取引先へのお知らせ文の作成。新しい請求項目が出来るという通知の文章は？

取引先へ送付するお知らせ文について、どういった文章がいいかわからないので教えて下さい。


うちの会社にはお客様が車で品物を積みに来るのですが、車輌のタイプによっては積込みが出来ないものがあります（物理的に不可能な場合だけでなく、安全上の問題・品物が壊れる可能性がある・労力がかかりすぎる等）。

今までも通知はしてきましたが、積めないとお伝えしても強引に積ませようとしたり逆切れされたり・・・　　一部ではありますが一向に減らない為、そういった車輌でどうしても積み込んで欲しいお客様に対しては手数料をもらうという形をとってみることになりました。
（試しに、といった形なので、今後はわかりません。是非についてはコメントをお控え下さるようお願い致します）


そこでその通知を関係者各位として作成するのですが、どういった表現がいいのでしょうか？

○今までも積込みできない旨を通知してきたが、なかなか減らないこと（減らないことは書かない方がいい？）
○そこで、今後は手数料を頂く形にするということ
○しかし今後もその特定の車両については引き続きご遠慮いただきたいこと

上記の内容を記載したいのですが、表現を間違えると失礼にあたるかもしれないと思い通知のタイトルから既に悩んでいます。詳しい方、宜しくお願い致します。

No.2 ベストアンサー 回答者： sunsowl 回答日時： 2015/06/12 23:34

質問者のご勤務先がこの対策で叶えたいのは、

「適切でない車両による荷物の積み込みを減らすこと・なくすこと」
ではないのでしょうか。
書かれている内容ですと、
「手数料を払いさえすれば、それまで遠慮いただいていた、適切でない車両による荷物の積み込みが可能になる」
というように捉えられますが、それでいいのでしょうか。

後者なら、手数料を払えば今後は可能になりますと簡潔に書けば大丈夫です。
前者であれば、「適切でない車両による荷物の積み込み」に際し、今後、手数料が必要な理由が明確に記載されていなければなりません。
例えば、適切でない車両での積み込みは事故の原因となり、そういった不測の事態を金銭面にてカバーすることが可能だから、など。

従い、

>○今までも積込みできない旨を通知してきたが、なかなか減らないこと（減らないことは書かない方がいい？）
→「適切な車両でなければ、これこれこういった事故や問題が発生するため」今まで積み込みできない旨を通知してきた…という流れがよいのでは?

>○しかし今後もその特定の車両については引き続きご遠慮いただきたいこと
→手数料を支払うことで可能になるなら、この一文は不要です。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
会社の理想は「積込み不可の車両を無くす」です。ただ現実的に無くすことは不可能な為、少しでも減らすために手数料をいただく形にしてみようという案が出たため試験的に行うことになったのです。

具体的なご説明をいただき、文面がまとまりそうです。どうもありがとうございました。

お礼日時：2015/06/15 09:39

No.1 回答者： adobe_san 回答日時： 2015/06/12 11:48

ところであんさん、これは何で行ってたんでっか？

＞今までも通知はしてきましたが、
書面でっか？それとも口頭でっか？
それによってタイトル変わるで〜！
書面やったら「再度のお願い」でっしゃろな〜！
口頭やったら「積み込み上の注意」でえぇんとちゃう？
で、次ぎに「なんで特定車種は積み込みが出来ない」かを簡単明解な言葉にする。
必要なら図面も書く。
その際にやのぉ〜、特定車種を列記するも必要ですわ〜！
そんでもって「この様な作業が発生するため、手数料を頂く」と書く。
最後に、銭貰ってるんやからこの文言は書かない。
＞○しかし今後もその特定の車両については引き続きご遠慮いただきたいこと
まっ！先方に「銭払うか、それとも車を変えるか」の選択させることでえぇんとちゃう？

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
今までの通知は口頭・会社での張り紙などです。会社のカタログにも記入はされていますが、この内容だけの書面を直接送ったりしたことはないです。
理由や車輌を具体的に書くことも確かに必要ですね。上司に確認してみます。ありがとうございました。

お礼日時：2015/06/15 09:32