自治会総会当日における議案の修正について

Question

自治会総会の当日、議案に誤りがあることが直前に判明しました。修正を行い提案したのですが、事前に受領している書面評決をどう取り扱うかが議論になりました。結果としては（軽微な修正であると出席者の多数が判断し）書面評決を有効とすることを出席者の多数決で決め、その後、当該議案を賛成多数で可決しました。因みに書面評決は過半数を超えていました。

1）これで良かったのでしょうか
2）仮に書面評決を無効とした場合は、総会をどう進めれば良いのでしょうか
3）こういったケースを考えると書面評決はあまり良くないのでしょうか

因みに、自治会規約には以下のように書かれています
第22条　止むを得ない理由のため総会に出席できない会員は、あらかじめ通知された事
項について書面をもって表決し、又は他の会員を代理人として表決を委任することがで
きる。

よろしくお願いいたします

世のため人のため · Accepted Answer

大手不動産業者による大規模な分譲マンションに住んでおりますが、うちのマンションでは行っていた方法等に基づいてご回答いたしますと、

●【1）これで良かったのでしょうか】
⇒あくまでも内容が軽微であるということであれば、これで結構です。
しかし、具体的な修正個所、修正内容等がわからないので、これ以上は何とも言えません。

●【2）仮に書面評決を無効とした場合は、総会をどう進めれば良いのでしょうか】
⇒うちのマンションでは、再度、修正箇所、修正内容等を掲示板に掲示するなどしたうえで、書面を配付し直し取り直しておりました。
そのうえで、次回行われた自治会総会で正式に決定しておりましたね。

【3）こういったケースを考えると書面評決はあまり良くないのでしょうか】
⇒いや、そんなことはありません。
書面評決じたいには、問題はありません。
むしろ、このような事態が発生しないように、議決事項を決定するに際しては、あらかじめ複数の役員で内容をチェック・確認しておくことが望ましいのでしょうね。

世のため人のため · Answer

ＮＯ９です。

すみません。
補足コメントを見落としました。
あらためて、補足コメントを読んだうえで回答の一部を修正し、改めてご回答いたします。

【修正回答】　
※なお、⑵及び⑶については、回答修正はありません。

●【1）これで良かったのでしょうか】
⇒あくまでも内容が軽微であるということであれば、これで結構です。

しかしながら、本件の場合においては、事業計画の内容に係る修正であり、軽微であるとは言い難く、本来は、書面評決を取り直すことが望ましかったのではないかと考えております。

trajaa · Answer

自治会自体の活動報告等に関連団体のものを含めてしまった
その分を記載内容から除外するってことですよね

その除外によって予算や決算の数字が変わることはない

という前提で有れば
軽微な修正と私なら判断しますけどね

自治会自体の活動内容が間違えているわけではない
組織で一番大事なお金の扱いに影響が出てない
ということなら総会の本筋には影響はないでしょう

仮にお金に関する修正の場合は、後々問題になりかねないですけどね

タマタマポチ · Answer

＃2です。
こんな所で修正内容など書いても、意味はありません。
＃5さんも書いていますが、自治会の委任状では「議長一任」が一般的ですよ。
こちらを修正して置かないと、そのうちに同じ事が起きますよ。

merciusako · Answer

「軽微な修正」が、どのような類いのものか、によります。

１０円を０１円と表記してしまったというのであれば、ミスタイプと考えられるでしょうから問題はありません。

でも、１０円を２０円と表記してしまった場合、１０円が正しいのか、２０円が正しいのかは分かりません。

実際に総会に出席した人なら、説明を受けて納得するかもしれませんが、議決権行使書によって事前に意思表示をした人は、「１０円」として意思表示しています。

それが実は「２０円」でした、では間違いです。

つまり、議案の内容が変わってしまいます。

その議案の採決はやめて、正しい議案に作り直して、再度総会に諮るべきです。

議案を提示するのは役員会でしょうから、役員会のミスとしてキチンと責任を持って処理すべきでしょう。

役員会は、議案を提示して承認を得たいわけですから、「このくらいならいいや」になりやすいです。

で、その場にいる人達だけに説明して「これでいいですよね」として、反対がないからＯＫなのだ、と思うのです。

「軽微な修正」は、その場にいた人だけでＯＫにしているわけですから、客観性がありません。

その時その時で、好きなように判断できるということになります。

このようなことを避けるためにも、議案の内容が変わってしまうのなら、やり直しですね。

akubi_m · Answer

>あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、

あらかじめ通知された事項と異なるので、法的には可決は無効です。
書面表決した会員が訴訟を起こせば間違いなく敗訴します。
が、そこまでする人がいるかどうかでしょうね。

>3）こういったケースを考えると書面評決はあまり良くないのでしょうか

委任状は議長に一任とするのが一般的です。
今回の件はいい機会ですから、規約を改定してはどうでしょうか。

rose2011 · Answer

総会の決議事項を、別途、資料等で配布するのであれば・・。

その決議事項に、「こういうことがあって、総会ではこの様に決議したが、もし委任状提出者の中で、異論や疑義がある人は、申し出て欲しい」と言う旨を、補足通知すれば良いと思います。

mukaiyamo · Answer

＞結果としては（軽微な修正であると出席者の多数が判断し）書面評決を有効とする…

それでいいんじゃないの？
例えば、会費月額 100円を120円に値上げするという議案であった。
それが120円が間違いで130円であった。
これはこれでいいですよ。

一方、120円が間違いで本当は 1,200円であったとかなら、軽微な修正とはいえませんけど。

＞2）仮に書面評決を無効とした場合は、総会をどう進めれば…

その書面表決はなかったことにし、実際の出席者だけで総会の成立要件が成立するなら、出席者だけで議決すれは良いです。

一方、実際の出席者だけでは総会の成立要件を満たさないのなら流会、日を改めて開催し直しです。

＞3）こういったケースを考えると書面評決はあまり良くない…

いやいや、万やむを得ない事由で出席できない会員にも、議決権を行使してもらうことは大事なことです。
公職選挙に期日前投票と不在者投票が認められているのと同じことです。

総務省が自治会等に向けて指針を示しています。
ご質問への直接の回答にはなりませんが、参考までに見ておいてください。
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/kenkyu/community_governance/27329_3.html

--------------------------------------------------

なお、
「総会に出席できない会員は、委任状を提出する。ただし、その委任状の内容は、議決権はすべて議長に一任する」
こんな変更は絶対だめですよ。
なぜなら、これだと前述の 100円から1,200円への会費値上げが議長の腹一つで通ってしまいますので。

タマタマポチ · Answer

誠に失礼ですが、自治会内部の事を自治会とは関係のない人の意見を聞いても意味はないでしょう。自治会というものの有り様を考えれば当然でしょう。
（自治会内部で納得すればいいことです）
　　
余計なお世話ですが･･･
> 書面をもって表決し
ここが間違いの元ではないですか。
　
この規約を以下のように変更してはいかがですか？
「総会に出席できない会員は、委任状を提出する。ただし、その委任状の内容は、議決権はすべて議長に一任する」
　
要するに「議案に異論がある人は総会に出て来てね」という事ですよ。

trajaa · Answer

１）致し方ない
　議案書を作成し直して総会日程を改めて設定してまた書面表決を求めれば何ら異論の無い方法でしょうけど・・・・
　現実問題としてそれ行えますかね？
　皆さん予定を調整して出席されているのでしょうし
　予定がつかない人は書面でということですから、後日総会を改めてとなれば今回参加してくれた人だって『二回も行く必要ないよ』なんて人もいるかも知れません

２）書面が過半数ってことはリアルな出席者は少数ってことですから、総会として成立しませんよね？

３）賛否を委任する（実際には議案に賛成する？）ってことなので、組織の議決って意味では望ましい形では無いですが
　とは言え書面を認めないってことになれば、総会の成立自体が困難になるのが現実では無いでしょうか？
　
その議案の誤りというのが、議決にどの程度影響するような誤りだったのか？
そこ次第でしょうけどね

本来はそう言うことは起こしてはいけない
なぜなら書面で評決の時点では正しくない情報を記載しておき
実際の総会で執行部の都合の悪い情報を訂正として出して委任票で承認もらいました
なんてことになりかねないので

とは言え一字一句の誤りもNGとなれば関係者への負担も大きくなりすぎる

現実には訂正した内容で総会進行を行う
事後に訂正内容の詳細を通知して意義が有る場合の対処法を知らせる
意義が有った場合に執行部判断なり臨時総会を開催するなりして対処
不満がある会員は裁判等で総会の無効を求める
手な感じかなと

自治会総会当日における議案の修正について

大手不動産業者による大規模な分譲マンションに住んでおりますが、うちのマンションでは行っていた方法等に基づいてご回答いたしますと、

ＮＯ９です。

自治会自体の活動報告等に関連団体のものを含めてしまった

＃2です。

「軽微な修正」が、どのような類いのものか、によります。

>あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、

総会の決議事項を、別途、資料等で配布するのであれば・・。

＞結果としては（軽微な修正であると出席者の多数が判断し）書面評決を有効とする…

誠に失礼ですが、自治会内部の事を自治会とは関係のない人の意見を聞いても意味はないでしょう。

１）致し方ない

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