社長秘書を上手くするために・・・＃２

皆様にさらにご協力をお願いいたします。
当方は現在上場企業の社長秘書を派遣社員としてしております。秘書室はなく、総務部に所属しています。この会社は秘書を１年前まで置いたことがないので、あまり「秘書」というものを理解していないようです。
さて、現在社長のスケジュール表を役員＋経理部、総務部長、副部長、係長にメールにて配信させられています。
一応、詳しいことは記入しないようにておりますが（例えば○○でゴルフ等）、このようなことは一般的に行われているのでしょうか？例えば、「契約書に社長決裁が欲しい」等の理由であれば、この日は会社に「いるｏｒいない」のみで良いと思うのですが・・・
また、社長の動きを把握する必要がない人も含まれています。（総務副部長、係長）私が席にいるのですから、何かあれば、私に聞けばすむからです。逆に言うと、「社長のスケジュールを知る必要がある仕事をしていない」ということです。
お返事お待ちしております。

No.3 ベストアンサー 回答者： yssalc 回答日時： 2002/11/11 00:19

こんばんわ。

私も秘書業務をしています。
社長ですが、社長と言うのはそもそもプライベートがありません。寝ているときもトイレにいるときも社長なのです。社長の行動はすべて見せてもかまわない、見れるというのがよい会社なのではないでしょうか。
たまに秘密なことはありますが、ゴルフはそれには含まれないと思います。

この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。
無知ついでに思い切った質問をいたします。
「社長＝公人」とよくいいますが、「公人」とは何なのでしょう？
「社長の行動はすべて見せてもかまわない」というのはどういうことなんでしょうか？長野県知事のガラスの政治と同じということでしょうか？

お礼日時：2002/11/11 22:14

No.2 回答者： Spur 回答日時： 2002/11/10 16:56

>私がいいたいのは、そこまで「厳密な動き」が必要かどうかということです。

それは、ここで聞かれても我々には分かりません。
あなたの会社の方針ですから総務部長に聞いてください。

>また、社長がスケジュールを配るということを承認しているかどうかという疑問があるだけです。

それは、ここで聞かれても我々にはわかりません。
社長に聞いてみれば良いのでは？

>今までの会社（２社）では、社長のスケジュールは「機密事項」だったので、

それはまた、ずいぶん閉鎖的な会社だと思います。
社長のスケジュールが「機密事項」というのはおかしいですよ。
緊急の要件や相談が必要な時に連絡が取れないじゃないですか。
普通は社長のスケジュールはある程度公開されていますよ。
どの程度かは会社によって違うと思いますけど・・・

>ゴルフの件ですが、もちろん仕事の一部ですが、やはり今までは「出張」で通してきました。（特に平日の場合は）現在も出張で通してはいるのです

それはおかしいですね。
出張でもないのに出張ですか？
部下からしてみれば、「社長は大嘘つき」になりませんか？
部下が「出張」と書いてゴルフに行っていたら、叱られますよね？
なのに自分はそうしている？？？信じられ無いな。

>会社（＝総務部長）からスケジュールを配るように言われているのは、やはりオープンな会社を目標にしているからなのでしょうか？

それは、ここで聞かれても我々には分かりません。
総務部長に聞いてください。

>オープンにする利点とは何なのでしょうか？

オープンにするメリットではなく、オープンにしないデメリットを考えるべきだと思いますよ。
つまり、閉鎖的、秘密主義で良いのかどうかということになると思います。

>社長の一挙一動を知るメリットはあるのでしょうか？
それは極端じゃないですか？
何も社長は何分間トイレに行ったとか、今日はどこの飲み屋で何杯飲んだとか、そんなことまで知りたい人はいません。
しかし、企業を代表する人ですから、休日でも夜中でも連絡がつかなくては困ります。
まして日中なら、ゴルフだろうが、会議だろうが、どこにいるかが分からなければ困ると思いますし、いつでも連絡が取れるようにしておく責任があると思います。

それに、ただ、「不在」ということで、どこで何をしているのかわからないより、それがわかったほうが、今連絡をしても差し支えないかどうかが部下に判断できますので、都合が良いと思います。

色々書きましたが、すべては、あなたの会社の方針ですからここで質問するのではなく、あなたの会社の総務部長に質問すべき内容だと思います。
でも、派遣社員ですよね？
きっと、「ウチの会社のやり方に口を出すな」って叱られるような気がします。

この回答へのお礼

さらなるお返事ありがとうございます。
きちんと哲学を持ってお仕事をされている職人（プロ）の意見を拝聴いたしたく、このＨＰに質問させていただいております。はっきりいって私は無知なので、「理をわけていただこう」、「賢くなるヒントをわけていただこう」という思いからの質問です。
さて、今後の身のふりかたをきめかねているので、他の人はどう考えるのか知りたいと思っている私には、Ｓｐｕｒさんの意見も大変ありがたいものです。

基本的に秘書が社長へのお取り次ぎをするものだと認識しています。例えば、一遍に申し入れが重なった場合の交通整理ですよね。また、全ての方が社長のスケジュールを知っていたら確かに他の方は仕事をすすめやすいとは思いますが、「社長にとってはどうなのか？」とも疑問が生じます。
ご意見に対し、細かい点にひとつひとつ返答をしても終わりがないので割愛します。

＞オープンにするメリットではなく、オープンにしないデメリットを考えるべきだと思いますよ。
つまり、閉鎖的、秘密主義で良いのかどうかということになると思います。

そうですね。確かに私の考え方は閉鎖的なのかもしれません。この点をみなおしたいと思います。

どうせ働くなら、哲学を持った秘書になりたい！言われたことや、やっつけ仕事なら得意なのですが、私にたりないのは規範なんですよね。

お礼日時：2002/11/11 22:10

No.1 回答者： Spur 回答日時： 2002/11/09 22:43

それは会社（社長？）の方針ですから、あなたが心配することではないと思いますよ。

ウチの会社は、社長のスケジュールを大きなホワイトボードに書いていますので、平社員まで誰でも見られます。
それだけオープンな会社ということですね。
はっきり書きたくないスケジュールだけは、「予定あり」と書いていますけどね（笑）

それから・・・
社長職にとって、ゴルフは仕事ですよ。

この回答へのお礼

おはようございます。早速のお返事、ありがとうございます。
私の会社でも、ホワイトボードに「出張」や「午後から外出」というよに、社長の在否がわかるようにボードに書き込みを２ケ所でしております。
私がいいたいのは、そこまで「厳密な動き」が必要かどうかということです。また、社長がスケジュールを配るということを承認しているかどうかという疑問があるだけです。
今までの会社（２社）では、社長のスケジュールは「機密事項」だったので、スケジュールを配るというようなことはせずに、「問い合わせに答える」ようにしてきました。
ゴルフの件ですが、もちろん仕事の一部ですが、やはり今までは「出張」で通してきました。（特に平日の場合は）現在も出張で通してはいるのですが・・・
会社（＝総務部長）からスケジュールを配るように言われているのは、やはりオープンな会社を目標にしているからなのでしょうか？オープンにする利点とは何なのでしょうか？社長の一挙一動を知るメリットはあるのでしょうか？

お礼日時：2002/11/10 11:30