当社は関東に本社がある従業員30名ほどの企業です。
4つの事業部があり、それぞれから稟議書が起案されてきます。
決裁後の稟議書について、保管場所は事業部と総務部のどちらで
保管することが望ましいのでしょうか?
事業部は同一ビルの他フロアと、遠方(九州と東北)に所在しており、
遠方の事業部の稟議書は本社総務部で、他フロアの事業部は事業部内で
保管しています。
総務部で一元管理したいのですが、稟議書は契約書捺印や支払処理に
も利用しているので、事業部が都度取りに来るのは手間がかかるそうです。
決裁後に写しを配布すればよいのでしょうが、ペーパーレスに逆行する
ことと、コピーの手間がかかるため、躊躇しています。
経営陣からは子会社との合併や、いずれはIPOを目指したいので、
管理規定の整備を強く要請されております。
売上規模や予算的に、統合システムを入れる余裕はありません。
皆様の会社ではどのように取り扱っていらっしゃるのでしょうか。
また、具体的な管理方法をご助言ください。
よろしくお願い致します。
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