発注ミスをしてしまいました。今後気を付けるには？

いつもお世話になっております。

老人ホームにて、主に介護事務の仕事をしています。勤務して７ヶ月になり、発注の仕事も任されています。各部門(事務、看護、介護、栄養士)から、「○○を注文してほしい」という伝票を渡されるので、それを見て各業者に電話で注文し、後日、納品のチェックをします。

今回、注文ミスをしてしまいました。栄養士より、栄養補助食品の注文を10ケース頼まれたのに、後日の納品は10個となっていました。しかも問題は、納品の際、私が他の商品と勘違いし、間違った量のまま商品を受け取ってしまい、他の方に指摘されるまで気づかなかったことです。納品チェック時に、間違いに気づいていれば、すぐに追加注文できたのに…。特に、今回は年末年始休業を挟むため、焦ってしまいました。幸い、年末年始休業前に業者から在庫分を持って来て下さることになりましたが、似たような単純ミスを続けてしまったのでどうにかしたいと思っています。

皆さんは受注の管理どのようにされているのでしょうか？何かメモとかをしているのでしょうか？まず、電話注文の際には、忙しくても落ち着いて、「何個」とか「何ケース」とかの単位の言い間違いがないよう気を付けようと思っています。

言い訳になってしまいますが、毎日、オムツやトイレットペーパ、事務用品、シーツなど色々な業者が出入りし、自分自身で注文したものを把握しきれていなかったのかなと思っています。ファイルといった事務用品なら、急遽文具店とかで買い足したりできますが、老人ホームということで、ちょっと特殊な購入品も多いです。

分かりにくい文章かと思いますが、アドバイスお願いします。

No.4 ベストアンサー 回答者： cheetoroncho 回答日時： 2006/12/26 23:46

うちは発注した人間と受け取る人間が違うので、発注書の控えは必ず一箇所に集中されるようになっています。

そうしないと、誰がいつ発注をして、どこのお客様へ届けるのか、分からなくなり、お客様に迷惑がかかってしまうからです。
A社、Ｂ社…と発注先のファイルがあり、商品を発注した人必ず控えをファイルに挟むことになっているので、納入ミス、発注ミスがあればすぐに調査できるようになっています。
それと別に、各人が自分だけのノートを所有しているので、自分が発注した商品、個数、金額、納期などを自分が把握でき、且つ、後日確認できるようになっています。もちろん、自分が聞いた電話も相手、注文内容、メーカー、数量などを書き込んでいってます。

購入商品が多いと言われていますが、うちの取り扱いアイテムは１０００アイテム以上ありますし、年間で出入りする業者さんも１００社以上あると思います。でもそれを自分の頭の中で管理するのは不可能ですしね…。

頭で覚えていることは限度がありますので、やはり履歴をすぐに確認できるような控えをオリジナルで作り、工夫されてはどうでしょうか？

商品を発注するとき、商品が入荷したとき、「不便だなぁ」「もっとこうだったら楽なのに…」などと思うことがあるならば、
改善の余地があると思いますし、ミスをなくすための工夫にもなるのではないでしょうか？

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。

沢山の商品を取り扱っていらっしゃるんですね。確かに、商品の発注だけを担当しているわけではありませんし、頭で覚えることには限度がありますので、オリジナルの控えを考えていきたいと思います。

大変参考になりました。

お礼日時：2006/12/27 22:19

No.3 回答者： mantiki 回答日時： 2006/12/26 23:37

こんばんわ。

ミスをしてしまうと、今後そのようなことがないように・・と
とても心配になりますよね。
あまり参考にならないかもしれませんが、自身の経験のお話を
させていただきたいと思います。

ご回答されている皆様のとおり、ＦＡＸでの発注は
証拠が残るので良いと思うのですが、私の場合、
取引先によっては、ＦＡＸで発注することができない状況もありました。
私も発注ミスをしてしまい、考えた挙句、とてもローカルですが、
「レ点」チェックを徹底してミスを克服していました。

身勝手なフォーマットで、発注する商品、発注単位、業者名などを
羅列した一表をつくり、発注電話をする都度、その内容に該当する項目にレ点チェックを入れていくのみです。

子供だましのようですが、いやはや、これが本当にミスをなくすのに
効果的でした。
レ点を入れるために、嫌でも発注内容を注意深く確認できるんです。

発注内容が複雑との事で、一表を作る事ができないかもしれませんが、
その場合、ノートに発注単位だけ（個・ケースなど）と書いておき、発注の際レ点をつけるだけでも、ミスが減ると思います。
とにかく、間違えたくない部分のみをピックアップした項目を
紙に落とし、レ点をつけるのです。

子供だましのような回答でごめんなさい。
私もミスをしないように！と考えた経験があるので、
効果がでた方法をお伝えしたく、お返事をいれてみました。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

私自身、ミスをしてしまうことが多いので、どうにかしたいと思っていた所です。他の方の回答にも参考にして、会社の控えとは別に、発注した商品の控えを自分用に作ってみたいと思います。

お礼日時：2006/12/27 22:27

No.2 回答者： noname#70926 回答日時： 2006/12/26 22:52

こんにちは。

私の場合ですので、事務量等違うかと思いますが、ご参考までに。
やはり注文の場合は、ＦＡＸを利用されるのが良いと思います。
注文の記録が残りますし、言い間違い、聞き間違いの危険も少ない
のではないかと思います。　

発注関連の事務ですと、きちんとやって当たり前のように周囲から
思われ、少ないミスが目立ちますので、なかなか大変かと思いますが、
落ち着いて一つ一つをこなしてがんばってください。

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。

私は、慌てるとミスが増えてしまいます。他の方のお礼にも書きましたが、落ち着いて仕事ができるよう、できる限りFAXの注文に切り替えていきたいと思います。また、納品の際もチェックミスのないように自分用の控えのノートみたいなものを作ってみようと思っています。

発注ミスした商品、半分は納品されました。残り半分も年内に納品されますように…。

お礼日時：2006/12/27 22:51

No.1 回答者： RosaCanina 回答日時： 2006/12/26 22:43

一般のごく普通の私企業ですが、注文については原則として電話のみでは行ないません。

必ず、ＦＡＸで注文書を送ることを発注としています。

急ぎの場合もありますが、先に電話でお願いするにしても、
あとで必ずＦＡＸで注文書を送ります。

また、業者は必ず「納品書」を一緒に持って来ますので、
受けたその場での品目やその数の確認は必ず行ないます。

そして、その後すぐに別の社員が、納品書と現物と、さらに注文書とを照合します。
ここまでやって、誤ったままで気付かずにいたことはありません。

面倒に聞こえるかも知れませんが、
入社以来このパターンですので、これが当たり前となっています。
ご参考にどうぞ。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

今日、さっそく納品の業者さんが来られたので、FAXでの注文ができるか確認してみたところ、快諾していただいきました。できる限り他の業者さんにもあたってみたいと思います。

前任者から受注は電話でと引継ぎを受けていました。が、私は慌てたりするとミスが多くなるので、間違いのないようFAXでの注文が可能なところは切り替えていきたいと思います。特に、食品関係や消毒関係は在庫がゼロになると困りますので…。

あと、今後、納品のチェックもできれば、二重、三重にできたらいいなと思っています。

お礼日時：2006/12/27 22:43