子供の高校のPTA支部会の支部長をしています。懇親会をするはずが支部会の通帳が前役員の方に解約されて

子供の高校のPTA支部会の支部長をしています。懇親会をするはずが支部会の通帳が前役員の方に解約されてしまうというアクシデントが起き、会計の方に通帳を再度口座開設してもらう事になったので懇親会をやる機会を失くしてしまい懇親会の代わりにQUOカードを配るという案に落ち着きました。
封筒にQUOカードとこの旨を書いたプリントを一緒にして渡そうと思っています。

この場合のプリントの内容はどんな文章にしたら良いのかわかりません。
どんなふうに書いたらよいでしょうか？
ヒントだけでも知りたくてこちらに投稿させたいただきました、よろしくお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： mibulove 回答日時： 2016/10/24 13:41

平成○年○月○日

○○高校　○○支部
ＰＴＡ各位
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　支部長　○○○○

　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　懇親会中止の件についてのご報告とお詫び

謹啓
秋涼の候、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。

さて、定例となっております○○支部懇親会の時期になりましたが、役員引継ぎの段で、不手際があったことが判明し、その処理の関係で、懇親会を中止せざるを得ないと判断するに至りました。
その不手際とは、前期ご担当役員の任期終了時に、支部会の口座が解約されたというものであります。
解約した理由に関しては、単純なる誤解であったことが確認できました。
別紙に旧口座の最終頁と新口座のコビーを添付致しますので、ご確認の程、宜しくお願い致します。

今期の会計担当役員が新たに口座を開設し、前期の口座残額を新口座に預入れましたが、何分、その確認や口座開設等に手間取り、懇親会の段取りまでには手が回らなかったという事態となりました。
ＰＴＡ各位の親睦や情報交換の場である懇親会を中止にせざるを得なくなったのは、私を初めとした今期役員の確認不足であることも、重々承知しており、その責任を痛感している次第で御座います。
心よりお詫び申し上げます。

同封致しておりますクオカードを皆様にお受け取り頂くことで、今期分の懇親会の代わりとさせて頂くことを、何卒、ご理解を賜れるよう、重ねてお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具　

・・・こんな感じでは？

詫び状には時候の挨拶は不要だとは思いますが、ビジネスっぽくなりすぎるのもどうかなと思ったので、とりあえず入れてみましたが、もっと簡略化してもいいと思います。

「単純なミス」ではなかった場合でも、責任の押し付け合いになるのだけは避けたほうがいいと思います。

面倒でしょうが、通帳のコピーも必須でしょうね。
（解約しても、過去の通帳も保管すべきですよ）

直接お渡しするのなら、受取りサインをもらったほうがいいかもしれませんね。
郵送なら簡易書留とか、記録が残る形で…クオカード等を同封するのは忘れずに。
最後に、切り取りラインと受領証でもいいでしょうけど。

この回答へのお礼

文章で書いていただき、ありがとうございます。
とても参考になりました。

お礼日時：2016/10/24 22:46

No.1 回答者： bathbadya 回答日時： 2016/10/23 23:17

その前に、QUOカードをもらったという受け取りをもらわんと、あとあと困るんじゃないですか？

＞懇親会の代わりにQUOカードを配る
懇親会の目的が果たされていないわけだから、その辺をきちんと説明せんとまずいような気がしますよ。

この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。
つまり、最初にQUOカードだけ配る、という事でしょうか？
それだと学校のプリント同様に父兄まで届かない事もあるかと思い、一緒に、という案に落ち着いたのですが、、、
どんな流れだと良いのでしょうか？
すみません、何も知らなくて、、、

お礼日時：2016/10/24 06:21