納品書・請求書の照合について（仕入）

商品を仕入れて販売する小さい会社の経理です。
仕入先は２０社くらいあります。
多めに仕入れていくつか在庫にしておいて、残りを販売することもあります。
納品書は後日郵送でまとめて届くことが多いです。
今までは納品書と請求書の照合はしてなくて、請求書の合計額を仕入として１本で会計ソフトに入力していました。
でもこれでは、納品されてないのに、請求書に多めに記載されるかもしれないし、間違ってるかもしれないといった感じでどこまで確認していくのが良いのか悩んでいます。

納品書・請求書を扱う方、どういう経理処理しているのかチェック方法教えてください。
やはり納品書を見て毎日仕入を入力するのが普通ですか？

No.4 ベストアンサー 回答者： natuko_ 回答日時： 2007/08/30 14:31

私は納品書が到着した時点で　仕入れ/買掛金　の伝票を起こしており、

（摘要欄には納品書No.など入力（会計ソフトを使用していたので））
月締めの請求書がきたらその月の各社ごとの細かい買掛金と照合してました。
買掛金　10回分で100万円と、請求書100万円が合っていれば処理、
請求書が105万円であれば請求明細と買掛金明細を照合していました。

納品書を見て、その都度仕入/買掛金伝票を起こしたほうがより正確です。
何より、仕入れ商品は会社の資産であり売上げに繋がるものですから、
その数字を正確に把握すれば横領や横流しなども防げます。

この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。
↑のやり方が普通ですよね。
事務処理は増えますが。

お礼日時：2007/08/30 20:53

No.3 回答者： m_inoue222 回答日時： 2007/08/30 10:05

商品が届いたときの送り状などを保存しています

納品書は無くても「送り状」と「請求書」が一致すれば問題ないでしょう

「現物」－「請求書」が基本ですから現物に代わるなんらかの伝票が有れば問題なく処理できます

面倒でなければ現物が納品されたときに社内用に伝票を作成しても良いでしょう

「入荷票」とか「入庫票」とか．．．。

この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。

お礼日時：2007/08/30 20:54

No.2 回答者： noname#46899 回答日時： 2007/08/29 22:47

＞納品書は後日郵送でまとめて届くことが多いです。

納品書は品物に添付されてくるでしょ？後日まとめて送ってくるのは請求書の明細（納品書と複写で作成されるもの）だと思いますけど。

1.納品されたら発注者が注文内容と一致しているか、納品書と一致しているかを検品
2.検品に不一致、不良品があれば仕入先にクレーム
3.納品書を経理に回す。クレームの内容についても経理に引継ぐ
4.請求書が届いたら、納品書と照合して、納品書と一致しているか、クレーム内容が適正に処理されているかを確認
5.請求書に問題が無ければ請求どおりに支払い、不一致などがあれば仕入先に問い合わせて摺り合わせを行って問題のない分を支払う

経理上は納品日で計上するのが原則なので、請求書ではなく納品書の日付で納品書の合計額を入力するのが一般的ですね。特に大きなものなら一品づつ入力します。ただし、在庫管理システムと連動した経理システムを使っているところでは、納品書の内容を詳細に入力する必要があるでしょう。

この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。

お礼日時：2007/08/30 20:54

No.1 回答者： skyisblue 回答日時： 2007/08/29 22:45

先ず、仕入先から商品を仕入れた時点で納品書をもらうように

しましょう。
納品書が来て、その後で請求書が来るという流れが自然です。
納品書が来た時点で『この後で請求書本紙が届くんだな』という
事がわかる訳ですから。

また『多めに仕入れて幾つか在庫にし、残りを販売する』事で
在庫の管理に手間取ってしまう事もありそうな気がします。
そこで、
(1)仕入先に『発注書』を流し、商品を仕入してもらう。
（エクセルで簡単な書式のは作れるかと思います）
(2)商品が届いた時に『納品書』も一緒にもらう。
(3)『発注書』と『納品書』の内容があっているか確認する。
（更に細かい事を言うと、納品書を自社が受け取り、
商品を受け取った証拠に受領書を自社が仕入先に渡すのが望ましい。
今は大抵、納品書と受領書は一緒になっているので、
新たにこちらで作る必要は無いとは思いますが…）
(4)内容が一致している事をきちんと確認して、
　はじめて『請求書』をもらう。
こーいった流れが理想だと思います。
また多めに仕入れて後で販売する用に『在庫管理票』みたいな
ものも作ると良いかと思われます。
これだけで、自社からお客さんへ販売した商品の売上ミス
（主に売上二重計上等）を防ぐ事もできるわけですから。

こまこましていて非常に面倒ですが、
こういった一連の作業を通して、売掛金・買掛金・在庫等は
合っていくものだと思われます。
参考になりましたか？

この回答へのお礼

お返事ありがとうございます。

お礼日時：2007/08/30 20:54