客先からもらう注文書の日付について

電子機器の修理請負をしております。顧客と契約金額については、作業着手前に電話やメール、ＦＡＸ等で決定し、その後作業に着手していますが、正式な注文書が数日経ってから当社に届きます。
しかしながら届いた注文書の発行日は、先方の調達システムが注文書を作成、発行した日付になるため、どうしても着手日以降の日付になってしまいます。先方の担当者に注文書の日付を着手日以前にして欲しいと申し出たことがあるのですが、システムの都合で御社だけ発行日を変えるとができないと言われています。昨今の内部統制強化の動きもあり悩んでいるのですが、当方としては着手前に契約金額を決めた書類を証憑として大事に保管しています。このような状況で、先方も要求には応じてくれないのですが、社内的に監査など乗り切れるものでしょうか？

No.2 ベストアンサー 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2020/04/01 08:17

＞社内的に監査など乗り切れるものでしょうか？

社内的な事を聞かれても何とも言えませんが…

当社の取引先でも注文書の発行が遅れるところはありますよ。


メールやFAXの内容はわかりませんが、「貴方が緊急を要する」と判断したから注文書を待たずに着手したんですよね？
それを理解して貰うよう十分な説明をすれば宜しいのでは？

また、顧客との信頼関係があるからそのような事が出来るのだろうし、これまでの取引を鑑みれば責められるような事はないと思います。


今回のように臨機応変に、顧客の要望に迅速に対応することが信頼関係の構築にも繋がると思います。

逆に言えば、「注文書が無ければ着手出来ない」とか「注文書の日付を着手日以前にして欲しい」なんて話は、信頼関係を崩す要因にしかならないと思います。

この回答へのお礼

コメントをいただきありがとうございました。
仰り通りで、うちの会社の内部統制強化のために
長年お付き合いのある会社との信頼関係が崩れて
仕事か来なくなってしまっては本末転倒です。
とにかくできる限りのエビデンスを残して、
監査に備えていきます。

お礼日時：2020/04/05 23:02

No.1 回答者： OnneName 回答日時： 2020/03/31 14:11

>社内的に監査など乗り切れるものでしょうか？

他に問題が無ければ可能でしょう。

注文書が遅れることは商慣行として(善し悪しは別にして)よく有る事です。
日付が一年ごとか請求、入金より後だと問題になる可能性はありますが。

いやなら仕事を受けなければ良いだけですね。

この回答へのお礼

コメントをいただきありがとうございました。
できるだけエビデンスを残して後で
説明できるようにしていきます。

お礼日時：2020/04/05 22:56