営業管理で苦労したくない

本当はこんなことろで質問することではなく、ちゃんとお金を払って教えてもらうことなのでしょうが、どなたか教えてくだされば幸いです。

私は本業はWebサイトの企画なのですが、ITに明るい社員がいないため営業管理の業務を行うような流れになってしまっています。その管理業務が本業を圧迫して時間が厳しい状況です。
事務職の社員がいればいいのですが、総務・経理は外部の会社にアウトソーシングしてしまっているので、社内には営業（５名）と私と工事担当と社長しかいません。

SFAみたいなものを導入するか、業務改善をしたいのです。
以前、Salesforceは検討したのですが、１アカウントあたりの料金が高かったのと、業務移行がしんどそうだったのでやめました。
ちなみにほとんど予算がないため、新規にシステムを導入するのは無理です
せいぜいSaaSとかで月１万円台ぐらいまでです。

現状業務の流れはこんな感じです

１．テレアポを取る
　（テレアポ代行会社・営業担当者）

２．テレアポ会社のスケジュール管理ツール（Webベース）を日次で確認する。
　（私・社長）

３．新しく増えたアポイントをGoogleカレンダーに担当者を割り振り、転記する
　（私・社長）
　他の人のアポイント内容は見えないようにしている（必須！）

４．Googleカレンダーを見て、テレアポで話した内容を確認し、
　該当の日時に商談先に向かう。
　（営業担当者）
　→　直行直帰が多いので、Webベースでの伝達必須。

５．商談が終わったらメールで商談の結果を報告する
　（営業担当者）
　→　本当はGoogleカレンダーに直接商談結果を記入することが望ましいのですが、
　Googleカレンダーはモバイルでは記入できない仕様になってます。
　Take24/7というアプリを使えば、携帯から直接記入できるはずなのですが、
　営業担当者の何名かがソフトバンクを使っており、ソフトバンクの携帯だと動作しません。

６．メールで報告された商談結果をGoogleカレンダーに転記する
　（私）

７．個々の商談結果をGoogle Spreadsheetに入力
　（私）
　２重管理になってしまうのですが、Googleカレンダーだけだと追客管理ができないため。
　本当は営業担当者が入力すれば楽ですが、他の営業担当者と案件情報を
　共有させてはいけないのでこうなってます。

８．毎週末Google Spreadsheetを見て案件状況を営業担当者に口頭で確認
　（私）
　フォロー予定になっている案件でフォロー状況がわからない案件などについて営業担当者に
　状況確認したり、フォローを促したりします。

９．８を受けてGoogle Spreadsheetを更新します
　（私）

10．毎週末に親会社の担当者に営業報告のメールをする
　担当者・テレアポ会社の別がわかるように
　・テレアポ実施数
　・今週の新規のアポ数
　・今週の契約数、契約内容、契約先、契約金額
　・主な商談中の案件の経過

11．翌月月初にGoogle Spreadsheetを見て案件状況を営業担当者に口頭で確認
　基本的には8と同じなのですが、もっと詳しくヒヤリングします。

12．親会社向けに先月の営業内容について報告書を作成します
　担当者・テレアポ会社の別がわかるように
　・テレアポ実施数
　・新規のアポ数
　・契約数、契約内容、契約先、契約金額
　・主な商談中の案件の経過
　・テレアポからのアポ率
　・商談からの契約率
　あわせて、GoogleSpreadsheetの内容を、確度別に並べ替えて、エクセル上で見やすく整形して印刷します。

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といった流れなのですが、転記が多く、かつ集計が自動でできないため、いつも苦労しています。
どんなふうにしたら省力化できるか、ソリューションは問いません。
また、業務プロセスが間違っているっていうご指摘も歓迎です。
どなたかお知恵をおお貸し頂きたくお願いいたします。

No.2 回答者： deltalon 回答日時： 2011/05/10 20:11

　システムを入れる前に、業務の見直しを。

１．テレアポを取る→【自社でやった方が、結果的に楽にならないか。新規のシステムを作る費用が出ないのは、テレアポ会社に金を使いすぎていないか。自社ですれば、テレアポ要員にスケジュール入力作業をさせられる。一度テレアポが受ける件数を確認して、自社でできないか考えてみる】
２．テレアポ会社のスケジュール管理ツール（Webベース）を日次で確認する。→【管理ツールのデータをそのまま自社のデータベースへ取り込めないか。いろいろな条件で分析し、効率のいいシフト編成を考える。結果としてテレアポ会社のコストを減らせられるかも】
３．新しく増えたアポイントをGoogleカレンダーに担当者を割り振り、転記する　他の人のアポイント内容は見えないようにしている
→【グーグルの無料システムで、逆に手間がかかっていないか。アポを共有していないことで、外回りの営業の負担にでこぼこができていないか。車の配車センターみたいに、責任者の指示で割り振りできれば、ムラがなくなり、円滑な作業ができる。】
４．Googleカレンダーを見て、テレアポで話した内容を確認し、該当の日時に商談先に向かう。→【できるかぎりメールと併用すれば、負担が減る。自社にテレアポ要員がいた方が楽そう。】
５．商談が終わったらメールで商談の結果を報告する→【あの宋文洲さんが作ったソフトブレーンの商品は、携帯で外回りの結果を随時知らせるもの。値段不明】
６．メールで報告された商談結果をGoogleカレンダーに転記する【手作業をやめられるように、システムを外注してみる。単体だったら高くないかも。】
７．個々の商談結果をGoogle Spreadsheetに入力→【表計算ソフトだったら、今マイクロソフトがはじめたクラウドではエクセルなどの表をパソコンと連動できる。個人向けはタダだったと思う。一度見てみよう。】
８．毎週末Google Spreadsheetを見て案件状況を営業担当者に口頭で確→【できるだけメールを使う。電話はミスが多い。】
９．８を受けてGoogle Spreadsheetを更新します→【手作業はやめよう。】
10．毎週末に親会社の担当者に営業報告のメールをする→【スケジュール管理ソフトを作って、上司には随時見てもらえるようにした方が良さそう。】
11．翌月月初にGoogle Spreadsheetを見て案件状況を営業担当者に口頭で確認。→【重要な作業だけど、必要な伝達内容をテンプレートにしておけば、過不足なく情報を盛り込める。それを相手に渡して、質問だけを受け付ければ時間はかからない。】
12．親会社向けに先月の営業内容について報告書を作成します。あわせて、GoogleSpreadsheetの内容を、確度別に並べ替えて、エクセル上で見やすく整形して印刷します。→【ですから、マイクロソフトクラウドが便利。】
　以上

No.1 回答者： monta47 回答日時： 2011/05/10 10:46

はじめまして、よろしくお願い致します。

＞ちなみにほとんど予算がないため、新規にシステムを導入するのは無理です

お金の問題もありますが、このような仕事はプライバシーなど（コンプライアンス等の
問題で厳重にする必要があります）

仕事は、信用でなりたっています。

最近、ソニーで膨大な個人情報の流失の問題がありました。

話はもどりますが、社長さんと相談してシステムを購入すること必須だと
説得するしかありません。

しかし、かなり大変な仕事を・・・過労死してしまいますよ。

ご参考まで。