エクセルについて

5年分の注文書のデータを会社（取引会社約50社）別・月毎（60か月分）に分けてデータを取り出し、各月の合計金額などを決まったフォーマットで抽出する方法はどういったやり方がありますか？

各会社、1月あたりだいたい10件～50件程度のデータです。
月毎に抽出するのを手作業でやるのは時間の無駄だと思って質問させて頂きました。

元々アクセスに入っていたデータをエクセルで各会社ごとに5年分抽出までしました。
再度、アクセスに戻しアクセスで出力した方がいいのでしょうか。

全くやり方がわかりません。なお期限は1ヵ月頂いております。手作業でもできなくはありませんが、
スキルを磨く為にもできる限り自動化したいです。

どうかご教授の程、よろしくお願いいたします。

No.1 ベストアンサー 回答者： prius770c 回答日時： 2019/10/05 17:27

最大で15万行くらいのデータですかね。

ゴールをどこに置くかで変わりますね。
Excelでやるなら、ピボットテーブルを使うのが楽だと思います。
ただ、ａｃｃｅｓｓに元からデータがあるならアクセスで集計してしまった方がいいと思いますよ。

ａｃｃｅｓｓにどのようにデータが格納されているのか分かりませんがわざわざＥｘｃｅｌで加工する
ような作業では無いと思います。

詳しい状況は分かりませんが、データ量の大きい集計を今後もこなすならアクセスで自動化する方が
ベターですが、質問者様のスキルによってはＡＣＣＥＳＳは敷居が高いならＥｘｃｅｌで自動化する方法の方が良いかもしれません。

ａｃｃｅｓｓなら、クロス集計クエリ
Ｅｘｃｅｌならピボットテーブルですかね。

個人的に気になるのは、各社の注文データが様式として統一されているかどうかです。
極端な話、Ａ社のデータは年月日で注文日が記載されていてＢ社は年月だと自動化する前にデータを綺麗に整える必要があります。
※上記の例なら、Ａ社のデータを年月に直すもしくは別途項目で年月の項目を追加するなど

この問題がなければ、慣れている人なら半日もあれば自動化できる内容だと思います。

この回答へのお礼

早速のご返答ありがとうございます。
Accessは操作（クリックするだけ）しかしたことが無く、詳しい操作方法は知りません。

EXCELもピボットテーブルの使用経験がありません。

データは元々Accessに入っていた物なので様式はきちんと揃ってます。

1カ月の時間を貰ったので、勉強してなんとか自動化したいと思ってます。
なお、データ量は各会社によってかなり差があるので全部で5万件ぐらいだと思います。

お礼日時：2019/10/05 18:10

No.6 回答者： rukaandkaito 回答日時： 2019/10/07 17:15

様々な意見がありますがACCESSの知識がないのであれば戻してもより困難を招くだけです。

エクセルのデータが１つのシートに纏まっているのであれば、テーブルやピボットテーブルを使用すれば集計は簡単に出来ますし、固定フォーマットで抽出した物を特定のフォーマットに参照すればそれほど難しい作業とは思いません。
手順を簡単に説明すると
①必要データを全て１つのシートにまとめてヘッダー（項目名）を付ける
②データのどこかにカーソルを置いたまま挿入タブのテーブルグループのテーブルボタンを押す
③データのどこかにカーソルを置いたまま挿入タブのテーブルグループのピボットテーブルを押す
④新規シートに作成したピボットテーブルのフォーマットを編集する
⑤新規シートに出力用のフォーマットを用意して、ピボットテーブルで作成したデータを参照する
以上でしょうか
手順的にはこれくらいで大体のことは出来ますので、あとは上記の操作等調べながらやってみてください。慣れれば簡単ですよ♪

この回答へのお礼

ありがとうございます。
とりあえず1か月の期間を貰っているので錯誤してみようと思います。

お礼日時：2019/10/07 17:33

No.5 回答者： Qchan1962 回答日時： 2019/10/06 10:49

＞きればAccess上で決まったフォーマットで出力できるのが理想です。

理想があるなら、それに向かうべきですね。
＞全データもエクセルで別シートに
であれば、シートを追加して通常のExcel関数やテーブルで、、VBA要らないかと。

＞表自体は無いですね。セル配置も特に指定なしです。
＞ 全くやり方がわかりません。
Officeの扱い方が分からないのかな？と思っていましたが、仕事（課題）の進め方が分からないのですね。
失礼かもしれませんが、課題自体把握されていますか？
多分、
＞月毎に抽出するのを手作業でやるのは時間の無駄だと思って質問させて頂きました。
現状認識では、手作業でやる事もできないでしょう。
さらに、結果に対してのイメージもないなら、上席と課題についてよく相談した方が良いですよ。

この回答へのお礼

ありがとうございました。
ちょっと色々と相談してやってみます。

お礼日時：2019/10/06 13:23

No.4 回答者： Qchan1962 回答日時： 2019/10/06 02:46

一度切ならともかく、今後も行う可能性があるなら、VBAですかね。

＞元々アクセスに入っていたデータをエクセルで各会社ごとに5年分抽出までしました。
全データでも良かったかもですが。。
VBAでやるなら、細かいですが、、この辺が知りたいのではないでしょうか。

＞エクセルで各会社ごとに5年分抽出　データファイルは　.xlsxと言う事ですか？
データファイルの数は会社分と言う事ですか

会社名を特定するシンボルはどこにありますか？フォルダ名、ファイル名、データの最初など、、
同様に月ごとのシンボルは？ファイル名（最後の～文字）、データの最初の文字、など、、
項目は、＞「注文番号」「注文年月日」「製品名」「数量」「合計」「総計（消費税加算分）」「備考」の項目程度です。
抽出するすべてお願いします。（抽象でOKです）
項目のデータ内容、形式を教えてください。（ダミーで良いが、形式を表現してください）

データファイル.xlsxなら下記は不問---------
例えば、001-124　などの場合、Excelに抽出すると正しく抽出できない為。
また、カナや半角、（1バイト）文字、全角（2バイト）文字など分かれば、
文字コードなどもお願いします。（ファイル形式によっては必要ないかも）
例：
「注文番号」M1001「注文年月日」2015/02/15「製品名」HY51254-8「数量」15「合計」￥12,122
「総計（消費税加算分）」￥13,092（消費税加算分￥970）「備考」文字列（記号無）一部半角数値
全てにダブルコーテーションがあるとか、、など
データファイル.xlsxなら不問---------

決まったフォーマット
具体的な表の項目、セル配置、
まとめ方の詳細は、、印刷イメージなども（PDF出力？）

余談ですが、
抽出、統合などをしたデータの扱いは？
CSVなどしたり、、、
またDB系ファイルにすれば処理も早く1つに出来るかと、、今後も扱える人が必要ですが。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

やっぱVBAですよね。
私にそんなスキルがあればよかったのですが、、、。

＞全データでも良かったかもですが。。
全データもエクセルで別シートに保存してあります。

＞会社名を特定するシンボルはどこにありますか？フォルダ名、ファイル名、データの最初など、、

あ、すみません。項目名が抜けてましたね。
「社名」もあります。

データファイルは.xlsです。

＞決まったフォーマット
具体的な表の項目、セル配置、
まとめ方の詳細は、、印刷イメージなども（PDF出力？）

表自体は無いですね。セル配置も特に指定なしです。
印刷イメージはエクセルで問題無いです。

うちの会社、小規模なので決まったフォーマットというのが無いようです。

＞またDB系ファイルにすれば処理も早く1つに出来るかと、、今後も扱える人が必要ですが。

理想なのは元々、Accessに入っていたデータをエクスポートしてxlsファイルにしただけなので
できればAccess上で決まったフォーマットで出力できるのが理想です。

お礼日時：2019/10/06 09:05

No.3 回答者： mike_g 回答日時： 2019/10/05 18:36

[No.2お礼]へのコメント、

》 スクリーンショットは無理です（＞＜）
》 それやったら首が飛びます。
国語的な貴方の読解力も怪しいものが…。
「…したデータに似せた必要最小限のサンプルデータ」と書きましたよ。
本物のデータを提示しろなんて、口が裂けても…

この回答へのお礼

あぁ、早とちりしてしまいました。
サンプルデータですね、すみません。

お礼日時：2019/10/05 18:42

No.2 回答者： mike_g 回答日時： 2019/10/05 18:09

》 手作業でやるのは時間の無駄

仰るとおり！

》 再度、アクセスに戻しアクセスで出力した方がいいのでしょうか
「元々アクセスに入っていたデータ」は削除済みで、貴方自身が Excelより Accessの方が得意なら是非そうすべきです。少なくとも Excel に関しては「全くやり方がわかりません」と太鼓判を押されているので。

この機会に Excel での作業を「1ヵ月」以内に終える(無理がありそうだけど)には、具体的な「エクセルで各会社ごとに5年分抽出」したデータに似せた必要最小限のサンプルデータを行列番号入りの表形式で示し、希望する出力サンプルデータも行列番号入りで、回答者が容易に判読可能なスクリーンショット(デジカメ画像厳禁！)で提示すべきです。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
Accessはほぼできないです（クリックするだけ）。
Excelも大した知識はありません。

　ただ同じ作業の繰り返しなのは分かりきっているので自動化できるのは何となく理解しております。

問題はやり方です。1か月以内にデータをまとめ印刷し各ファイル（企業）毎に分ける必要があります。

スクリーンショットは無理です（＞＜）それやったら首が飛びます。
元々Accessに収まっていたデータなので各項目すべて統一されております。
「注文番号」「注文年月日」「製品名」「数量」「合計」「総計（消費税加算分）」「備考」の項目程度です。

お礼日時：2019/10/05 18:24