表計算ソフトで長文を管理したい

Question

営業用の顧客管理表を作っています。
日時、顧客名、話の内容を項目にして表を作りたいのですが
話の内容をテキストにすると、1000文字ぐらいになってしまい
EXCELのセルに入力すると入力完了するまでにかなり時間がかかってしまいます。
こういった場合どのような方法をとるのがいいのでしょうか？
（EXCELで長文を管理する方法、
もしくは別のソフトを使ったほうがいいか）

勉強不足で申し訳ありませんが
アドバイスをよろしくお願いいたします。

imogasi · Accepted Answer

（１）一番良いのは、専用の（顧客）情報管理ソフトを探すことでしょう。市販の顧客管理ソフトには付いているはず（つけたり的であろうが）。なぜ付けたり的かと言うと、この記録情報が生かし（再利用し）にくいのです。例えばA社社長（社員でなく）と過去面談した記録を出そうとしても、なかなか出ない、ただの記録である場合が多い。質問者の場合どうですか。入れているだけで担当者以外（例えば社長）のニーズに応えられていますか。
フリーの顧客管理ソフトにも文章情報整理の機能があると思います。
（３）アクセスなどもメモ型で文字情報を集録できるようになっている（１フィールド 65,535 文字以下）。アクセスは検索などが強力なので、使い方に、作り方によっては適しているかも。
（３）ハイパーリンク設定で文字情報ファイルをクリックで必要なとき開く
などの方法を考え付くが。
ーーー
もともとエクセルでとか、エクセルと関連付けしようとするから
難しくなっている面があると思う。
エクセルだと新規投資が要らない。
周りや自分はエクセルしか知らない。
計算や表の整理には便利などの理由からか、エクセルでの質問になっているケースがあるが、エクセルには過大要求になっていると思う。
VBAでも自在に使えないと、エクセルは得意先を巻き込んだ業務処理には適してない（無理）と思う。まして文字情報の活用は難しい。
エクセルなんか数あるソフトの１つで、主要目的は表計算ソフトです。
例えば、毎日質問に出る、条件による抜き出し１つ採っても、VBAでも使わないと決定打に欠く方法しかない。
ーーー
数値・文字の表と情報の記録は、片一方が１行、他方が多数行且つ多数文字で相容れない面がある。それを同一シート表に入れると、数値表も見にくくなりませんか。どうしても分けなくてはならないと思う。ただ分けたのでは意味がなく、必要な都度には結合出来るような仕組みが必要です。
それが難しい。
ーー
＞EXCELのセルに入力すると入力完了するまでにかなり時間がかかってしまいます
これは既回答お礼欄を見て考えると、質問者が我流の特有のやり方をしていることから来る問題で、その発想が適してないということだと思う。
ーーー
私の過去の経験から
エクセル表への数値入力
顧客情報入力
は入力時間が格段に違い、優先度も前者が優先の場合が多く
分けない（機会とか担当者）とダメでしょう。自然にそうなってしまうが。文字情報は１週間まとめてとか、パートさんが来た日にその人にとか、なりませんか。
出来るだけ文字情報もべたべた文章、自由フォーマット文章でなく
該当チェック化、単語化、分類化など工夫して、フリーの文章を減らすようにすべきです。
本日社長に面談、採用申し入れ。来期ぐらいには検討を始める。
X社からもオファーアリと。
　↓
相手面談者ー社長
用件ー機器採用申しこみ
機種ーXXX機
結果ー来期に検討予定
特記ーX社アプローあり　
ーー
分けた分の結合は顧客番号などで行う。アクセスなら顧客番号指定で他の条件もかけて例４月中分）情報を即座に引いて来れる可能性があると思うが。

Wendy02 · Answer

こんにちは。

私の場合はあまり参考にはならないかもしれませんが、今のところは、シートのみで管理しています。長さの制限はありませんが、1つセルの文字数制限の32,767文字 には引っかかってはいません。反応が遅いのは、VRAMメモリの影響かもしれません。その場合は、画面を直接出さなければ、問題にならないように思います。

私の場合は、データ・シートを直接は開けませんし、セルも直接代入はしていません。すべて、UserForm を経由しています。入れるほうも自動的にマクロを経由しています。ハイパーリンクをつけてあるわけではないのですが、管理番号をダブル・クリックすれば、その内容を、UserForm が立ち上がって見られます。

chairwarmer · Answer

Excelのバージョンやマシンのスペックにもよりますが
Excelは一つのセルにあまり長い文章を打ち込むとレスポンスが極端に悪くなる事があります。
（キーボードで入力してから画面に表示されるまで何秒もかかる）
「時間がかかる」というのがこの事を指していて、それを回避したいのであれば
単純な方法としてはメモ帳などで長文を打ち込んでコピーし
Excelのセルをダブルクリックしてから貼り付ける、といった事でも回避はできるかと。

engelrina · Answer

Excelの「挿入」から「ハイパーリンク」で長文のファイル（Wordやテキスト等）を指定して、セル（任意に設定できるリンクファイル名）をクリックするとそのファイルが立ち上がるようにしてはいかがでしょうか。
Wordならば画像やグラフ等も使った文書が作り易いですし、文章入力も効率良くできます。

文書ファイル等をハイパーリンクしたExcelファイルを他の部署等に配布する場合（またはネットワーク内でのファイル共有をしない場合）は、Excelファイル作成時に予め新規にフォルダを作成してそのフォルダにExcelファイルを保存し、リンクしたい文書ファイル等をそのExcelファイルと同じフォルダ内にコピー（または移動）して、その同一フォルダ内のファイルにハイパーリンクさせ、フォルダごと配布します。

参考URL
ハイパーリンク
http://dreamy.boy.jp/tec9.htm

参考URL：http://dreamy.boy.jp/tec9.htm

noname#79209 · Answer

> 入力完了するまでにかなり時間がかかってしまいます。
横長になってしまうので、時間がかかるという意味でしょうか？
ユーザーフォームを使って入力した方がテキストを入力しし易いでしょう。
ただし、ＶＢＡを使わないといけませんが．．．

表計算ソフトで長文を管理したい

（１）一番良いのは、専用の（顧客）情報管理ソフトを探すことでしょう。

こんにちは。

Excelのバージョンやマシンのスペックにもよりますが

Excelの「挿入」から「ハイパーリンク」で長文のファイル（Wordやテキスト等）を指定して、セル（任意に設定できるリンクファイル名）をクリックするとそのファイルが立ち上がるようにしてはいかがでしょうか。

この回答への補足

> 入力完了するまでにかなり時間がかかってしまいます。

この回答への補足

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