マンションの自主管理について

マンションの管理組合理事長を務めています。
この度管理会社の横領？・詐欺？が発覚し、争いが始まろうとしています。
そこで、自主管理を選択肢として考えていますが、管理費口座の通帳と印鑑の保管法について、悩んでいます。
毎年変わる役員では、使い込みの心配もあります。
何か良い方法があれば、お教え頂けると幸いです。
宜しくお願い致します。

No.4 回答者： idokwave2 回答日時： 2009/12/23 11:55

質問の回答とは少し離れますが、自主管理はお勧めいたしません。

現在自主管理の２００戸弱のマンションに住んでいます。
自主管理となれば役員に思った以上の負担がかかると思ってください。
突然輪番制などで役が回ってくれば、理事長や会計になるわけです。
何の専門知識のない人が理事長や会計になってしまうのは、依託管理でもおなじかも知れませんが、
管理会社に相談出来ず、専門的な分野をこなしていかなくてはならないのはすごく大変なんです。
たまたま会計になった人は、自分の通常の仕事(日常生活）をしながら銀行を回り
管理費処理・未納者処理、賃借対照表を作成など等・・・管理会社がしていてくれたことが出来るのでしょうか。
理事長もこなせる人もいれば、居なければくじかジャンケンでたまたま８０歳近い
人が理事長を勤めることにもなります。
この先何十年も自主管理をしっかりこなせる役員を毎年見つけるのは並大抵ではありません。
新たに信頼の置ける、管理会社を探したほうか得策かと思います。

No.3 回答者： st_tail 回答日時： 2009/07/02 22:29

管理会社の社員です。

このたびのご災難、同業者として汗顔の至りです。

しかしながら、私も８年以上、この仕事をしておりますが、自主管理はあまりお勧めする事ができません。と言うのは、質問者様の懸念されている事態が、実際に起こった例をいくつか見ておりますので・・・。
むしろ、きちんとした管理会社を選択し、理事がしっかり管理すれば、その方がよほど安全だと思います。それに、変な言い方ではありますが、管理会社の担当者レベルで横領や使い込みが発覚すれば、殆どの会社がその分は補填してくれます。しかし、理事が個人的に使い込みをする場合、誰もそれを補償してくれる人はいません。大体、使い込みを擦るような人間は、たいてい金に困っているわけですから、発覚しても、その分は取り戻せなかった、と言う事になります。

今の段階で管理会社を信用して、と言うのは心情的に難しいとは思いますが、出納業務のやり方を比較して、これなら大丈夫、と言う会社があれば、そこに任せる、と言う選択肢は残しておいた方がよいと思います。

No.2 回答者： BluesHeart 回答日時： 2009/07/02 16:59

一般にマンションの管理組合では会計担当を２名とし、一方が通帳・もう一方が印鑑、という管理分担としています。

複数人で相互監視するシステムです。
また、毎年役員が変わるのであれば、使い込みも翌年には発覚しますからそれも抑止力として働きます。
また、会計担当が所有者であれば、○○千万円の物件が“そこ”にあるのですから、回収不可能な事態は考えにくいでしょう。

通常はこれで機能するようになっていますが、
１）居住する所有者が少ない
２）役員のなり手がなく、再選につぐ再選で役員が固定化する
３）役員が高齢化して、いつなんどき倒れるかわからない
などの条件下ではもう少し実情に沿ったシステムも考えられます。

その辺は、専門家であるマンション管理士にご相談されることをお勧めします。

No.1 回答者： nitto3 回答日時： 2009/07/01 18:41

マンションの通帳管理などマンション法で決められています。

その通りやっていなかったわけですね。
通帳、印鑑を別々に管理会社と理事長などが持ちます。
自主管理の場合理事長と会計ということです。