入社時の書類の管理について

ご覧いただきありがとうございます。
企業によって対応は違うと思いますが、参考までに教えていただけますと幸いです。

新卒者や中途採用者から入社時に預かった雇用保険受給資格者証などは、前に提出してある履歴書と日付をすべて確認してから管理していますか？
また、日付等が違っている場合はどう対応されるのでしょうか？
支店に人事担当がいない場合は、本社が全て管理しているのでしょうか？

勤務先の支店に就労に必要な書類原本を提出しコピー→本社でデータ管理という流れになるのでしょうか？

ご回答お待ちしております。よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： pon120 回答日時： 2020/04/26 14:58

ご質問の件ですが、たいていは社労士に一任しますが、まず履歴書の日にちは使いません。

例えば、4月30日に書類上は退職であっても、4月10日に雇用保険を切っていたりすることもありますし。（20日間は、バイトとして在籍という設定）　入社してすぐ保険をかける企業もあれば、試用期間終了まで保険に加入しない（本来は違法なんですが、未だにあります。）
履歴書の日にちと保険の期間が違う。そんなことはままあります。　逆に保険手続きは会社が行うものなので実際に退職したとしても、保険手続きがされておらず社会保険が続いていることもあります。この場合、会社が損しますので滅多にないですが、実際にあったケースを知っています。　

ですので、基本的に保険の加入手続きの際、　履歴書の日にちでは確認しません。

加入日付は雇用保険記録、社会保険記録は基本的に一人一つで役所で管理しているものです。そちらの台帳で確認し対応します。

また、あくまで入社時は加入日時を申請するだけで、前回の喪失日時ぐらいしか開示請求でもかけない限りわかりません。　　　
また保険の加入は加入番号がわからなければ、生年月日や氏名、住所、個人番号などで、特定し、そこから各種保険の手続きをします。　
その手間がかかります
分かっていれば、その手間がかかりませんので、会社は、個人番号や年金手帳の番号、雇用保険者資格者証を提出するよう求めるわけです。

また、支店などがある会社ならまず社労士に委任しているか社労士を雇用していると思いますので、その方が、雇用保険等々の業務をすることになります。
そして一般的には担当者がまとめた書類を、各役所に社労士が出向いて申請しデータ管理する形になります。　

最近のやり方は、入社すると、その人の推定収入（社会保険額決定のため）、住民基本コード（各種保険加入のため）住所地等を報告するオンラインソフトがありますのでそれで社労士に入社手続きをお願いし、その委任している社労士が各種申請をする。（私は社労士でないので実際に役場に行っているのか郵送でやり取りしているのかは存じ上げませんが）といった形になります。　
だいたい、社会保険関係は、人事ではなく総務がするほうが多い気がします。別に人事がやらないといけないという法律はないので社長がやる会社も中にはありますし、営業社員がやる会社もあります。　
そして、会社の営業に必要な法的書類、例えば飲食店なら営業許可証や酒類販売許可などは支店で保管しないといけないものは支店、本社でも可能なものは本社で管理しますが、個人データに関しては法律で決まっていないのでまちまちです。　
ただ、例えば、タクシーのドライバーなどは個人の履歴書、社員台帳を支店で管理するよう法令で決まっていますので、人事がいなくてもそういった方の履歴書は各支店で管理されます。各種手続きを支店に一任していれば本店は管理する必要はないのですが、実務上、データ共有して、そういった業種の場合、支店か本店に原本、本店か支店に控えでデータ管理しているケースが多いですね。　
乱文になりましたが、　たいていの会社の場合、個人の社会保険のデータを管理しているのは委任している社会保険労務士で人事担当、業務担当者でも、言われた通りに入社日時と個人番号だけを伝えているだけで、履歴書以外の内容を知らないといいますか知り得ないことが多いです。　
　
逆に、雇用保険記録だけですべてわかるなら履歴書は必要ありません、、
学校の卒業証明とすべての雇用保険記録や社会保険記録の提出を求めれば、どこの会社に何年勤めどこの学校をいつ卒業したか公式なものが分かります。退職理由も分かります。　ただその会社で何をしたかはわかりませんから、職務経歴書だけにすれば良いことになります。
　ただそうすると書類確認発行だけでも非常に大変なうえにフリーランスや自営業の方は証明ができません。すべての個人情報を開示することになり就職者が不利益になることもあります。　
つきまして自己申告による履歴書を用いるわけです。

この回答へのお礼

詳しく教えていただきありがとうございます。大変参考になりました。
履歴書の内容と照会ということでなく、証明書での管理になるということですね、勉強になりました。ありがとうございます。

お礼日時：2020/04/26 16:19