建設業における支払処理の流れ

現在、原価・財務連動ソフトを導入中です。
請求書の書式の変更や、社内の支払処理の流れの変更等を新規ソフトに合った様にしたいと検討中です。

また、建設経理も一般経理も初心者で、会社の規模は、人数50人前後の会社です。

他社の支払処理をどのように行っているのかを、参考として、アドバイスお願いします。

ちなみに、弊社では、現在
(1)業者から請求書が届く
(2)工事担当者ごとに分け、担当者が査定等を行い、請求書に査定・相殺額を記入。
(3)相殺や立替は担当者が工事台帳(A3の工事ごとにまとめた紙）へ記入
(4)経理へ戻ってきた請求書を、請求金額(業者が書いた金額)から変更金額(査定や相殺等)の一覧表をEXCELにて作成。
(5)総務にて手形等の割り振り
っと成っています。
この時、仕入帳や支払帳(？)などの帳簿は一切ありません。
工事台帳のみ社長等がチェックします。
ソフトへ入力するのに、請求書ベースで入力するのがいいのか。
何か別の方法があるのか。よくイメージがつかめません。

非常に説明ベタかと、思います。不明瞭な部分は、言っていただければ、説明します。今は、なんと説明していいのかヨク分っていません。申し訳ないですが、お願いします。

No.1 回答者： dec02 回答日時： 2006/11/11 18:56

当社は建設業専用のソフトを使用していますが、

請求書は締め日までに届いた分が支払対象です。

(2)については査定票があり、担当者が査定した後、承認の下りた分を一覧表にしたものが経理に回ってきます。
月末に保留分を除いて工事未払金・未払費用の振替伝票(仕訳)を起こします。

支払金額が掴めましたら、他の定期的支払や入金予定額と共に資金繰り表（ＥＸＣＥＬ）に入力作成し、月始めに提出します。

支払方法による分別をし、
総合振込依頼書の作成、手形・小切手の発行、電子振込、専用用紙振込み、現払い等の手配をします。
（貴社では総務の仕事のようですね）

支払日が到来し、滞りなく支払業務が終わったら、
月末処理の分と共に会計ソフトの入力作業を振替伝票より行います。
これにより原価台帳が出力できますが、余り細かい入力はしませんので、
単価・数量まで細かく入力した原価管理台帳(ＥＸＣＥＬ)も別に作成しています。
原価管理台帳が他の業種においての仕入帳にあたるかと思います。
ソフトからの補助元帳では仕入先ごとの、原価台帳では工事ごとの支払い状況が掴めます。

仕入に関してはこんな流れですが、経審では注文請書のチェックがありますので、
請書の戻ってないものについては催促が必要です。

この回答への補足

早速のご回答ありがとうございます！！

すいません。確認したいのですが、そちらでは、請求書が届いたら、とりあえず各工事担当者へ直接まわるのですか？
経理には、とりあえず承認のおりた請求書のみが回ってきて、それに対して、工事未払金(工事原価の外注費)と費用未払金(工事原価の材料費)を入力。承認のおりてない請求書は、ＮＯタッチってことですか？
たぶん、オカト違いな質問になっているかもしれません。
工事未払金って・・・・?なんなんでしょうか？

あと、振替伝票(仕訳)って所なんですが、dec02さんところでは、ソフトで仕訳をしているんですよね？その時、請求書を見ながらやっているって事ですよね？

あと、EXCELの原価管理台帳ですが、これは、材料など1個ずつ単価・数量で管理されているって事ですよね？請求書の表紙には1式￥100,000-ってあったら、その内訳をdec02さんが入力されていると・・・?
例えば、うちの会社では、請求書の後ろに、各材料屋サンより、納品書が添付されてあるのですが、それを入力すれば、いいってことですよね？
すごい大変な事になりませんか？でも、実際は、そうするのが本来なんですよね。うちの会社は、全く、材料は1式で、本当にそれがいいのかどうかが今まで全く分りませんでした。

なんだか、疑問・～よね？が多くて、不快に思われるかもしれませんが、時間あります時に、宜しくお願いします。

補足日時：2006/11/13 12:19

No.2 回答者： dec02 回答日時： 2006/11/14 15:11

補足に気付かず、すみません。

＞請求書が届いたら、とりあえず各工事担当者へ直接まわるのですか？

いいえ、事務担当者が一括してファイルし、工事担当者に査定を頼みます。

＞承認のおりてない請求書は、ＮＯタッチってことですか？

そうです、経理処理は何も無く、次月以降回しです。

＞工事未払金ってなんなんでしょうか？

工事に限らず、月末に締めて、翌月払いとなりますので、一旦未払金として計上します。

＞振替伝票(仕訳)って所なんですが、ソフトで仕訳をしているんですよね？その時、請求書を見ながらやっているって事ですよね？

違います。入金・出金・振替、すべてについてまず原始伝票を起こします。それを見て、入力します。

＞EXCELの原価管理台帳ですが、これは、材料など1個ずつ単価・数量で管理されているって事ですよね？請求書の後ろに、各材料屋サンより、納品書が添付されてあるのですが、それを入力すれば、いいってことですよね？

それは、私の担当ではありませんが、かなり詳しく、納品書の記載事項
と同内容だと思います。
返品・値引きや相殺には注意です。

＞例えば、うちの会社では、すごい大変な事になりませんか？でも、実際は、そうするのが本来なんですよね。

大きな会社ほど入力量は多くなり、オペレーターが何人も必要です。
人手が足りないところでは、先方の作った明細があるので、
同内容のものを入力するような手間は省略されているかもしれません。

会社によって様々なんですね。
そりゃ、伝票を省いても仕訳帳が出力されますしね。
今、正に伝票を見ながら、10月分の入力処理をしているところです(^_^)v

この回答への補足

お礼が遅れまして、スイマセン。
会社でしか、ネットが見れないもので、つい時間なく。今日になってしまいました。申し訳ないです。

早速の、お返事ありがとうございます！！
とてもヨク分りました。
ちょうど、今、建設業会計の勉強を始めたばかりで、そこに沿って最後に一つ質問してもいいですか？

工事未払金・未払費用の振替伝票(仕訳)を起こしますタイミングは、工事より査定が帰ってきてから、

未成工事支出金/ＯＯ工事未払金　　　って仕訳をするって、ことですか？

私のイメージでは、
未成工事支出金/ＯＯ工事未払金　←請求書が来て、査定が帰ってきた段階。ソフト入力
ＯＯ工事未払金/当座　　　　　　←最終的な支払処理が終った段階
（この時、相殺や値引・保留・立替等の差額分の処理を行う）

各請求書が同様に続いて、工事が完成し、引渡し後
完成工事原価/未成工事支出金　　←っと、費用計上する。ソフト入力

って、流れ・・・。仕訳の流れはあっていますか？

今週は、もう休みに入ってしまうので、私も、コレを見るのは、週明けになると思うので、また、都合の良い時に、お返事いただければ、嬉しいです。

補足日時：2006/11/17 12:47

No.3 ベストアンサー 回答者： dec02 回答日時： 2006/11/24 21:44

すみません。

再度の補足があったのですね。

＞工事未払金・未払費用の振替伝票(仕訳)を起こしますタイミングは、工事より査定が帰ってきてから、

＞未成工事支出金/ＯＯ工事未払金　　　って仕訳をするって、ことですか？

については仕訳はＯＫですが、
未成工事支出金の何の科目かと言う分類が必要ですね。
損益計算書においては工事原価とひとくくりになりますが、
建設業専用のソフトでは工事原価の科目（○○費）が分かれています。
それにより入力した結果、完成・未成の工事一覧表が出力され、
どの工事のどの経費がどれだけと一目瞭然となる訳です。

以下、支払の流れは質問者様のイメージ通りですが、

完成時の振替は

完成工事高　／　完成工事未収入金
　
と入金に焦点を合わせた仕訳となります。
入力も他の振替と違った方法になりますのでソフトに応じた処理を行なって下さい。

完成振替がなされますと、自動的に未成工事支出金は工事原価と振替えられ集計されます。
その後に出た支出金については完成工事支出金となります。
一つの工事に関しては支払と入金が常に関連付けられ、利益を算出します。

貴社におかれましては、新しいソフトを導入されることにより、
財務の総合的一括処理へと言う運びですね。
これを機に簿記と建設業経理を学習されることはとても大切なことだと思います。

この回答への補足

この度は、本当にありがとうございます！！

一個、疑問があるとそこから無数の疑問が沸いてきて、『dec02』さんには
なにかと細やかにお答え頂き、助かりました。

回答の内容より、参考書に書いてることを理解できたと言う確信が持てました。また、質問を載せていくと思うので、その時はどうぞよろしくお願いします！！
建設簿記は来年の３月に試験なのですが、非常に受かる気はしませんが、２年計画ぐらいでしっかりとやって行きたいです。いつか回答者の方へ回れるように☆

補足日時：2006/11/25 15:37