経理部と総務部の役割分担について業務改善のヒントをください

会社員をしています。職種は総務です。

当社は300人程度の規模の会社のIT企業です。
総務部が経理部と総務人事部に分離したことを受けて、
各部の業務・責任の範囲についてアドバイスいただければと思います。

現状で、総務（庶務）のスタッフ（私）が、建物や電話料金等の会社全体の経費の計上先を指定する権限をもっており、請求書の確認も行っております。それに伴って、請求書がとどいているかどうかや、金額は適正かを確認する業務を行っており、管理帳票も独自に作成して管理しています。

さて、総務が独自に請求書を確認する業務を行うことは広く一般的なことなのでしょうか。また、管理帳票を独自に起こして請求書の到着確認及び金額の適正性の確認を行う責任を負うのは、総務（庶務）担当が適切でしょうか。

これらの仕事について、個人的には経理の仕事ではないのかと考えておりますが、私自身経験や知識が不足しており、どのようにあるべきなのかについて、理想が描けずにいます。この点について、アドバイスいただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

質問者からの補足コメント

• ありがとうございます。
  非常に参考になります。もう一つよければ教えていただけると幸いです。
  購買の管理システムは、開発部門管理分と総務管理分は別でしょうか。
  当社では現状で売り上げ→仕入れを管理するシステムはあるものの、総務が管理する分のシステムがないために、独自でエクセルで作成することになっていますが、他システムとの連携ができているわけでもなく転記による帳票の多重管理など無駄が多く感じておりますが、システムの構成としてどのように落ち着くべきかをイメージできません。
  この点についても、どのように有るべきか実例をいただければ提案につなげられるのではないかと思います。
  どうか、よろしくお願いいたします。

  No.2の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/06/24 14:01

• ありがとうございます。自社以外にも自社と同様の考え方で、自社と同様の総務と経理の業務分担が特段変わったことではないことが確認できただけで本日は十分な収穫です。
  加えて一点後質問させていただきたいのですが、人員体制という面では、総務と経理はどのくらいのバランスが適切なのでしょうか。一概に言えないとは思うのですが、他社がどのような体制で回しているのか興味があります。また間接部門のスタッフのスキルということで考えると、300人程度の会社であれば、間接部門は何名程度が適切なのでしょうか。現状で会社の規模は縮小傾向にあり、290名程度まで減少してきています。このまま減り続けることを考えると、部門を分けて業務を完全に分断するよりも、どちらかといえば、マルチプレーヤーを数人おいて、少人数で回すほうが効率的なのではないかとの考えがあります。アドバイスいただけないでしょうか。よろしくお願いいたします。

  No.4の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/06/24 18:19

• 差し支えなければもう少しだけ教えてください。
  具体的に、社員の全体の人数に対して間接部門のスタッフの割合はどのくらいでしょうか。過去の大手時代と現在ともうすこし具体的にイメージしてみたいです。今後どのように体制をシフトしていくべきかの検討の材料にできればと思います。

  No.5の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/06/25 12:57

No.6 回答者： yokohamahope 回答日時： 2015/06/25 15:04

全社は600人規模の会社ですが全社の数字は把握していません。

当支店でみますと、社員41名の内総務部門3.3人（私は管理職でありながら総務実務0.3人相当あり）です。

No.5 回答者： yokohamahope 回答日時： 2015/06/25 11:25

総務・経理の適正人員や割合は、ご推察どおり一概には言えないですね。

今は中小企業に勤務していますが、一部上場企業にいた経験で比較してみると、中小は間接人員は少な目ですね。大手は福利厚生や社員教育にかけるコストが結構大きいですから、それに係る間接人員も多いのでしょう。
企業規模でなく業種で当社を見るとまた違います。当社の業務はお役所からの受注が大半で、年度当初に受注、中間に半期出来高分の売り上げ、年度末に残額の売り上げと、売上時期がまとまっており、協力会社（下請）への発注・支払も概ねそれに同期しています。また１件当たりの金額も比較的大きめで逆に件数的には少な目なので、民需の小物件を多数取り扱うような会社とは自ずと間接人員の数は比較にならないくらい違うでしょう。
そこで当社の体制ですが、小規模の総務部門（本社と各支店に分散）が総務と経理を分担しており、基本的な各人の役割分担は取り決めています。しかし、時期的な作業量のアンバランスあるためいわゆるマルチプレーヤー的な働きを全員に求めています。

No.4 回答者： yokohamahope 回答日時： 2015/06/24 16:09

＞さて、総務が独自に請求書を確認する業務を行うことは広く一般的なことなのでしょうか。

また、管理帳票を独自に起こして請求書の到着確認及び金額の適正性の確認を行う責任を負うのは、総務（庶務）担当が適切でしょうか。
→全体の仕組みの中で適切かどうかが決まる物ではないでしょうか。
例えば、総務が発注した消耗品が納品される前に請求書が経理に直接行き精算されるようでは困りますね。総務が納品の検収を行い、その検収書と共に請求書が経理に行くのなら手続きとしては問題ないでしょうが。
同じく「金額の適正性の確認」で考えれば、例えば電気料金の確認は経理にやらせるの？請求金額が妥当か否かチェックは総務が担当ではないでしょうか。

No.3 回答者： natsuankog 回答日時： 2015/06/24 15:05

No.2です。

> 購買の管理システムは、開発部門管理分と総務管理分は別でしょうか。
かなり以前に、社内のシステムは人事・給与・勤怠のシステムと受注売上・原価・経費関連のシステムの2つにまとまり、総務が管理する購買についても後者のシステムで管理されています。
ただし、ソフトウエア開発や作業をパートナー企業に委託する事に関する購買のシステムは別になっています。
理由はわかりません。

個人的にはデータのインタフェースが発生するので、一つにまとまるべきだと思います。

この回答へのお礼

なるほど、システム構成の一例として理解できました。非常に助かります。ありがとうございます！

お礼日時：2015/06/24 18:12

No.2 回答者： natsuankog 回答日時： 2015/06/24 13:06

規模はもう少し大きいですが同じくIT企業に勤務しています。

弊社を例にすれば、設備や備品の購買に関する業務は総務部が行っています。ただし、弊社には購買部と言う部門が別にあり、ソフトウエア開発等に伴う購買（ハードウェアや協力会社への発注）については購買部が行っています。

弊社の経理部が行っている業務は以下の通りです。
・予算、決算
・原価計算
・税務に関する業務
・売上等に関する調査、統計
・経理にかんする規則等の制定
・資金計画
・金銭出納
・売掛金の回収、債権管理
・売上代金の請求手続き

以上、参考になれば幸いです。

No.1 回答者： carkurui2020 回答日時： 2015/06/24 12:44

こちらが先の質問でしたかね。

これはこれで、現状の業務統制の進め方に加えて、
経理部としての第三者視点でのお金の統制をすることで
効果的で成熟した運営を期待できるでしょう。