ある一つの原本のブックがあります。(仮にブック名をAとします)ブックAの一部にに他のブック(仮にブック名をBとします。内容は台帳です)を自動リンクさせて、ブックBのデータを参照させ、ブックAに表示させる部分が一部あります。
そしてブックAを名前をつけて保存することによって、C、D、Eとファイルが増えていくといった感じです。
ブックAが自動リンクをしているために、容量が大きいのか、C、D、Eのブックも自動的に大きなままです。
C、D、Eのブックはプリントアウトする目的とデータを保存する目的もあるので、容量が大きいとハードディスくがいっぱいになってしまうのが心配です。
C、D、EはBに自動リンクさせる必要はないので、Bのデータを参照した部分だけ表示できればいいのですが、何かよい方法はありますか?
説明が下手で分かっていただけるでしょうか・・・
A 回答 (2件)
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No.1
- 回答日時:
こんにちは。
ご質問の意図に添えているかどうか自信がないのですが……。
ブックAを名前を付けて保存するとき、全セルデータを値のみコピーすればよろしいかと思います。
シートの左上角にあるボタン(セルの行・列の名前が交差する何も書いていないボタン)をクリックすると、シート全体が選択されます。
これを「CTRL+C」とか右クリック→「コピー」でコピーします。
メニュー→「編集」→「形式を選択して貼り付け」で「値」チェックをクリックして「OK」を押します。
これで、全シートデータが参照ではなく、値になります。
複数のシートがあるのならば、それぞれのシートについて同じことをやります。
この方法は、リンク以外の数式も値になってしまいますが……。
No.2
- 回答日時:
こんにちは。
Excelでちょっと本格的なシステム構築をしようとすると、
この問題には必ずぶち当たりますね。
方法としては、いくつかありますが・・・
まず、ブックBCDの保存を行う前に、
シート全体をコピーして、形式を選択して貼り付けで値のみを貼り付ける方法。
数式が値に置き換えられるので、リンクが完全に切れた状態になります。
しかし、原本である「A」のサイズが大きければ、このようにしてもサイズは対して変わらないかもしれません。
次は、圧縮ソフトで圧縮して保存する方法。
開くたびに解凍する手間がかかりますが、サイズは小さくできます。
根本的には、数式部分と、データ部分を切り離す方法がありますね。
数式や書式設定をした、原本ファイルがありますよね。
そしてシートのどこかに、「入力欄」となるセルがあって、
数値などのデータを入力すると、数式が自動的に計算されて結果が出力される。
Excelを利用したシステムは、たいていこのような動きだと思います。
普通は、この原本のファイルごと、「別名で保存」するわけですが、
数式や書式設定も含んだブック全体を保存するので、数式が増えていくと、必然的にファイルサイズも肥大化していきます。
そこで、この「入力欄」のデータのみを、原本とは別のファイル(テキストファイルなど)として保存するシステムを作ります。
逆に、保存したテキストファイルから、原本ファイルの「入力欄」にデータを読み込むことで、保存したデータの計算結果を再現することもできるわけです。
かなり手間がかかりますし、VBAを利用する必要がありますが、効果は絶大だと思います。
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