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No.1
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例えば、次のような方法は如何でしょうか?
1.PCとプリンターが使えるとします。
2.ケーキの出荷先と出荷数が、当日の朝に決まるとします。
この場合、
3.現在の3枚複写伝票を廃止して、代わりに、Excelで、あらかじめ、納品書/出荷伝票/控え(?)のフォームを作成しておきます。
4.このフォーム作成にコツがあります。
ア) 1箇所に出荷数量データを入力すれば、3枚の伝票に、そのデータがリンクして表示できるようにしておきます。
イ) 印刷をかけると、3枚の伝票が一挙に印刷されるように作成します。印刷後、サインなり、社印を押印しておけば十分です。
ウ) ケーキ品目と単価はあらかじめExcelシートに登録しておけば、金額を計算できるようにも出来ます。
エ) 3枚は、A4サイズを3枚でもよいし、それが大きすぎれば、A5(A4の半分)でもよいでしょう。
エ) 出荷先(得意先)ごとに、シートを作成すれば、完成です。
(すなわち、ア~ウまでの機能のExcelのシートを1つ作成し、その後、それを出荷先ごとにコピーして作成します)
5.以上の場合、Excelの1つのBookを毎日作成する必要があります。
1か月分30のBookを作成することは、数が膨大になり実務的ではありませんので、さらに、次のような工夫があるとよいと思います。
5-1)出荷数量のデータ入力シートは、横に、1~31日の日にちを設定して、出荷数を日々の欄に、入力します。
5-2)印刷フォーム(納品書・出荷伝票のフォーム)は別に作り、入力シートから、日にちを指定すると、その日のデータがリンクして、印刷されるようにします。
こうすると、1か月分が1Bookに納まりますし、1ヶ月の売上げ実績も、Excelで簡単に集計で来ます。
(手書き伝票では、その後、売上げ在庫管理のコンピュータに再度入力することが必要で、作業が二重になります。ExcelデータをUploadするようにシステムを構築すれば、より便利になります)
6.更なる機能として、単価は変更がありうると思いますが、変更時に、得意先ごとに1つずつ変更することは負担が大きいので、単価マスターを作って、Vlookupで検索参照するようにすると便利でです。
7.なお、出荷時に、ケーキのピッキングリストが必要でしたら、入力フォームと同じフォームで、空白のピッキングリストを印刷して、そこに、出荷数を手書きして、出発前にPCに入力する方法もあります。
(得意先、品名があらかじめ印刷されており、出荷数のみ記入する)
8.もし、出荷数が、あらかじめ決まっておりましたら、あらかじめ、ピッキングリストに出荷すべき数を印刷して、ケーキ現物をその数を数えて、車に載せればいいので、もっと簡単になります。
私は、別の類似の仕事で、ExcelのデータのLink機能、Vlookup機能を多用し活用し、合理化しております。快適です。
Excelの関数の機能の理解が必要ですが、成功をお祈りします。
早速にお知らせ下さって、ありがとうございます。
丁寧に書いてくださったおかげで、概要はつかめました。
ただ、今の私では、まだまだExcelの知識が足らないと思われますので、まず、出荷先ごとの1日~31日までの品目別表を作って
月間一覧を作ってみたいと思います。
同時に、製造者と配送者に出荷伝票の必要性をうえつけることを
根気よく続けて生きたいと思います。
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