休暇を不正取得した疑いのある社員に事実を証明する証拠を提出させることは可能でしょうか？

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質問者：reikavanny
質問日時：2020/09/07 20:48
回答数：3件

会社で人事を担当している者ですが
社員が特別休暇を不正取得しているという
内部告発を受けました。
不正の内容は以下の２点です

当該社員は
①子供の看病を理由に２日間の特別休暇を取得したが
子供は病気にかかっていなかった。
本来であれば有給休暇を取得すべきな為
事実を偽って特別休暇を取得し、有給休暇の残日数を
不当に多く確保した。

②インフルエンザ罹患を理由に２日間の特別休暇を
取得したが、実際にはインフルエンザには罹患していなかった。
この場合も有給休暇を取得すべきで、①と同様に
有給休暇を不当に多く確保した。

これらを裏付ける証拠として社員が（おそらく告発者に）送ったメールが
添付されており、メールには「子供の病気ということにして
休みをとったので会社には内緒にしておいてほしい」（①について）
「今日は体調不良で休んだがインフルエンザではなかった」（②について）
「有給を取りすぎて残日数が足りなくなりそう」という記載がありました。

メールだけで処分を決定することは当然できませんので
社員への聞き取りを行う予定ですが
否認する可能性が高いように思います。

で、質問です

この場合、①については子供の診断書、②については社員本人の
インフルエンザ罹患証明書を提出させることは可能でしょうか？
また、会社が直接病院に問い合わせて回答をもらうことは可能でしょうか？

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回答 (3件)

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No.3

回答者：ウミネコ104
回答日時：2020/09/08 16:18

特別休暇について

　特別休暇は企業が定める特別休暇であり、就業規則等で詳細等を定めているものと思いますが、今回のように内部告発がある前に、①②について休暇後に診断書の提出を求めることは問題はありません。
しかし、有給休暇や代休などは従業員の自由に取得できるものであり、取得理由は必要としないこと。特別休暇は、企業の従業員に対して法定休暇と別に定めて運用する規定が定めているために、従業員が悪用した場合は、①②について資料の提出求めて調査（聞き取り）をすることに問題はないものと思います。ただし、特別休暇に賃金が発生する場合は問題となります。（虚偽の申告で特別休暇を取得し賃金を得た場合は、会社に対して搾取したことになります。）
また①子どもの看病であれば、育児・介護休業法の看護休暇を優先的に取得されるべきと思います。

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No.2

回答者： shut0325
回答日時：2020/09/07 21:17

1の子供の診断書提示は難しいと思われます。

あなたの会社で特別休暇の取得条件として、「病院での診察を受けた上で看病が必要とされた場合」としてある場合なら当然のように提出させることには問題はないですが、そういう規定はなく、良心に任せた形ならば、「熱があり、病院には行かず、自宅で看病した」というようなケースには診断書は提出しようがなくなります。
特に今は、病院に行かなかった理由をコロナ感染のリスク回避としてもある程度の妥当性がありますし。

2の場合は、インフルエンザに関して、病院側から「いついつまで休まなければならない」と診断されてはじめて成立するものですから、当然ながら診断書の提出はあってしかるべきだと思います。逆に2日間は短いような気がしますし、普段から提出を義務付けてはいないのでしょうか？

＞会社が直接病院に問い合わせて回答をもらうことは可能でしょうか？
通常、病院は第三者にそのような情報は出しません。
その行動をすること自体、会社の質を問われることとなります。

今回の問題点として考えるべきは、規則に抜け穴があるという点ではないでしょうか？
告発があったから調べて、事実関係がはっきりすれば当該者を処分する、、というのは相当に違和感があります。
同じようにして、今回の当該者のように足がつくような行動をせずに、虚偽の申請で不当に休暇を取得している人もいることは容易に予測できます。

そういった意味では、会社側の規定に不備があったことを認め、以後の特別休暇の定義や取得条件などをはっきりとしたものに改定することを先に行うのが賢明だと思われます。それの施行前の分までさかのぼって処理するのであれば、ある期間に該当する人全員に同じような証明を提示してもらうことになります。それは不自然なこととなりますし、集団固有の「犯人捜し」が始まるとなるといろいろとめんどくさいことにもなりかねません。

当該者および同等のことをしたことがある者に対しては警鐘の意味で、そして告発者のようにその実態に不満を持つものにはある程度納得のできる会社の今後策の提示ということで、バランスはとれるのではないかと思いますがいかがでしょうか。