社内システム

都内のデザイン会社に勤務しています。
見積書や請求書の作成、顧客管理等にエクセルを利用しているのですが
社員数が増え、複数の担当者が書類を作成するようになり
非常に管理が難しくなっています。

そろそろきちんとした社内システムを導入したいのですが
社内に専門の人間がいないため
どのように進めて良いのか分からず困っています。

開発会社に依頼する場合、どのような点に注意したら
よろしいでしょうか？
また初心者でも使いやすいツール・ソフト等ありますでしょうか？

ちなみに社員数は20人です。

良い情報を教えていただけましたら助かります。

No.6 回答者： marumarudango 回答日時： 2013/06/03 10:51

私も同じような状況で悩んでいました。

最近見つけた無料ツールを今は使っています。
有料プランもあるようですが、今は無料プランで使っています。
使用感は今のところ問題ないですよ。
http://p.tl/uHwG

開発会社を探していた当時に考えていた候補は
http://p.tl/EfaU
でした。

他にもソフトを購入する方法など選択肢は様々あると思います。
規模と予算にあった無理の無い選択をできれば良いとおもいます。

No.5 回答者： lv4u 回答日時： 2013/05/31 09:13

No.2です。

システム導入は、割と高額の導入予算が必要になりますし、仕事の流れ、つまりは担当者さんたちの業務の内容を変えることになります。
ですから、経営者の判断・権限無しでは進められません。
なので、No.3さんの回答にあるように、経営者に相談することが必要です。

参考までに、以下は商奉行シリーズの価格表のＵＲＬです。
私が昔、小規模な会社に納品した例では、パッケージソフトで１５０万くらいのランクで、サーバＰＣにテープバックアップを搭載させました。トータルで３００万くらいになったでしょうか？でも、担当者が一人しかいないなら、スタンドアロンモデルを選択することで、もっと安く導入可能です。
パッケージにない機能を要求する場合、提携するソフトハウスに頼んで作りこんでもらうことになります。
（昔、パッケージへの追加機能ソフトを作成したことありますが、割と大変でした。そのパッケージソフト会社に行って、研修を受ける必要もありましたからね。）

http://www.obc.co.jp/click/bugyo-i/akinai/featur …

No.4 回答者： aoyama984 回答日時： 2013/05/31 01:02

http://oss.icz.co.jp/invoice/
http://www.yayoi-kk.co.jp/products/seikyu/index. …
http://www.zoho.jp/invoice/
http://www.makeleaps.jp/%E6%96%99%E9%87%91/
http://www.office-tomods.com/s_mitumori_index.sh …
いくつか試用してみて　これを使ってみたが　
これが足りない　ここを変えてほしい　といような具体的な情報が必要．．．
必要な機能　取引先数　現在のExcelでどんな処理をしているか

No.3 回答者： yosifuji20 回答日時： 2013/05/30 20:51

社内システムというのは実務を処理するだけでなく、経営にどうデータを生かすかという観点も必要です。

そういう意味では経営者にまず相談しないといけません
もっとも重要なものは経営者が何をしたいかです。これはシステム的な発想でなく、経営的にこうしたい、こういうデータがあればよいという常識的な要求で構いません。

それがわかったらそれができるパソコンパッケージの既製品を、営業マンに聞いてみたり実際に触ってみて決められたらよいと思います。

小企業でもお金を使って導入するシステムですから、担当者の考え方で決めることはしてはいけないのです。
少なくとも経営者の了解は必要です。そうしないとそれに賛成していない社員がその仕組みを無視したりすることが起きます。
そうならないようにトップを含む全社の意志を統一することが必要だと思います。

No.2 回答者： lv4u 回答日時： 2013/05/30 20:00

>>開発会社に依頼する場合、どのような点に注意したら

よろしいでしょうか？

開発会社にオーダすると、開発費用も開発期間もかかりますよ。
顧客管理・見積・請求などの一般的な業務は、オービックの奉行シリーズ等の市販パッケージからやりたい業務に合ったパッケージを選んで導入すれば、安く・早くシステム稼動できると思います。
それなりに業務システムに詳しい人がいるなら、パッケージを購入して自力で設定できると思いますし、安上がりです。
でも、そうじゃあない場合は、ソフトのインストラクターを会社に派遣してもらって、インストールとか設定・操作指導を受けるといいでしょうね。
まずは、企業規模やシステムを使うユーザ数、システム化したい業務内容をまとめて、パッケージメーカ、あるいは、そこが推薦するソフトハウスに相談して、最適なパッケージを選んでもらうのがいいと思います。マルチユーザ版ソフトですと、値段はやや高くなると思います。

もしかすると、「そんなにソフトパッケージ導入に費用がかかるのなら、導入は延期する。家電量販店にある、もっと安いソフトを選ぶか、なんとか今のままエクセルで頑張ってくれないか？」という話になるかもしれませんね。

No.1 回答者： van62097 回答日時： 2013/05/30 19:32

>開発会社に依頼する場合、どのような点に注意したらよろしいでしょうか？

　システム化するには独自のサーバを設置しなければならない場合があります。
　それに依り開発に掛かる費用が大きく変わりますのでご注意ください。
　ここではサーバを設置して共通データを共有する場合を記載します。

(1)出力して欲しい最終のイメージ(帳票・レイアウト)の一覧を準備します。
(2)入力に必要なデータ一覧表(全てのデータ種類)
　共通で使う顧客データと見積書や請求書のデータ
(3)出力帳票と入力データの関連付け(マトリックス)
(4)開発したシステムを同時に使用する人数も関係する場合が有ります。(同時接続台数)

(5)まずは資料関係に漏れが無いかを確認してから業者に提示します。
　ここで業者と良くすり込んでこちらの希望を全て確認します。
　★ここで漏れが有ると追加費用発生の元となります。
(6)業者から開発に対数工数(費用)の提示を受けます。
　費用が合わなかったら細かくすり合わせをして下さい。
　あまり機能をケチると後で機能を追加すると費用が発生します。
(7)開発費用が纏まれば業者は開発に入りますが、あなたの社内で開発するのと業者が社内で開発するので費用が変わる場合が有ります。

ざっと簡単に説明しましたが、一つの会社でシステムを構築するには膨大な費用が発生します。
ご注意ください。