地方公共団体のおける支出負担行為に関する事務について

田舎の地方公共団体で庶務担当になり２年目の若輩者です。

ある物品購入に際し、支出負担行為を行った後、支出命令をしていくことになるのですが、当団体の財務規則に記載してある、「支出負担行為として整理する時期」と「支出負担行為に必要な書類」に矛盾が生じると思われる事案があり、ご質問させていただきます。

まず財務規則に記載してある部分です。
「支出負担行為として整理する時期」　→　【契約を締結するとき】
「支出負担行為に必要な書類」　　　　→　【契約書、検収書、受渡書、請求書】
となっております。

今回の事案の元である物品について。
　金額は「２０万円以上５０万円未満のもの」
　契約の方法は「随意契約」
　※契約規則上、契約書は省略することができ、変わりに請書を徴取することとなっています。

　そこで質問に戻りまして、次の点についてご教授願います。
Ⅰ　今回のような契約書を省略し請書を聴取するような契約で、【支出負担行為として整理する時期】として、「契約を締結をするとき」とは次のどれかに当てはまりますでしょうか？
①見積もり合わせをして契約の相手方が決定した時になるのか
②請書を徴取したときになるのか
③請求書を受理した時になるのか（契約を締結したわけではないから？）

Ⅱ　見積合わせをして相手方が決定した時とするならば、必要な書類として準備できるものがないため書類を後日差し込む形でもいいののでしょうか？

以上２点についてご教授願います。

私の考えとしましては、物品を購入するというのは購入相手方との契約行為であり、契約書の有無が「契約の締結の有無」とはならず、単純に相手方の決定の瞬間が契約を締結した時だと思う（契約書を作成する場合は契約書の日付だ．．．）のですが、職員間で意見が分かれてしまいました。

　また、私の考えが妥当だとするならば、財務規則上の必要な書類は当然用意できるものではなく、後付になってしまうのではないかと考えますが、そんな事務処理、本来はありえないため、財務規則上で根本を変えていかないとだめなのではと思ってしまいました...

　若輩者の意見、質問のため的外れな内容ではあるかと思いますが、ご教授の程よろしくお願い致します。

No.1 回答者： angkor_h 回答日時： 2018/04/21 14:59

上司に指導を仰いでください。

地方役所と言えども、事務処理は法律に則って行わなければならず、
一般民の解釈で行ってはいけません。

この回答へのお礼

早速の回答ありがとうございます。
上司の指導及び、担当課との協議中でして、参考までにご意見を求めた次第でした。
再度、上司に相談し、解答を導き出そうと思います。

お礼日時：2018/04/21 16:55