どうしたら、このようなミスをなくせますか

会社でミスをしましたが、不快なうえに、腑に落ちません。
提携会社からの書類をまとめ、上の会社に提出するというような事務仕事を主にしています。

朝出勤したところ送付状のないFAXが数枚届いており、どの書類も、○○会社という提携会社に提出するよう頼んでいた内容の書類でした。
以前に、書類が揃い次第FAXしますという内容のメールをいただいており、早速送ってくれたんだなあとＰＣにまとめて、上の会社に送信しました。

ところが、夕方頃に上の会社から「君から、○○会社として送られてきた書類に、□□会社のものが混ざってるんじゃない？」という電話がありました。
私には何のことかわからず、「どの書類でしょうか？」と送ったものを見ながら確認していたのですが、なぜ向こうが□□会社だと思ったのかがさっぱりわかりませんでした。
（書類には名前などものっていますが、見て□□会社と直接繋がるような名前は載っていませんでした）
その間もあれこれと話をされ、訳がわからないままでいると、向こうが「こちらからFAXした□□会社の書類だと思うんですよー」と。
「え？上からのFAX？？」そんなのあったっけ？となり、「今の私ではわかりかねますので、上司に話して確認してもらいます」というと、お断りされ、そのまま電話は終わりました。

上司はその日ちょうど出かけており（電話もすぐには出れない状態）私なりに解決してみようと、上が送ったというFAXを○○会社とよくよく見比べてみました。
すると、上の会社が「こちらが送った□□会社の書類だと思う」と言っていた書類は、印字されているFAX番号が○○会社とは違っており、データにはないFAX番号から来たものでした。

つまりデータにはないFAX番号＝電話をかけてきた上の会社のもので、そこから送られてきた書類が○○会社の書類の上に重なり、私はその書類も○○会社の書類だと勘違いし、また上に送ってしまったのかと納得しました。
たまたま、両会社からのFAXに送付状がなかったことや、送られてきた□□会社と同じ書類を○○会社にも要求していたこともあり、間違いに気づきにくい状態だったと思います。
（□□会社のほうは、その書類は私の会社では管理する必要はないという話になっていましたし）

そもそも、もっとわかりやすく間違ってるよと伝える方法や、どこの会社の書類ですと書けば確実に間違いはなかったのではないか？とか、腑に落ちないことがたくさんあります。
電話では、全部お前が間違えてるんだぞと言われているような気分でした。

上司に電話したところ、上の会社からさっき電話があったよと言われ、話を伝えました。
上からのFAXは、いつも送付状がない状態でくるし、別に誰も困らないことだから気にしなくていいよと言ってくれましたが、すごく悔しくて仕方がないです。
間違えてるよと言われたら素直に納得したのに、嫌味っぽくそちらがおかしいんですよというような内容の電話をされたことが不快でしかたがありません。
次からこのような嫌な思いをするような失敗をしたくありません。
FAX番号の確認をこれからは徹底するとして、私はどう対応をすれば舐められずに仕事ができるのかを知りたいです。
よろしくお願いいたします。

No.1 ベストアンサー 回答者： adobe_san 回答日時： 2014/03/12 17:11

＞私はどう対応をすれば舐められずに仕事ができるのかを知りたいです。

今後「早とちり」せん様に仕事することでんな！
＞送付状のないFAXが数枚届いており、どの書類も、○○会社という提携会社に提出するよう頼んでいた内容の書類でした。
これ・・・どない読んでも「あんさんの思い込み」しか読み取れまへんで！
で、上の先方はんは「いつも通りなのになんで間違えとるんや！」とおもっとるだけですわ！

この回答へのお礼

なるほど、相手の立場になれば、いつものことなのに…ですね
すごく納得して、自分に反省しました。
理不尽な！と思い憤っていましたが、向こうにも文句を言いたくなるような内容があったのですね。

気づくことができました。ありがとうございました！

お礼日時：2014/03/12 22:44

No.3 回答者： STICKY2006 回答日時： 2014/03/12 18:19

>書類が揃い次第FAXしますという内容のメールをいただいており、早速送ってくれたんだなあと

正直、話の意味がイマイチ分からないんだけど、上のような、勝手に「そうだと思って」行動することを続ける限り繰り返すかと。


主に、相手の責任です！と言いたいのならば、相手に、こういうことですね？と確認を取る方がよいでしょう。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
私のミスだと言われたことが理不尽に感じ、もっと向こうがしっかりしてくれてたら無かったことだと勝手に思い込んで、憤っていました。

今こうして読み返してみれば、怒ってて何が言いたいのかわかりませんね。
自分勝手だったと、たいへん反省しています。
次からはこんな恥ずかしいことはないように、一度全部疑って仕事をしていこうと思います。
電話でのやり取りも、うまく伝わるよう気をつけます。
ありがとうございました。

お礼日時：2014/03/12 22:59

No.2 回答者： ankakeyaki 回答日時： 2014/03/12 18:19

電話で一方的に言われていると、混乱して言いたいことも言えなくなってしまうので、

とりあえず、一回電話を切って、落ち着いて確認して折り返す方がいいと思います。

ただ、やっぱり、わかりにくいとはいえ間違えたのはあなたなので、
正論であろうと、なめられないようにと反論などしたら、
「みんなこれでやっているよ」「間違えたくせに何言ってんだ」と言われてしまうかもしれません。
もともと嫌味な人なら余計に、状況が悪化するかもしれません。

わかりやすい指示を、相手お願いすることや、全体でルール化の提案するなど、
ミスが出ない仕組みを作れればベストですが
無理ならあきらめましょう。
（人によって方法を変えたり、新しいルールを作るのは、混乱とコストが生まれやすい）

あとはミスをしないように心掛けることだけだと思います。

よく似ているけどちょっと違うものというのは間違えやすいですね。
それが毎日あるのではなく、１年に一回くらい、忘れたころにやってくる、また間違えやすいですね。
同じミスはしないようになっても、経験のないまた違った種類の間違えやすいものがきたら
また間違えてしまうかもしれませんね。

たくさんのあらゆるミスをして、経験をつんでみんな1人前になっていくと思います。
「新人はミスするのが仕事だ」と言う偉い人もいます。

自分に責任がないことばかりを主張、自分のせいにならなければいいや、とする人も多いですが
そういう人のグダグダした言葉は相手にしない、そういう人にならないようにすれば
きっといいことあると思います。
なめられても気にしないでいたほうがいいと思います。

この回答へのお礼

ありがとうございます。
自分の都合で怒っていて、すごく恥ずかしいなと痛感しました。
ミスはミスなので、次からはないように、自分のほうできっちり対応して持続させていかなければなと感じました。

新人で、何もわからないからこそ、今のうちに失敗して次からないように学びます。

今回恥ずかしいことをたくさん書いてしまいましたが、書き込んで良かったです。
ありがとうございました。

お礼日時：2014/03/12 22:52