引き継ぎのことを考えた、仕事の進め方を教えて下さい。

１月初め～３月末まで、会社の他部門で仕事をすることになりました。
その部門とは、営業部門です。
これは一時的な措置であり、４月からは元の部署に戻されると聞いています。

この措置には、いくつか理由があります。
・営業部門のメンバーが２名ほど退社し人手が足りないとのこと。
・年度末に向けて売上を上げる追い込みの時期であり、猫の手でも借りたい時期であること。
・４月には新しい人材が営業部門に入るとのこと。
以上のような理由で、私は３ヶ月間のピンチヒッターに入ることになりました。

仕事の内容は、営業のバックヤード・事務などであると聞いています。

このような短期間の配属は初めてです。
４月になったら他の人に引き継ぐことになるので、初めから引き継ぎのことを意識して仕事をした方が良いと思います。
しかし、具体的にどのようなことに取り組めばいいのかがわかりません。
このような短期の配置を経験された方、営業経験者の方、仕事のやり方・進め方についてアドバイスいただけないでしょうか。

正月休みも残すところあと僅かですが、どうぞよろしくお願いいたします。

No.2 ベストアンサー 回答者： cev87700 回答日時： 2010/01/03 12:55

私も営業ではないのですが、常に入れ替わりのある仕事なので引継ぎは常時意識しています。

…というより引継ぎのパターンがすでに出来上がっています。「情報」と「フローチャート」と「雛形」と「履歴」の4つです。
▼フロー1「依頼・案件受付」
■情報：依頼元部署/企業名、担当者名、担当者連絡先、関係内部部署担当者
●雛形：依頼受付確認メール雛形、案件受付表記入例
　→既存案件の場合フロー2へ、新規案件の場合フロー1-2（案件受入検討会議）へ

▼フロー2「関係者周知」
■情報：関係内部部署担当者先メールアドレス
●雛形：関係部署周知メール雛形

▼フロー3「機材・物品準備」
■情報：発注先企業連絡先、問い合わせID、価格表/仕切り表、過去の発注履歴、稟議先担当者
●雛形：注文メール雛形、発注書記入例、稟議書記入例
　→20万円以下の発注はフロー6（発注）、100万円以上の場合フロー4（仕切り額検討）へ

…という感じです。以下ハンドルが別の担当に移るまでフローが続きます。

そして、これらで実際送付したり作成した資料を案件ごとにデータファイルで管理しているのが「履歴」です。
実際には箇条書きではなく、丸枠と矢印とフキダシを使った視覚的なものになっています。
引継ぎの際は、上記まとめのフローを特定の案件を例にとって順番に「実際に自分がどのように動くべきか」のイメージが持てるかどうかと強調して説明します。

「情報」や「雛形」はすでにあることのほうが多いと思います。
結局のところ、経験のある人は「情報」だけでも仕事が出来ますが、新人には「情報」に加えて実際どのような順番で動くかのイメージが持てないと動けないと思いますので、このようなフローチャートを作っています。
このフローにはまらないときは必ず上司に確認を取る、という約束も大事です。

結局、上記のようにパターン化したところで常に例外は出てきますから、そういった例外にならないところを如何に文字や図面で表現し、自分が同じように動いているイメージを新人に持たせて、確認せずに進められる箇所を増やすことができるかが引継ぎのキモだと思います。

もし、上記のようにパターン化が難しい個別特殊な案件や顧客の場合は、実際に稼動したフローだけを作成して、「情報」と「雛形」は実際にやり取りしたメールや書類で代行してしまうこともあります。
「前回はこんな動だったから、参考にして。あとはキミがフローを作っていってね」と

ご参考の足しにでもなればと思います。

この回答へのお礼

cev87700さん、回答ありがとうございます。

非常に明快な解説で、すごく参考になりました。
情報、フローチャート、雛形、履歴の４つがポイントですね。頭にインプットしておきます！
フローの例も分かり易かったです。
自分なりに応用し、活用させていただきます。
ありがとうございました！



まだしばらくの間、質問受付を続けようと思います。(１月１０日頃まで)
営業経験者の方のコメントや、引き継ぎに関する注意点等のご意見ありましたら、書き込みお願いします。
どうぞ宜しくお願いします。

お礼日時：2010/01/03 21:28

No.1 回答者： kyuketu 回答日時： 2010/01/02 18:14

私も6ヶ月間だけ別の部署に応援に行ったことがあります(営業ではないですが)

そのときは、
作業のスケジュール表を作ることにしました。
1日・1週間・1ヶ月の単位で行わなければならないこと。等を記録していきました。
それと、問い合わせがあったこと。行った仕事に対してはPCに要点を記録していきました。
いまでもその部署の人とは会話するのですが私のフォルダが残っていて、スケジュール表を参考に仕事をしている人もいるようです。

この回答への補足

kyuketuさん、回答ありがとうございます。

やはり、自分が行った作業の記録は作った方が良さそうですね。
私もこまめに記録を取るようにしようと思います。

参考までに、よかったらどのように記録を付けたか教えていただけませんか。
応援に行った部署の人から「参考にしている」と言われたポイントとなる情報は、どのようなものでしょうか？
例えば「スケジュール」なのか「問い合わせ履歴」なのか。
記録をつける参考にさせてください。
よろしくお願いいします。

補足日時：2010/01/02 19:46

この回答へのお礼

kyuketuさん、改めてお礼申し上げます。
No.2のcev87700さんの回答と合わせて、なんとなくポイントが掴めたように思います。

後任者が仕事を行う際に、役立つ情報が揃っているのがベストなんですよね。
後任者が進行の参考にするのが、スケジュールやフロー。
後任者が注意点として参考にするのが、問い合わせ履歴や要点や情報。

上手くポイントを押さえながら、引き継ぎに向けた記録を付けていこうと思います。
ありがとうございました。

お礼日時：2010/01/04 21:37