところはロックさせる等、備考欄のみ書換可）
・最後にこのシートを切り離す。（シートの移動で新規ワークブック）
・別名ファイルで保存する

ここで、体裁の整った帳票Ｂのエクセルファイルが出来上がります。備考欄以外は入力不可です。
取りまとめ担当者は、備考欄を入力して印刷したものが、帳票Ｂです。


＞Excelは、フォーマットの様に使われ、それにシステムからCSVを入れ込み、帳票A、帳票Ｂを加筆、印刷と言う流れでしょうか？
CSVは入れ込み←これは、帳票Ｂのエクセル出力かと思いますが、ロックをかける前の状態での加筆を防ぎたいです。
CSVなら、加筆を防ぐことができず、加筆したかどうかも判断できませんが、最初からエクセルの状態になっているので、加筆履歴だけでも把握できれば、「うっかり間違え操作」を事前に把握できないか知りたいです。
帳票Ａは、エクセルと全く関係ありません。

困ったこと
「データ処理システム」の中のデータと紙ベースで手元にある「帳票Ｂ」のデータが違うこと
それは、「データ処理システム」を書き換えずに、「エクセル出力帳票Ｂ」だけを書き換えたこと
正しくは、「データ処理システム」を書き換え、エクセル出力で、「帳票Ｂ」をはき出すと整合性がとれるようにしたい
その後で紙ベースの「帳票Ａ」を破棄し、新たに「帳票Ａ」を印刷すると「データ処理システム」とは整合性がとれている

うまく伝えられなくて申し訳ありません。

お礼日時：2020/05/16 22:14