相談です。 4月入社(新規学卒者)で入社8ヶ月目の新人です。運送会社、事務職です。入社〜今まで、

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質問者：choco200
質問日時：2022/11/21 20:48
回答数：6件

相談です。

4月入社(新規学卒者)で入社8ヶ月目の新人です。
運送会社、事務職です。
入社〜今まで、いろいろ先輩方から仕事は教えていただきましたが、電話応対について教えられたことは特にありませんでした。

今年の春〜夏ですかね。電話は取った方がいいのか聞いたところ他の人(総務部)が出てくれるから大丈夫、なんとなくやり方を知っておいてくれたらいいと言われたので、今まで出ずにいたのですが・・・。

誰も彼も上司も電話について何も言って来ないので怖いです・・・。
ちなみに総務部が出ることになっている電話は基本「外線」と「IP(各支店からの電話)」です。
外線は怖いのでIPのみ取らせてほしいと言えば了承してくれますかね？
このまま電話に出ずにいるのも気まづくなってきたし、苦手なので慣れるようにもしたいものです。

今からかとは思われそうですが1年後とかになると流石に・・・だと思います。

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回答 (6件)

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No.6

回答者： cactus2
回答日時：2022/12/03 18:18

今の若者にとっての悪い癖です。

電話の受け答えを誰も教えて
くれない。だから電話が鳴った時は出ないようにしている。
でも貴女しか事務所に居ない時に電話が鳴っても、怖いから出
ないのでは会社としては困りませんか。顧客からの緊急の電話
かも知れませんし、従業員からの問い合わせかも知れません。
電話が鳴っても出ないと言う事は、貴女が事務所に居なかった
り、会社が休みと言う事もあります。

分からなければ誰かが教えてくれるまで聞かない。これじゃい
つまで経っても電話に出れなくなりますよ。誰も教えてくれな
いなら、自分で聞きましょう。聞けば必ず教えて貰えます。
聞く事は別に恥ずかしい事ではありません。分からないから誰
にも聞かないで居る方が恥ずかしいです。

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No.5

回答者： joypeet
回答日時：2022/11/30 22:51

電話の対応は常識ですから特に教えるものではありません

いいと言われているのなら出る必要はないと思います
もし出たとして適切に対応する自信がありますか
対応一つで浮いては苦情の電話を入れたり取引停止になることもあります

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No.4

回答者： pierre_1999
回答日時：2022/11/30 16:20

外線であろうと、内線であろうと、

事前知識のあるなしで応対の出来は全く異なります。

＜内線を取る前に＞
　①総務部の社員それぞれの担当職務を理解する。
　②組織図（部署名）、社員の名を覚える。
　　社員が多い場合は、とりあえず課長以上を役職付きで
　　覚えましょう。
＜外線を取る前に＞
　③生業としている業務内容を理解する。
　④業務内容の担当者を把握する。
　⑤取引先、お客様の名前、担当者名を覚える。
　　多い場合は、取引の多いところから覚えるとよいでしょう。
＜電話応対マナー＞
　⑥電話応対マナーを書籍等で理解する。
　⑦口に出して言ってみる。
　　＜内線＞
　　　　はい、総務部の〇〇です。
　　　　おはようございます。
　　　　お疲れ様です。
　　　　▲▲さんですね。今、おつなぎします。
　　　　少々お待ちください。

　　＜外線＞
　　　　はい、（株）〇〇です。
　　　　いつもお世話になっております。
　　　　かしこまりました。
　　　　こちら総務部ですが、お問い合わせは
　　　　〇〇の▲▲でよろしいでしょうか？
　　　　しばらくお待ちくださいませ。

＜上司に相談＞　
　⑧ここまで自信をつけたら、上司に外線、内線の応対を
　　するべきか相談してはいかがでしょう。