【エクセル】元データからの引用

関数等教えてください。

例として、100件の名前、住所、電話番号等などが入ったデータファイルがあります。
その基データを使用して、100件から随時請求が来た場合、支払明細一覧を作りたいと思います。
①基データを引用して、請求が届いたものについては、別ファイルに各1件ごとのデータ(名前、住所等)を転記(引っ張りたい)したい。
②請求済みのものについては、基データに済などがわかるよう簡単でも良いので色づけ行いたい。

全くな無知のためご教示お願いします。

No.5 回答者： 噛めんサイダー 回答日時： 2022/04/18 17:41

同一ファイル内の処理なら関数やマクロでできないことはないけど、他のファイルを参照するとか、まして結果を他のファイルへ反映するとなるとマクロで組む範囲を超えています。

C言語などのプログラミング言語で作り、Exelファイルを操作する必要があります。また、データーベースはExcelではなくMySQLやProgressSQLなどを使った方が良いかもしれませんよ。
プログラミング知識や技術はどれくらいありますか？
関数やマクロではできないことも分からないレベルなら、無理です。
まずはプログラミングを勉強して自分で組めるようになってから、分からない部分だけピンポイントで質問するのがここの使い方です。

イレギュラー処理はどうしますか？
エラーはどうしますか？
操作ミスはどうしますか？
それらも考えてどんな操作をした時にどんな処理をして結果をどうするのか、全ての操作と全てのイレギュラー処理と、全てのエラー処理を仕様書に書いてください。
また、できたとして、その動作の保証はどうしますか？
絶対に間違いなく処理しているとゆう品質保証をどうするのかも決めてください。もし間違っていると会社の信用に関わることなので、「プログラムを間違えました」では済まされませんよ。

No.4 回答者： d-q-t-p 回答日時： 2022/04/18 14:22

どうも「分からないからエクセルで（関数で）」という人は 思考停止

しているだけの気がしますけど……

> 当方会社勤務のため、ソフトを勝手に入れることが難しく
勝手ではなく導入にあたっては稟議を取らないとダメです。
そのためには費用対効果を上手く説明する必要があります。

どうしても Excelでやるというなら「別ファイル」に「転記」の時点
で数式対応は論外です。マクロを組む以外ありませんから VBAを最低
限勉強しないと何ともならないでしょう。 数式でごちゃごちゃやって
も必ず失敗します。

質問に具体性がないのではっきりしたことはいえませんが 自分でやろ
うとした場合に どの程度の時間経費とメンテナンスコストがかかるか
ちゃんと考えたほうがいいと思います。

はっきりいえるのは Excelは「表計算」ソフトだということです。
表計算以外の目的で利用するのには それなりの知識が必要になります。

No.3 回答者： fujillin 回答日時： 2022/04/18 11:57

こんにちは

全体像がはっきりとしませんけれど・・

元データが、単なる「顧客一覧」なのか「請求予定一覧」なのかよくわかりませんけれど・・

何をキーにして検索するのかはっきりしませんが、名前などをキーにすると、同じ相手先から複数の請求があると区別ができません。（同名の別の相手先の場合も同様）
ですので、個別識別ができるように、重複の無いIDなどを利用するのが一般的と思います。

とは言え、別ブック間での参照や条件付き書式の設定にはいろいろと制限があるので、一旦、自ブックへ必要な部分を取り込むなどの工夫が必要になると思われます。（クエリなどを利用）

その上で、①であればVLOOKUP関数やMATCH関数を利用すれば比較的簡単に実現できると思います。
②に関しては、「条件付き書式」を設定することで、可能と思います。
「データが存在すれば済み」としても良いのであれば、COUNTIF関数などを利用すればよいでしょう。


とはいうものの・・
一番問題になりそうなのは、随時データが増加していった場合にハンドリングがわるくなること。
下手に行を削除したりすると、関数が全滅しかねません。

＞全くな無知のためご教示お願いします。
そのあたりも考慮に入れると、No1様がご紹介なさっているようなソフトを導入なさった方がよろしそうに思われます。

No.2 回答者： タマタマポチ 回答日時： 2022/04/18 11:35

＃1です。

では、以下のような物を使う。
（下は無料版はお試し程度）
https://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se4 …
　
あるいは以下
https://excel-databace.hatenablog.com/entry/denp …
　
誠に失礼ですが、今の状態から上記のような物を作るのはかなりの困難を伴います。
あるものは使う、不足分は買う。
　
以下が肝要！
ファイル作成のコストと、ソフト購入のコストを比較しなきゃダメです。
ソフト購入のメリットの方が大きければ、上司に進言する！

No.1 回答者： タマタマポチ 回答日時： 2022/04/18 10:39

直接の回答ではありません。

　
下記のような管理ソフトを使って下さい。
（購入費用は必要ですが、経費で購入）
　
紹介したソフトは、あまりパソコンが得意ではない人が使っていますから、直感的に使う事が出来ると思います。
　
顧客データーがあり、一度見積書を作成すればそのデーターが請求書にも、領収書にも反映されます。
年間の集計まで可能であり、Excelで作るより確実に便利です。
　
https://www.bsl-jp.com/products/hanbai/

この回答へのお礼

タマタマポチ様
ご回答ありがとうございます。

これがあればなんとかなりそうな感じですが、
当方会社勤務のため、ソフトを勝手に入れることが難しく、
ご紹介いただいたものの使用ができかねます＞＜
よってエクセルなどでできればと思い質問させていただきました。

紹介ありがとうございます！

お礼日時：2022/04/18 11:14