個人情報のあり方

公民館で陶芸のクラブ活動をしています。30人くらいの会員がいて、名簿を作っています。公民館へ提出も必要です。その名簿（住所・氏名・電話番号）の管理問題です。
会員全員が持つべきと作ってきましたが、最近「名簿に載りたくない」「外部に漏れては困る」という意見を言う人が出ています。
作らないわけにはいきません。誰が保管するか、どこまで公開できるか、法的にはどいう処置が正しいのだろうか。また、作成したパソコンにも保存されてるが、その正しい処置はどうすればいいのでしょうか。

No.3 ベストアンサー 回答者： asato87 回答日時： 2022/03/24 16:54

正しい処置は、必要以上に作らない、必要がなく任意なら掲載を希望しない人は外すべきということです。

質問を拝読する限り、最低限公民館に提出が必要ということですから作成は避けられないようですね。
まず、公民館には今の時代、どの項目まで必要かを確認するのが良いでしょう。
案外住所は全部いらない、丁目まででよいとかかもしれませんし、電話番号も代表者だけでよいかもしれません。
次に、もしもお書きの項目が必須だとしたら、活動上必要なので掲載不可の人は退部してもらうということです。
会社や学校で連絡先を出さないで入りたいは不可能なのと同じで、あまりにダメダメはわがままです。
それから名簿をメンバーに配布する必要性を検討することです。なぜ配る必要があるのか、メンバー同士で連絡先を交換してもらえばよく、
全員のを全員が知る必要性はないと思います。
以上を検討すると作成不要または最低１部作って公民館に提出で終わるはずです。
で、元データは代表者が責任をもって管理しかないでしょうね。
まぁこの手のは大体わがままな人が騒ぐ訳で、しかも住所電話番号名前が漏れたからと言って実際は何も起こらないのです。
せいぜい変なDMが来たりする程度なんですが、そうは言えないので、必要性とそれを承知して会に参加するか参加をあきらめるかを選んでもらうしかありません。

この回答へのお礼

ありがとうございます。早速、公民館と連絡を取って、最低限の処置にして、かつこういう作業から離れたいと思います。

お礼日時：2022/03/24 21:41

No.7 回答者： isoworld 回答日時： 2022/03/24 17:14

個人情報保護法（正確には「個人情報の保護に関する法律」）というのがあり、要点だけを言うと、「個人情報取扱事業者」がその規制の対象になります。

個人情報取扱事業者とは「個人情報データベース等を事業の用に供している者」のことで、陶芸のクラブ活動でその運用のために会員名簿を使っていると規制の対象になります。

何が規制されているかを言うと、まず「あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない」というのがあります。
言い換えると、この利用目的の範囲内で取り扱うのはＯＫということです。

ただし「本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない」とも規定されています。
要配慮個人情報とは、「本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪 の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益 が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含ま れる個人情報」のことです。微妙な問題を含む個人情報は取得してはいけないわけ。

また「個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない」ともあります。
さらに「個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない」とも定められています。

以上のことから、目的外には決して使わないことを会員に確約し、微妙な情報は集めず（住所・氏名・電話番号だけなら大丈夫だと思われます）、会員などから外部に漏れ出たりしないよう管理に努める必要があります。
たぶん、いちばん厄介なのがこれでしょうね。会員に名簿を配り、それが会員から外部に漏れ出たりすると、管理者の責任が問われます。

クラブ活動の内部情報として扱い、会員などにはコピーは渡さないようにしないとね。公開するときは全会員の同意がいります。

この回答へのお礼

ありがとうございました。面倒な世の中になりましたね。なんかぎすぎすしません？　公民館に問いただして、名簿など止めてしまいたい気持ち。やる人がいないから、いやいやクラブの世話をしているのに。管理者の責任が問われるということでは、なおのこと。

お礼日時：2022/03/24 21:36

No.6 回答者： yamagiwahimuro 回答日時： 2022/03/24 17:10

市役所などに何かの登録している団体ならば役所に個人情報とりあつかいのアドバイスをもらってはどうでしょうか。

もしくは「趣味の団体　個人情報とりあつかい」で検索するといろいろ情報あります。

この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時：2022/03/24 21:37

No.5 回答者： ShowMeHow 回答日時： 2022/03/24 17:06

個人情報の収集に関しては、利用目的を明示し、同意をとる必要があります。

同意されていない利用目的に使用することはできません。クラブ活動に参加するためには、同意は必要ですと言えば良いだけです。利用範囲をどうするかは運営者が決めてよいですけど、メンバー同士の開示って最近の流れからすると、必要ないように思います。情報の共有のためには、住所や電話番号よりラインのグループに参加とかにするほうが楽ですし。

この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時：2022/03/24 21:37

No.4 回答者： タマタマポチ 回答日時： 2022/03/24 17:01

どこまでも私の考えですが

全員への配布は必要ですか？
　
公民館への提出分と、会長（+役員？）が保管すればいいのではないでしょうか？
　
会員の届け出は必要なわけですから、名簿への記載が嫌ならやめてもらうしかない。
　
外部への流出に関しては、信用してもらうしかないでしょう。
信用できないならば、こちらもやめてもらう。
（信頼のない間柄でクラブ活動なんてしたって、つまらないでしょう）
　　
パソコンへの保存は、USBメモリなどの外部メモリのみに保存して、パソコンからは切り離しておく。
　
と、私は思います。

この回答へのお礼

ありがとうございました。パソコンでの作業をやる人がいないから、善意で作ってあげているのに、そんな責任を問われるのなら、怖い。役職・作業を止めようと思います。

お礼日時：2022/03/24 21:40

No.2 回答者： angkor_h 回答日時： 2022/03/24 16:52

公民館側からすれば、利用規約の関係上、

利用者の身分記載が必要です。

ただ、会員向けに全員配布となれば、
個人情報を他人(個人)に預けることになるので、
個人の意思は尊重しなければなりません。
そんな方の部分は、氏名はABCなどとし、住所や電話は「*」、
当然ながら、その会員名簿も配布しない、など、
クラブではなく、公民館レベルで決める必要があると思います。

この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時：2022/03/24 21:42

No.1 回答者： dream889 回答日時： 2022/03/24 16:50

陶芸クラブの名簿管理規定を作成してそれをクラブ員に公開します。

公民館への提出の都合上全員に名簿の台帳への記入を義務づけます。

台帳の管理規定と管理責任者を明記します。管理責任者は正副2名を設けます。

会員名簿は原則非公開とします。ただし希望者のみを記載し記載した人たちのみに配布すると言う規定にします。もちろん名簿は善良なる管理義務に基づき運用し外部への公開は禁止とします。

この回答へのお礼

名簿を作ってと言われて、助けてあげたつもりだったけど、思わぬ義務というか負担を負わされてしまった。
ぎすぎすした世の中とも思うけど、パソコンの中まで負担になってしまって、困った。役職から逃げたい。

お礼日時：2022/03/24 21:45