私は最近、企業受付の仕事をし始めたのですが、お客さんが最初いらして、『〇〇会社と申しますが、〇〇部署

私は最近、企業受付の仕事をし始めたのですが、お客さんが最初いらして、『〇〇会社と申しますが、〇〇部署の〇〇とお約束取っております』と言われるのですが、覚えられません(;_;)
メモもするのですが、会社名が長かったりするとメモが追いつきません(;_;)
もう一度聞くとさっき言ったじゃんって言われる事もあります。
メモの取り方のコツや聞き方のコツなどあったら教えていただきたいです。
よろしくお願いします。

No.6 回答者： kazu0801 回答日時： 2017/07/14 09:34

No.1回答者さんの言う通りです。

この「教えて！goo」で質問される方の中には基本中の基本を理解されて
いない方が多いです。 努力せずに何故出来ないのだろう。
しかられていじめられた・・・
お客さんは突然訪問するわけではありません。
まともな会社では訪問先の部署が来客連絡を受け、受付に連絡します。
だから受付は当日の来客リストを持って仕事に臨むので、お客が来られたら
リストと照らし合わせチェックをし入構時間を記録しサインをもらいます。
サインは入構許可証に記入し、入構時間を記入し受付担当者の承認印を押して
半券を渡します。
お客さんは許可証を持って会社内に入るわけです。
通常入構する作業者は写真入り入門証を所持しており、受付担当者かセンサーを
通して入構します。 社員は社員証を持っており、社内で証明書のない人物は存在
しません。
証明書なしで敷地設備内に入って出なかったらどうするのですか？
どこかで急病で倒れていても誰も気づきませんよ。
つまり、まともな会社では来訪時にメモを取る必要はありません。
あなたの会社のやり方では不審人物も自由に入れるということになります。
それなら、受付は必要ありません。
お客さんは他社のスムーズな受付と比較してあなたを批判しているのです。
まあ、それでも良いというのなら他の回答者の言うようにメモ書きの練習をしましょう。
出来れば上司に言って、他の会社並みに改善するよう提案しましょう。
無駄な努力をしなくて済みます。

この回答へのお礼

そうですよね。普通、来客者教えてくれる会社が一般的ですよね。
大きな会議室の場合は前もって教えてくれるのですが、その他は教えてくれなくて、そっちのお客様の方が多いので毎回聞き取るのに苦労しております。
ご回答ありがとうございます！

お礼日時：2017/07/18 08:20

No.5 回答者： don_go 回答日時： 2017/07/14 08:49

まず、自社との関係が有る顧客や取引先の会社名は、予め把握しておく。

メモする時は、耳に入った音をそのまま書かない事。
そんな事をしていると、反射的に音をひろうだけで頭には残りません。
例えば「かぶしきがいしゃ」をそのまま「株式会社」とメモしない。
略称「k」「ー」ですますか、メモせずに記憶で済ませるかにする。
「◯◯部署」も同様。
当然「お約束取っております」というのまではメモしない。
＃良く知っている知人の事を常にフルネームで考えないのと同じ。
ある程度、単語としてまとまった時点でメモを書き始める、省略しても
補間できる様な情報は、省略する等でメモの為の時間短縮は大きな物に
なるはず。

この回答へのお礼

なるほど！参考にさせていただきます。
ご回答ありがとうございます。

お礼日時：2017/07/18 08:22

No.4 回答者： Frau_Lein 回答日時： 2017/07/14 08:16

御質問から、お客様が言われた言葉をいきなりメモするのではなく、一旦頭に記憶し、復唱しながらメモるのは如何でしょうか。

「○○□□△△会社」の方、と頭の中で言い聞かせてから、「復唱しつつ」メモをとります。
要は、速記することではなく、相手の話を聞きながら、間合いなどに少し遅れてメモする習慣をつけられては如何でしょうか。ミーティングの記録などにも応用できそうです。

ご参考まで

この回答へのお礼

確かに今まではいきなりメモを取ってました。
復唱しつつメモいいかもしれません！
ご回答ありがとうございます！

お礼日時：2017/07/18 08:23

No.3 回答者： AR159 回答日時： 2017/07/14 08:09

一番簡単なのは「恐れ入りますが、御名刺を1枚頂戴できますか？」です。

いただいた名刺は担当者に渡すか、あるいはその場で相手にお返しするという方法もあります。

受付でメモしているのはあまり見ませんね。

No.2 回答者： nekoko0831 回答日時： 2017/07/14 08:08

「名刺をお預かりしてもよろしいでしょうか」というパターンもあります。

また、来客予定がある場合はあらかじめ会社に聞いておくと、
「◎時になったから、そろそろ○○様が来社される予定だ」と心得らると思います。
しかし、いずれにせよ会社（上司）に相談して行って下さい。
名刺を預かる場合は、お客様によっては「おれのことも知らないのか！失礼な」と思う方もいらっしゃいます。

No.1 回答者： nyajonyajo 回答日時： 2017/07/14 08:04

その仕事向いてないなぁ…

メモを取るコツなんて、学生時代から自分なりに自然と覚えるもんなんだけどなぁ…

上司に言って、部署移動したらどうかな？

まぁ、慣れってのはありと思いますよ。3ケ月やってみてそれでも上手く行かない場合、先輩などに聞いてみてください。

メモなんてなぁ、聞いたことそのままかくだけ(多少はしょって書いても、今聞いたことだから覚えてるしなぁ…)