一般事務・事務補助

２１の女です。

一般事務と、事務補助に興味があります。
けど、検索してみても、イマイチよく分かりません、、
調べてもまったくこの仕事の土台と見通しが付きません。

そこで、此処からが質問なのですが
よろしければどのような職務なのか、またどういう勉強をすると役立つのか
教えて頂けたら幸いです。

働いている方々、また、働いていたという方々からのアドバイス等もあると嬉しいです

No.2 ベストアンサー 回答者： doorakanai 回答日時： 2011/10/16 13:20

建築関係の職人兼デザイナー兼事務員兼社内限定パソコンサポートセンターです。

営業が仕事とってきた
→見積(下請に見積をとったり細かい事は事務がやる)
→仕事を納める(納品書などの管理)
→請求書発行(ここから全て事務の責任で管理)
→売掛・仕入等の帳簿を書く
→入金　で1件完了(入金なければ請求書再発行等)

電話、来客、掃除(異論はあるかもだが、事務のやる事だと思っている)
誰かに何か聞かれたらすぐに調べて答えを出す、何かくれと言われたらすぐに出す、
ペン等備品の管理、コピー機、パソコンの不具合修正、他細々と。
金の管理と社内の整備(？)と社員のサポート　てな感じの裏方稼業です。

パソコンはよけといて、世間では営業事務・一般事務と言われる範疇だと思います。
一時もじっとしてられません。じっとしてる場合じゃないのが事務だとも思っている。
経理事務なら給与計算や貸借表等作るのでしょうが、私はやってないので知りません。

勉強というか心構えというか
パソコンの事をある程度知ってるのは便利かと。
分からない、知らない事は考えて調べる思考回路と機動力。
それでも駄目なら、あっちこっちに聞いて助けをもらえる程度のコミュニケーション能力。
客や社内の誰と仲が悪いとか、嫌いとか、そういうのでは通用しないと思います。

No.1 回答者： t_fuxima 回答日時： 2011/10/07 21:37

商社で営業をしている者です。

一般事務・・・。難しい言葉ですね。まず一般事務という職務自体が曖昧です。興味があるとのことですが、どうして興味をお持ちになったのでしょうか？
例えば、身近な人が一般事務をしている。ある会社で、一般事務を募集していた。テレビドラマで見たことがある。など。イメージを具体化することで、職務や必要なスキルもわかってくるかと思います。

私に正解が回答できるかわかりませんが、私の身の回りにいる一般事務（いわゆる事務系OLさん）の仕事をご紹介します。

私は600人程度の中規模商社で営業マンをしています。私のチームは6人。そのチームを支える事務の女性が1人います。ここではその女性についてお話ししましょう。

朝はみんなと同じ時間に出勤し、夜のうちに届いたFAXを、内容を見てみんなの席に配ります。またお客様から届いたメールをチェックします。営業は外出が多いので、緊急のメールを読むことが出来るとは限りません。通常はCCでその女性のアドレスにも送るようにしているので、急ぎの時はその女性が確認してくれます。

営業会議で使う書類のうち、先週の受注額を顧客別で見るグラフが必要になりました。データが多いので、事務にお手伝いしてもらいます。これはエクセルでの作業になります。

日中、チームにかかってくる電話は、その女性が受けることが多いです。どうしても営業は外出が多いものですから。海外と関わりのある会社の場合、国際電話のこともあるでしょう。電話取次ぎ程度でいいので、英語も必要かもしれません。国内取引だけであれば問題ないでしょう。

昨日営業マンが獲得した注文の内容を精査し、受注額をPCに登録します。少額とは言え、会社の経営に関わる数字なので、間違いがないかよく確認します。その後、受注した商品の在庫があるか確認します。在庫が不足する場合は発注する必要も生じます。また納期を確認します。お客様は来週欲しいと言っているようですが、１０日かかるということであれば、納期の調整が必要になります。これは営業マンが交渉することですが、納期１０日ということは営業マンに正確に伝えないと、後でトラブルになります。

お昼は近くで食べているようです。お弁当を持ってきて、みんなで会議室で食べている時もあります。

午後は大切なお客様が来社されました。お客様にお茶をお出しするということや、帰りに玄関までお見送りすることもあるかもしれません。

外出中の営業マンに来客がありました。本人は不在ですので事務の女性がかわりにお会いし、お詫びを述べます。「大変申し訳ございません。あいにく山田は外出しております。・・・・etc」

お客様から「商品が届いていない(怒)」という電話がありました。正直言って全くわかりませんが、「私は知りません」で済む問題ではありません。外出中の営業マンに代わって、配送状況を確認します。ちゃんと倉庫から出たのか？　どこの宅配業者が届けたのか？　そのトラックは今どこにいるのか？　など。

夕方になれば、コピー機の紙がなくなります。コピー用紙を補充するのも、気づいた人がやります。社内が多い事務は、そういった雑用をすることが多くなります。

夜もみんなと同じ時間には帰ります。会社もあまり残業代を払いたくないので、遅くまで仕事はさせません（笑）


以上、長々と失礼致しました。
申し上げたいことは、一概にこれをやる、というような回答ができないということです。出来ることなら何でもやる仕事だと思います。そのため、必要なスキルについても最低限はPC基本操作ぐらいかと思います。あとは気が利くということでしょうか。
また、会社にもよると思いますが、事務はみんなから頼りにされており、とても感謝される仕事です。少なくとも私の職場では、最も尊敬される職種の一つと言えます。

最後に、一般事務における部署別に必要な知識についてです。これはあればいいという程度のもので、必須ではありません。

総務で働いている事務の女性で、秘書検定を持っている人がいます。法務担当の事務であれば、ビジネス法務検定。輸出入を担当する部署であれば、通関士などを持っていると、将来有利かもしれません。そうでなくても、貿易の知識は役に立ちます。営業部であれば、エクセルなどのPC知識は必須です。
また全てに言えることですが、一般事務が電話を受けることは多いようです。海外取引があれば、簡単な英語は必要でしょう。それと簿記検定は３級でいいので取得して下さい。事務だろうが何であろうが、社会人として常識です。特別な理由がない限り２級は必要ありません。