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これは難しい問題ですが、単純な「Wordの操作説明」のようなものでしたら許可を取るに越したことはありませんが、無許可でも大丈夫だと思います。
私は雑誌で操作説明関連の記事を書くことがありますが、Wordなどは許可は取っていません(もしかすると雑誌社側で一括して許可をもらっているのかもしれませんが。ちなみにフリーソフトなどの場合は許可をもらっています)。しかし「ソフトの画面キャプチャはWebで公開」はNGなこともあります。例えばDVDやTVを見るソフトでその画面をキャプチャして公開すると著作権だけでなく映っているタレントの肖像権などの問題もでてきますし、ゲームソフトでも似たような問題があります。これらのソフトの場合は操作説明であっても問題が発生する場合があります。
"問題"というのが罪に問われるかどうかは権利者が訴えるかどうかにかかっています。キャプチャに限らずコンテンツを作成しているときに"自分がこれはやばいかも"と思うようなものは許可を取った方が無難です。
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