保証協会の担保権抹消手続きについて

こんばんは。
私の所有する土地の件ですが現在、根抵当権が設定されています。
所有者は個人、債務者が私の会社で、担保権が市の信用保証協会です。
法務局への担保権抹消登記申請には、契約証書・委任状・代表者事項証明の３つが必要になると思われますが、
保証協会に上記書類の提出を依頼したところ、（借入金は全額返済済みです）「受領書を郵送するので、会社の代表者印（実印）の押印、印鑑証明書原本、会社の履歴事項全部証明書（しかも契約時の平成元年からがわかるもの）を添えて返信してください。」とのこと。
　受け取ってもいないのに受領書が先という事に納得がいかなかったので、たずねたところ、「書類の受け渡しの円滑化のため。」だそうです。直接窓口に行った場合は、「待ち時間が何時間になるかわかりませんよ？」とさりげなく脅されました。この辺は愚痴になりますね、すいません。

質問は、抹消登記申請には債務者に関する書類は必要ありませんし、保証協会に印鑑証明書（原本）を提出する必要性がわかりません。変更ならともかく、抹消においてこういった重要書類を提出することは私としては考えられないことなのですが、今度、何時間待たされようが直接受領に行こうと思います。その際に、何か「こうすればいい」といったアドバイスを頂ければと思います、長くなりましたがよろしくお願いします。


ちなみに、大阪府中小企業信用保証協会は、上記書類をさくっと郵送してきました。受領書も何も関係なしです。

No.1 ベストアンサー 回答者： symy915 回答日時： 2004/12/20 21:42

現役金融機関職員です。

銀行にしろ保証協会にしろ、形式に非常にこだわる所であります。形式をキチンと整えないと後に問題が発生した時、反論する事が出来るようにするんですね。

保証協会が求めるのは、ちゃんと債務者が書類を受け取った事を証拠として残すためで、会社の実印・実印を証明する印鑑証明・履歴事項証明（途中で社名変更などがなされていた場合に、当初契約した会社である事を証明するため、契約時点からの履歴事項が必要）
、この３つを要求しているのだと考えられます。
相手は行政機関のようなものですので、先に受け取りを要求するのもうなずけますが、あなたの言い分の方が正論ですね。

何時間待たされても待つ覚悟が出来ているなら、窓口で「何故先に受領書が必要なのか、何故書類の交付に何時間も必要なのか、明確に説明せよ」と強く要求する以外にアドバイスはありませんが、強い態度を崩さないようにすれば良いでしょう。
でも事を荒立てないようにして下さい。

ちなみに大阪府信用保証協会は多分、配達記録もしくは配達証明郵便で受領の事実を証明しているのでしょうね。進んだ考え方だと思います。

No.2 回答者： kappaponn 回答日時： 2004/12/29 07:44

抹消書類の再発行の場合は

この書類が必要になると思います

または、貴社が契約当初から
実印・本店所在地・代表取締役を変更している場合は
この書類がいると思います。
たとえば○市のＡ社で契約したが、
社名変更等をして
×市のＢ社になっている場合、
Ａ社の契約書をＢ社に渡すのはおかしいからです

それ以外の場合は
実印の押印以外は、コピーでも十分可能だと思います。

基本的に契約書（抹消書類）は再発行ができませんので
いつどこの誰に渡したかの記録のために
受領書（実印押印）は仕方ないと思います

また、先に受領書を要求するのは
後からもらうことにしておいて、
もらえなかったときのことを警戒しています
（社内的に、貴社の抹消書類がどこに行ってしまったかの記録がなくなるため）
窓口に行けば先に出す必要はまるでなくなります

千葉県では
○月○日○時に取りに行くと
アポを入れると
何時間も待つということはありません