理事会の体質を改善するにはどうしたらいいでしょうか

私は、都内のマンションで前期より理事を務めさせて頂いております。

前期の通常総会では、管理規約に定められた成立条件の議決権総数の半数以上の出席が危ぶまれたため、総会の前日に前期理事が呼び出され、総会出欠席回収作業に協力しました。その際に聞いた区分所有者からの声の一つが、次のとおりでした。

【ある区分所有者の声】
「前は総会に出席したり、議決権行使書を使用したりしていたけれど、今はここ数年やっていない。その理由は、今の理事会を見ていると情けなくなってきているからだ。」

そこで、前期の理事であった私は、その責任の一端があると感じていたので、恐る恐るその区分所有者にその理由を聞いてみたら、次のとおりでした。

【理由】
(1)数年前に区分所有者から管理組合が訴訟されたこと。
(2)掲示板は、まるでガキの喧嘩であること。

上記の理由2件につきましては、居住者であれば直ぐにわかることなのですが、一般の方々に理解して頂くためにその内容を解説致します。

【理由(1)の解説】
数年前にある区分所有者から管理組合が訴訟された主な理由は、原告である区分所有者の理事会役員への立候補を、管理規約にない理由で理事会が排除したことと、正式な権限のない理事長が招集した総会決議が無効であることでした。その訴訟後、管理組合と原告である区分所有者が和解をして、あくまで理事会役員の選任は総会で行うこととなり、原告の区分所有者は次期の総会で理事に選任されました。ただし、総会決議の有効性無効性については、判決が出ていませんでした。

【理由(2)の解説】
理事会のある理事が「理事会の元監事の女性が清掃業者に嫌がらせをしていた。」ということを、掲示板で告発しました。その仕返しとして、元監事の女性が、「この理事は会社の機密情報をネットに流して会社をクビになった。」という情報を掲示板に書きました。その後、理事会の調査の結果、元監事の女性が清掃業者に嫌がらせをしていたことが事実であることが判明しました。しかし、理事が会社の機密情報をネットに流して会社をクビになったことは事実無根であり、理事に対して名誉棄損だったことが判明しました。

私は、これらの問題についてどちらが正しかったか間違っていたかということよりも、これらの問題が生じる理事会の体質に、区分所有者または居住者は嫌気をさしているのだと思っています。そこで、このような体質を改善して行きたいと思っていますが、どのように改善していったらいいでしょうか。

No.2 ベストアンサー 回答者： merciusako 回答日時： 2014/03/22 01:15

管理組合がある以上、管理規約はあるはずです。

ただ、【理由(1)の解説】、【理由(2)の解説】ともに、理事、監事が管理規約を知らないことによりますね。
管理規約を理解していれば、このようなことは起こりません。
役員ならば、最低限管理規約を理解していなければなりませんし、そうでなければ好き勝手の無政府状態になってしまいます。

従って、理事、監事各人が管理規約の理解からスタートでしょう。

で、「過去の不祥事は、役員が管理規約をよく理解していなかったことによるものなので、今後は役員各人が管理規約を理解し、それに則って管理・運営していく」ということを、区分所有者全員に宣言することです。

また、たぶん理事会議事録などは作成していないと思いますので、理事会議事録を作成・配布することで、理事会をガラス張りの透明化することだと思います。
これならば、一般の区分所有者が、理事会では今どのようなことが話し合われているのかが分かりますから。

この回答への補足

ご回答ありがとうございます。

私のマンションは、決して小さなマンションではないのですが、理事会役員の受任者が少なく、理事会出席率も極めて悪いのです。だから、管理規約をよく理解していない人によって運営されていたりします。
また、過去の理事会議事録には、署名のない議事録もあります。実は議事録作成に、理事会役員以外の人から横やりが入ることがよくあり、そのときも理事長の作成した議事録に対して、理事会で議論した内容とは異なる内容を入れ込もうとした人たちがいたようです。

今後は、傍聴人に参加してもらうとか、理事会の録音記録を公開するとかして、ガラス張りの透明化していきたいと考えています。

補足日時：2014/03/22 06:39

この回答へのお礼

まずは、理事会役員に管理規約と区分所有法の理解を徹底させていきたいと思います。その上で、傍聴人の出席を奨励したり、理事会のビデオを録画して公開するとか、ガラス張りの透明化していきたいと考えています。

ありがとうございました。

お礼日時：2014/03/23 17:34

No.4 回答者： kanman05 回答日時： 2014/03/22 11:31

「決して小さくないマンション」であるならなぜ管理人もいなければ、管理委託会社もないのですか。

一つの建物の中で共同生活をしているのに、快適に円滑に生活できるようにお互いにお世話を少しずつしようという気概の持ち主があなたのマンションには非常に少ないということですね。いわば大多数の住民は住環境などには関心のないバカで屑人間が多いのですね。なんでしたら今の管理組合も解散して放置したのち再出発するのも一つの方法だと思います。
あなたのマンションは築後何年ですか、マンションの販売会社はどこでしたか。管理人もいない、管理委託会社もないのですから、どう見ても２０－３０戸以下のマンションにしか見えません。マンションの管理費の合計は年間どの程度になるのですか。あなたのマンションの理事会の構成、人数等全体像がわからないので適切な回答ができないのです。都庁にもマンションの管理運営を世話する部署があるはずですからそちらに相談することもできます。

No.3 回答者： kanrishi 回答日時： 2014/03/22 10:57

どうも問題の根元を理事会に置きたがっているところが気になります。

理事会(理事長)、総会、議事録など、ここに出てくる言葉(用語)の理解の仕方にも、「ちょっと違わないかしら」という疑問を感じます。
全てを説明したらこれまでみなさんが質疑応答してきたものと同じくらいの字数になりそうなので、取っ掛かりだけ説明します。

組合員が管理組合の運営で理事(理事長、理事会)の責任を問えるのは総会議案についてだけです(不正や利益相反や背任などを除いて)。理事は総会決議と規約に従っていれば良いはずですから、組合員はその事を問えます。
総会議案(役員候補選出も)は理事会の専任事項ですから、組合員はその作成課程に干渉することはできません(求められた意見の具申は別)。
理事会議事録は公開が原則になっていますが、理事会運営は理事全員の責任ですから、運営の実態を組合員が垣間見ておかしいと思っても何もできません。組合員は理事会運営の結果として上程された総会議案で判定するしかありません。理事会議事録の真偽は理事の間の問題であり、部外者(一般組合員)が立ち入れる事柄ではありません。
理事会成立要件(定数)も内輪の話であり、事後的でも理事全員が了解すれば問題ありません(造反理事が内部告発でもしなければ)。

つなぎの悪いソバのような説明で申し訳ありませんが、皆様のお話し(説明)を拝見しているとこのあと延々と続けられそうです。
不躾ですが、井戸端会議や生徒会のような議論ではなく、本当は何が問題(目的)なのかを忘れないで欲しいと思います。

No.1 回答者： kanman05 回答日時： 2014/03/21 23:19

あなたのマンションは何戸あるのですか。

多分小規模マンションで、管理人もいないのですね。
正式な権限のない理事長はなぜ、どのように選任されたのですか。そんな理事長が議長で行われた総会は無効です。また掲示板は誰でも自分の意見を掲示できるのですか。これもおかしいです。
全ての原因は管理規約がしっかりしていないからです。
現在の理事は、権限のない理事長の息のかかった人達なのでしょうね。立候補しようとした区分所有者は権限のない理事長に批判的な立場ですから理事会を牛耳って、権限のない理事長が排除させたのですね。現在の理事長は理事会で罷免することが再出発の第一歩です。管理組合の態をないしていません。

この回答への補足

ご回答ありがとうございます。
実は、この質問は、前質問「成立しない理事会、やはり5分の1総会でしょうか。」のその後の質問になります。
http://okwave.jp/qa/q8411937.html

私のマンションは、決して小さなマンションではないのですが、理事会役員の受任者が少なく、理事会出席率も極めて悪いのです。
だから、一部の役員が理事会を牛耳ったり、正式な権限のない理事長を選んだりしてしまうことができるのです。
しかし、原因がわかっても、妙案がありません。

補足日時：2014/03/22 06:31