社内便のやりとりを確実に行いたい

本社と拠点間の書類のやり取りを社内便で行っています。
送付元（拠点）は、送る前に「送付書」を使って、
何を送るか（受付日・お客様番号・お客様名・書類項目チェック）を記載して送付先にFAXし、
送付先（は、「送付書」に書かれた書類が社内便で届いているか確認し、返信FAXをしています。
送った、届いていないのやりとりを無くすために「送付書」を使っていますが、
この度、「送付書」について、手書きFAXは手間、FAXばかり増えて困る、
別の方法はないか、と社内から声があがりました。
別の方法として出た案は、下記2点ですがそれぞれ課題があり導入には至っていません。
・スプレットシートに入力。ただ、上書きできてしまう（履歴は残りますが）
・Googleフォームで入力。上書きの心配はないが、手間なような気がする
何か良い方法はありますか？
そもそも社内間の書類の送付を、みなさんはどのように確実に行っていますか？

No.2 回答者： mimon01 回答日時： 2023/05/28 11:55

以前の職場では、送付元が控えを取るんですが、紙で残すと嵩張るのでpdf形式にしてローカルのPCに保存していました。

そうして、紙を送付するときに控えファイルも電子メールで送信するようにしていました。送付先は紙が着く前に内容を確認できますから、仕事がスムースに進みます。
実際に重要書類の原紙を紛失したことがあったんですが、その控えファイルをプリントアウトして、役所の監査を通したことがあります。

この回答へのお礼

なるほど！書類の紛失って怖いですよね。ご回答いただきありがとうございます。

お礼日時：2023/05/28 14:33

No.1 回答者： risaghon 回答日時： 2023/05/28 11:55

https://www.monotaro.com/g/01134838/
こんなかたちのメールバッグで、紙が入っています
ところには『A拠点→B拠点』裏には『B拠点→A拠点』
と書いておき、中身に
chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.spic-suzuki.co.jp/wp-content/uploads …
こんな感じで紙を入れておきます。
受け取った方はハンコを押して、メールバッグの
宛名を裏返して、再び社内便に乗せます。

この回答へのお礼

とても分かりやすく教えて頂きありがとうございます。

お礼日時：2023/05/28 14:31