上司の会議中に急ぎの用件がある場合

私は総勢１５名ほどの会社の事務職で働いております。

金曜日の４時ごろ、上司の会議中に、来客がありました。
旅行会社の方で、月曜からの上司の海外出張のためのチケットを持ってきて、保険に社印（マルイン）が必要とのことでした。

通常、弊社では社印をもらう場合、総務を通して社長にはんをついてもらうのが普通ですが、その時にいつも頼む総務部長（女性）と社長は同会議に出席しておりました。

しかもその日は、事務職の先輩が休暇中で、事務所にいるのは私１人だけでした。ですので、わたしはとりあえず上司に報告しようと思い、会議室に内線をかけたところ、上司は発表中で、電話に出れないとのことでした。ではとりあえず総務部長に代わって欲しいと言ったところ、「会議中なんだから内線をかけてくるんじゃないわよ！！」と激怒されてしまいました。

その後、旅行会社の方が異変に気づき、保険受け取りが会社でなく、本人であれば私の代筆でかまわないとのこと。
その旨を伝えるためにもう一度内線をかけたのですが、１０コールぐらいしても出ず…。

１分ほどして総務部長が走って事務所へ来て、旅行会社の方の前で私をどなりつけました。
「会議中だって言ってるんだから、ここで待たせときなさい！だいたい今日が会議だってことを先にどうして言っておかないの？もう少し前に持ってきてもらうとかすればいいじゃないの！！」と。

しかし私自身は、今日チケットを持ってくるという話自体を知らなかったし、会議中なのでとりあえず報告しなければならないと思って内線をかけたんですが…。それに、会議はいつ終わるか分からないので、とりあえず内線かけたのです。

普通なら、こういう場合、どのように対応するのがマナー違反ではないんでしょうか？？
ご解答よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： Reffy 回答日時： 2007/06/24 07:01

内線はまずいと思いますよ。

だって誰あてにかかってきたかわからないのですもの。中に議事録担当の若手か秘書が同席しているならともかく。
急ぎの来客であれば、まず会議中であること、どのくらいの急務か聞くこと、そしてどうしても本人と話をする必要があるとなったら、メモを書いて会議室の扉をノックし、一礼して入って本人もしくは総務部長に渡すことです。メモの内容は「誰がなんの目的で来訪中か・どの程度の急ぎか」といったところです。ただ、事務職が一人きりで会議室が離れている、となると空っぽにしていいかどうか？は迷いますね。そのあたりは総務部長ときちんとコンセンサスをとっておくほうがいいと思います。留守が自分一人になってしまうが、急な電話や来客はどうしましょうか？のように。

内線は在席が確定している同僚同士が利用するもので、個室を与えられている上司に直接かけるものではありません。会議室にも事前に誰かいることがわかっていなかったらかけないほうがいいと思います。
もしそういった基本の勉強がしたいようであれば、実務検定の中の「秘書技能検定」の本が結構役に立ちますよ。

この回答へのお礼

ご回答どうもありがとうございます。

どうしても本人と話す必要があれば、メモを書いて会議室まで行くのが普通なのですね。
小さな会社ですので、社内会議であればどうでもよさそうな電話もほとんどまわしておりました（他の社員を含めて）。入社して1年半ほど経ちますが、メモをもって会議室まで持っていくという例を聞いたことがないので、仰々しすぎないかどうか上司と相談してみます。
また、1人きりでいる場合には、みなさんのお財布とか置いてある部屋が空っぽになるので、そういう場合どうすればいいか、総務部長に効いてみます。
小さな会社ですから、そのようなコンセンサスがないのも問題ですね。
おおよそこういう風にするのが普通だろう、と思って動いていますので、注意されないようにするには、きちんとしたコンセンサスが必要ですね！

本当に勉強になりました。私自身、マナーの実習などを受けたことがなく、あまりに知識不足だと痛感いたしましたので、秘書技能検定を受けて勉強しようと思いました。
どうもありがとうございます。

お礼日時：2007/06/24 23:03

No.6 回答者： dai-ym 回答日時： 2007/06/24 11:01

会議中の対応はその会社しだいでしょう。

>１分ほどして総務部長が走って事務所へ来て、旅行会社の方の前で私をどなりつけました。
>「会議中だって言ってるんだから、ここで待たせときなさい！だいたい今日が会議だってことを先にどうして言っておかないの？もう少し前に持ってきてもらうとかすればいいじゃないの！！」と
これは上司として最悪の行動ですよね。
旅行会社の人にしてみれば自分をいくらでも待たせて問題ないと考えている会社だと認識させてしまいます。
いまどき協力業者を大事にしない中小企業には未来がないですから。

会社に来ていただいた人へのマナーは、どうしても緊急なら内線で連絡を取ったほうがいいですが、あなたの会社のマナーでは会議中なら業者はいくらでも任せておけという会社だ。ということでしょう。

少なくとも私の会社で月曜の出張に必要な書類に社員をもらいにきた業者を会議中とはいえ連絡もせず、帰したり何十分も待たせ続けたらそのことに対して注意しますね。

でも、あなたの会社はそのような思いやりのない会社のようなので、業者の方に待ってもらうか、また来てもらうように言うほうがいいですね。

もともとはそんな書類を金曜の4時にアポもなく取りにくる業者が悪いんですけどね。

この回答へのお礼

ご回答どうもありがとうございます。

確かに、旅行会社の方の目の前でそういう言い方をした総務部長は、かなり失礼にあたる気がしました。
また、来客を待たせるということも今まで前例がありませんでしたので、来たらどうにかしないといけないと勝手にパニックに陥っておりました。
部屋には私1人ですので、離れるわけにも行かず、とりあえず緊急に連絡だけはしなくては！と思って内線をかけたわけですが、伝え方が悪かったのかもしれないですね。。

アポは上司に取っていたようですので、旅行会社の方に非は無いように思います。

どうもありがとうございました。

お礼日時：2007/06/24 23:20

No.5 回答者： lop_lop 回答日時： 2007/06/24 08:52

事務職に就く時に人事担当や初期教育訓練のときに指導を受けませんでしたか？

普通の応対手順は
・お客様から用件「誰宛に来られたのか、面会約束しているか」を確認する
・あて先の担当者の在籍の有無を確認する
・居ない場合（部署違い）はその部署を紹介し行き先を教える
・居る場合は、担当者に面会可否確認の連絡をする
　ここで担当者の不在の場合
　探してもらうか、お客さんに用件を確認して待つってもらうか
　日時を改めて訪問してもらう。
といった感じですけど、今回は「不在」に該当するような感じです。
しかし居る場所を知っているので、居留守を使っているようなことはしたくないという思いからかでしょうね。
基本的に会議中のTelは緊急以外はＮＧですからご注意。
客先かの用件をメモに書いて渡し、指示をもらうのが正解です。

この回答へのお礼

ご回答どうもありがとうございます。

中途採用でしたので、そのような教育をほとんど受けておらず、周りの先輩の見よう見まねで電話対応などをしておりました。

会議中の電話はNGなのですね。マナーの勉強を一からやり直す必要があると痛感いたしました。

どうもありがとうございました。

お礼日時：2007/06/24 23:23

No.4 回答者： Cupper 回答日時： 2007/06/24 07:39

＞しかし私自身は、今日チケットを持ってくるという話自体を知らなかったし、

＞会議中なのでとりあえず報告しなければならないと思って内線をかけたんですが…。
＞それに、会議はいつ終わるか分からないので、とりあえず内線かけたのです。

ここで 「とりあえず内線をかけた」 と仰るところを見ると自身で緊急の要件かを
判断できなかったのですね。
内線をかけた場合も、取次ぎを頼むのではなく用件を伝えましょう。
その後に誰に取次いで欲しいのかを伝えることで、自身で判断が付かない場合でも
内線に出た人が代わりに判断して下さることがあります。

この場合、ANo.1 で Reffyさんが仰るように用件を記したメモを渡すのが一番よい方法です。

アポイント（事前連絡）なしで訪問される方は相手方の事情も考慮してくださいますので
多少待たせても文句は言いません。（むしろ休憩がてら・・・）
それを以って、「会議中だって言ってるんだから、ここで待たせときなさい！」の言葉です。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

確かに、内線をかけたとき、用件を伝えなかったのが問題だと思いました。出た人に、とりあえず用件を伝えることが確かにすごく重要だと思いました。

来週からの出張でしたし、金曜の16時ということで、時間が無かったので急いで社印が必要だと慌ててしまったのがだめだったと思います。

多少待たせても、確かに文句は言わなさそうですよね。
やはり、私のテンパリ具合が問題だったと思います。

今後は、きちんとマニュアル化して、ある程度こうするものだというのを勉強した石、社内でそれを共有しないといけないなと思いました。

ありがとうございました。

お礼日時：2007/06/24 23:30

No.3 回答者： nature343 回答日時： 2007/06/24 07:14

＞１分ほどして総務部長が走って事務所へ来て、旅行会社の方の前で私をどなりつけました。

「会議中だって言ってるんだから、ここで待たせときなさい！だいたい今日が会議だってことを先にどうして言っておかないの？もう少し前に持ってきてもらうとかすればいいじゃないの！！」と。
旅行会社の方に待ってもらう。この方が時間の判断して又来るとか。
＞私自身は、今日チケットを持ってくるという話自体を知らなかったし
　このことが問題でしょう。

　＞会議はいつ終わるか分からないので
会議は１時間～２時間すると、間が開くのです。そこです。
　そのとき待っていたら旅行会社と話す。
　　これからも、こんなこと沢山あります。では

この回答へのお礼

ご回答どうもありがとうございます。

私の判断ミスと、上司とのコミュニケーションがなかったことが問題だと思いました。その後、テンパリながら上司に説明すると、すごい謝られましたが…。。

これからもこんなことがたくさんあるんでしょうね。。
場数を踏んで学習して、二度と失敗しないようにすることと、そんなことでテンパらないように、もっと強くならないといけないと思いました。

どうもありがとうございました。

お礼日時：2007/06/24 23:41

No.2 回答者： zorro 回答日時： 2007/06/24 07:02

内戦は一度だけした上で会議を抜け出せない旨を告げ、日を改めてもらうか、待ってもらうか判断を旅行者に委ねます。

この回答へのお礼

ご回答どうもありがとうございます。

旅行者の上司の判断をもらうのがベストだと思ったのですが、内線をつなげてもらうことができず…。。
月曜からの出張でしたので、日を改めて来ていただくわけにもいかなくて、テンパったのがそもそも良くなかったと思います。

ごかいとうありがとうございます。

お礼日時：2007/06/24 23:45