ＩＳＯの様式の取扱いについて

先ず、一品一様の製品を製作する会社であることの前提です。
点検記録簿、確認表、工程表、計画表など多々様式が存在します。
この様式の取扱いについての考え方ですが、様式にPCにて書き込んで承認を得てから記録文書として保管する場合改ざんに当たるのでしょうか？(記入する部分のみ書き込む、フォーマット自体は変えない)

確認表や工程表などは製品によって確認する項目が異なります。
従って、白紙のフォーマット(記入できるよう白紙にして置く)を準備しておいて、製品ごとに必要な項目を記入するようにしたいのですが、上司曰く、書き込んだ時点で改ざん又は様式のリビジョンを改定しなければ改ざん行為に当たるので、必要ない項目も予め様式にまとめて記載しておき、印刷して必要なければ斜線で消せばいいとの事で、ISOでそう決まっていると言われました。

様式に項目をＰＣで記入するから改ざん行為に当たるのでしょうか？
様式(原型雛形)は、変更するわけではないので問題ないように思われますがどうなんでしょうか？

皆様のご意見を頂戴いたしたく、宜しくお願い致します。

No.2 ベストアンサー 回答者： isoworld 回答日時： 2016/11/30 19:23

長らく主任審査員をして多くの審査にあたっていますが、どうしてそれだけ歪曲した解釈をして、わざわざ仕事をしづらく、複雑で厄介なものにするのでしょうか。

仕事がうまく運ぶように常識的に考えればよろしい。仕事の邪魔になるような、そんなくだらないＩＳＯの決まりなんて、あるはずがないでしょ。

所定の白紙フォーマットに製品ごとに必要な情報を書き込んだとき、それはその製品固有の情報（結果としての記録）として残しておきたい場合は、記録として扱えばよろしい。またそれに基づいて何かの仕事を（将来）するのであれば、新たな文書として管理すればよろしい。

白紙フォーマットに製品ごとに必要な情報を書き込んだとき、それを×××とすれば、何かの仕事の「結果」として×××が作成されたのなら、それは記録です。ですが、作成した×××が基準（決め事、規定、ルール、手順）となって、それに基づいて何かの仕事をするものなら、それば文書として管理します。つまり結果系は記録、原因系は文書です。

改ざん云々は、社内にそういう悪意をもって弄る者が蔓延している（性悪説）ときに改ざん対策の管理を考えるべきです。みんなが良心的に仕事をし、性善説でいける場合（社風がそういう場合）は改ざん云々は心配することはないでしょ。

この回答へのお礼

ご親切なご回答ありがとうございました。
やはり仕事の邪魔に成るようなくだらない規格は必要ないですものね。
この上司は、事あるごとに嫌がらせ的に言ってくるので困ったものです。

お礼日時：2016/12/06 15:32

No.1 回答者： yokohamahope 回答日時： 2016/11/30 17:47

＞この様式の取扱いについての考え方ですが、様式にPCにて書き込んで承認を得てから記録文書として保管する場合改ざんに当たるのでしょうか？(記入する部分のみ書き込む、フォーマット自体は変えない)

→ご質問が難解なのですが。特に「記録文書として適切」かというような質問ではなく「改ざんに当たる」かなので。
通常、コンピュータシステム上でデータを管理し電子承認するようなシステムでは、画面に様式を表示しそこに入力データを上乗せして表示しそれを見て承認者が承認する、記録文書としてはデータだけが保存される（もちろんシステムとして様式は保存している）。
これって一般的ですから、ご質問はこれとは違うことを言っておられますか？
承認した時の画面をハードコピーして、それを記録文書にしないとならないというなら、世の中のシステムはほとんどNGということになりますが、そういうこと？

この回答へのお礼

ご丁寧なご回答ありがとうございました。
質問の意図が上手く伝えられなくて申し訳ありません。
余計な手間の掛かる基準を作る必要なんて無いですものね。

お礼日時：2016/12/06 15:31