会社の創立記念祝賀会、手際のよい受付の方法は？

会社の創立記念ということで、都内ホテルで祝賀会を行うことになりました。
その受付方法で悩んでいます。宜しくお願いいたします。

・都内ホテルバンケットルームで円卓着席会食式
・食前酒が出る客用控え室？も使用できる
・出席者は100名ほど
・迎える社員は7名
・お客様の名札はどちらかというと必要ない

社員が少ないため、受付はできるだけスムーズにしたいのですが、

１）名簿を3部ほど作成、名前を確認しチェックしたら
　　卓番カードをお渡しする

２）名前と卓番を印刷したカードを作成し、あらかじめ
　　受付に並べておきお客様に取っていただく

どちらの方法が望ましいでしょうか？
カードや名簿は私が紙を買ってきて作成します。

また、祝賀会全体の段取りで「こうしたほうがいい！」という御意見がありましたらぜひお願いいたします。

No.2 回答者： tmtsurf 回答日時： 2006/09/28 13:49

同じような経験があります。

来客者全員に招待状葉書を送付してはどうでしょうか？？

予め、円卓にアルファベルトを振り、
円卓番号を記入した招待状葉書を送付するのはどうでしょうか？？

あくまで、指定するのは円卓のみで、円卓内は自由に着席してもらう。

葉書には『当日はこの葉書をご持参下さいと』
受付でする事は、葉書を受け取り、葉書の左端を切る。
（切る部分にあらかじめ、客様の名前とテーブル番号を記入しておく）
ことによって、後から出席状況がわかります。

葉書を忘れた方は即席で、名簿を見て、紙にテーブル番号を記入してお渡しする。

という方法も一つ何かの参考になれば幸いです。

No.1 回答者： RosaCanina 回答日時： 2006/09/28 13:46

勝手にカードを取らせるのではなくて、社員の方が個別に渡す方がベターです。

取らせる方法にすると、必ず、受付無しに持って行く輩が現れますから。

社員の方が少ないのでしょうけれど、受付からの場内誘導と、
例えば、最寄のエレベーターやエスカレーターからの受付までの誘導人を置いた方がベターです。

ホテルなら、他のいろいろな集まりも、そばの会場で行なわれるのが普通でしょう。
招待客には年配の方も多いのでしょうし、会社にとって大事な方々なのでしょうから、
そのあたりからもキッチリ行なった方が印象が良いです。

そして、人員を配置する位置や役割、そして、人手が足りなかった場合には、
ホテル側からのヘルプも貰えるのかどうか、先にホテルの担当の方にいろいろ相談して下さい。

ホテル側は、毎週、そんなことをやっているプロですから、
手際が良い例や悪い例など、常々見てきています。
率直にアドバイスを貰うと良いと思います。