会議→議事録→打ち合わせ 効率の良い方法ないでしょうか

質問させて下さい。

私は今の職場に入社して半年です。ここ何ヶ月かは会議の進行+書記を行っています。
会議の進行→まとめ→打ち合わせの流れが今非効率な気がして悩んでます。

会議議題は、自社の新しいサイトを作る会議で、盛り込みたいもの、コンテンツ、やりたいシステム、要望などを上司と相談します。
その要望をサイトをコーディングして下さってる受注先の担当者に渡します。上司が忙しく、週に3回は細切れに会議をしてまとめてます。

流れとしては
①会議を進行しつつメモを取る。
②議事録を作成する。（フォーマットありますが作成に時間かかります）③受注先に決定した内容、仕様をまとめたものを作成
④受注先に説明

という流れを一人でします。私の代わりに書記をする人間はいません。

会議は話がよく脱線します。また、私の知らない話になったりも。しかも、みんな話すペースが速いです。
そのため、メモをとるのも一苦労です。

なので、
①会議はいらない紙にガーっとメモる
②会議後ノートに清書
③議事録をノートみながら作成。（話をすべて理解してる自信がないので、ICレコーダーを聞き直したりします）
④受注先に決定事項をつたえる為の資料作成
です。

これがめちゃくちゃ時間がかかり、他の業務に影響が出だしました。

最初の頃に「聞き間違い」「伝えもれ」などがよくあったので、それがトラウマになり、何度も見返したり、というロスもあります。

最近は④の受注先に渡す決定事項の資料は清書したノートそのままコピーして渡してます。それが申し訳ないです。

また二重三重にチェックしてるにも関わらず、間違えもあります。
上司は多忙で、議事録を作成しても読む隙がなく、相互見解に対するチェックがありません。

資料をそのままコピーなのも申し訳ない気もします。

何か、失敗したり忘れたりせず 会議～受注先と打ち合わせ まで効率良い流れはありますか

No.1 ベストアンサー 回答者： tiltilmitil 回答日時： 2009/09/12 01:21

　進行もやってるんですよね。

では、脱線したり流れが速すぎたりしたら思い切って一度止めましょう。わからなかったらそこで訊きましょう。

　遠慮してるとみんな「わかってるもの」として進みます。

この回答へのお礼

参考になりました。
ありがとうございました。

お礼日時：2010/02/19 00:09

No.3 回答者： n-jun 回答日時： 2009/09/12 10:38

ノートに書いてノートとＩＣレコーダーを基に議事録を作成していたら、

私なら
・メモ書きとノートの相違
・ノートとＩＣレコーダーの相違
等々混乱しちゃいますね。

＞(2)会議後ノートに清書
私なら最後に回せるなら最後に回してしまう。
受注先に渡す決定事項の資料であれば、パソコンで作成して提出用と保存用（？）を印刷します。
⇒議事録をパソコンで作成しているのなら、コピペ等でスピードは上がるかも知れません。


あと作成後のチェックは
＞上司は多忙で、議事録を作成しても読む隙がなく、相互見解に対するチェックがありません。
である限り改善は難しいでしょう。
上司でなくとも、同席した人と打ち合わせる事が出来るようなチェック体制を
作れるよう求める必要はあると思います。

この回答へのお礼

参考になりました。
ありがとうございました。

お礼日時：2010/02/19 00:08

No.2 回答者： mako_tyo 回答日時： 2009/09/12 01:52

とりあえず、メモを紙ではなくパソコンなどを使うのはどうでしょうか？

今では、紙に書いたものをリアルタイムでパソコンに入力できる機器もあります。

この回答へのお礼

参考になりました。
ありがとうございました。

お礼日時：2010/02/19 00:09