文章（研修報告書・業務報告書）を書くことができません

こんにちは。今年不動産業界に入社した新入社員です。
2週間の研修期間を振り返り、研修報告書を上司に提出したところ、
絵に描いた餅のような文章だと言われてしまいました。
また、内容の意味が分からない部分が多いと指摘を頂きました。

私自身、文章を書くのはとても苦手です。（学生時代、レポート、作文などが苦手でした）
でも、報告書を書くくらいの文章能力をどうにか身につけたいと思っております。

そこでどのようにすれば文章を早く、分かりやすく書けるのかをアドバイスしていただけないでしょうか。



下記の文章は実際に上司に提出した文章です。見返してみると？な部分が多いです。
文章を書く上での注意、こうすれば書きやすいなどのアドバイス等、何でも構いません…意見をお待ちしております。








　午後は二週間の研修を振り返ってどう思うかを○○専務と話しました。
入社した当初は二週間の研修でどれだけ自分が成長できるかを考えておりました。営業研修では何度もチーフに声の大きさや
話す姿勢を注意され、自分は営業に向いていないのではないかとも考えたこともありました。しかし、初めて名刺をお客様からいただき、
お客様と関係作りが楽しく思いました。研修期間が終わり、自分がこれから出来ることは言われたことをすぐに実行することであると○○専務からご指摘
頂きました。実務を経験した先輩社員の仕事を真似するだけでは仕事は出来ないので、自分に出来ることを確実に行います。
また、仕事の納期を守る重要性、自分が出来ると思っていることと先輩ができると思うことの違い、責任感は100%でなければならないとアドバイス
をいただきました。そして、これから仕事をしていく上で営業なら入居しているテナントの名前も覚えることや新聞の記事を読むこと、
身近な会社の情報を知るなど、先輩社員に食らいつきながら勉強をすれば自身の成長を大きく伸ばせると信じ行動したいと思います。

No.2 回答者： hanagechan 回答日時： 2010/04/21 11:43

まず、作成する文章で「何を伝えるか」の目的を明確にしたほうが、良いと思います。

「研修報告書を上司に提出する」ということの目的は、

「会社が用意した研修を実際に受けた社員」が
「会社が意図した研修成果をあげているか」を
「会社が知るためのもの」であると考えられます。

もちろん、会社としては所期の目的以上の成果を挙げられればなお良しなので、
会社が喜ぶ内容というのは一応あるのでしょう。

しかし、「あれが良かった。これが良かった。これを頑張る。」では、
誰が書いても同じ内容になりがちです。

ですから、外せない記述内容としては、
「研修の目的を自分はこう理解している」
「その目的に対して今回の研修のここが役立った」
「研修を経たことでここを自分は学んだ」or「研修する前の自分」と「研修後の自分の変化」

くらいで、そのほかの記述は枝葉に過ぎないのではないでしょうか。

自分がどう頑張るかをアピールするのは、
今後の業務態度で示すのが一番効果的だと思いますが、どうでしょう。

No.1 回答者： crivelli45 回答日時： 2010/04/19 15:29

正直なところ、確かにはちゃめちゃな文章ですね・・

文章構造上、なにが大きな問題かというと、
・主語・述語がしっちゃかめっちゃかでわからない
・文章のつながりに因果関係や内容のつながりがない（箇条書きの羅列のようである）
ということです。
私の上司は常に「英語に訳せる日本語を書け」と言います。
英語の構造は主語述語などが明確なため、あいまいさの強い日本語からの直訳は非常に困難、言い換えれば「万人が読み違えることなく理解できる文章ではない」のです。

次に、内容上なにが問題かというと、重要なポイントは具体性に乏しく、とはいえ瑣末な内容も含まれていて統一感がないということです。
・研修といっても色々なことをしたはず。どのような具体的なポイントが、自分にとってどのような影響を及ぼしたのか
・それによってなにを考えたのか　　が伝わりません。

例えば「自分に出来ること」という言葉が多発しますが、それはなんなのでしょう？今の自分に出来ること、１年後、２年後の自分が出来ていたいことはなんですか？
また「テナントの名前を・・」のくだりは、それ自体は営業職の小さな具体例にすぎず、重要な点は「お客様との信頼関係を築くために、それらのことを行う」っていうことでしょう？　

成長というからにはまず【現状】があって、【こうありたい】があって、そのためには【目的（なんのためにこうありたいのか）】と【手法（どうするのか）】を使って成長していくわけなのですが、質問者さまの文章からは、研修という時間の中で、どんなことが起こったかという事実の列挙と、自身の成長への希望しかなくて、そのための目的・手法・現状分析が欠落しているわけなのです。

少しはヒントになったでしょうか。
文章は、一朝一夕ではうまくなりませんが、メールでも、レポートでも、「誰が読んでもわかる文章」を常に心掛けていればいつかきっと上達していくはずです。
社内で、簡潔で上手だなと思う文章を書く人を見つけて、その人の文章構造を真似するところから始めてみてはいかが。