字（筆跡？）が読み取れない時の対処法

アンケート用紙に書いていただいた住所や名前を住所録ソフトに登録し
お誕生月にケーキサービスのハガキ（ＤＭ）を作成して送るという仕事をしているのですが…

筆跡（という言い方で合っているでしょうか？）で、『読めない字』がよくあります。
『読めない漢字』はＩＭＥパッドを使って入れられるので、問題ありません。

名前や住所や数字（番地等）が…例えば殴り書きのような字だったりして読めません。

個人情報を書く欄には『お誕生月にケーキサービスのＤＭを送らせて下さい』と書いてあるので
名前や住所を書いてくれているお客様は、きっとＤＭの配送を望んでいるものと思って
１だか９だか分からない字の時はグーグルマップで、その番地があるのか等を調べたり
出来る限り解読できるように努めています。

しかし、どうしても解読できないものがあり困っています。

個人情報なので、間違えると大変＆失礼だと思い慎重にしていますが
たまにお客様から
『住所書いたのにＤＭが届かない』←字が乱雑で読めなかったもの？
『誕生月が間違ってる』←同じ名前、同じ住所で誕生月を変えて登録している方には
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年１回に統一する為、最初の登録を優先しているから？
など指摘を受けることがありますが、どうも腑に落ちないのが正直なところです。

そのようなこと、他のお店や会社でもあると思うのですが…
どのように対応していらっしゃるんでしょうか？

アンケート用紙に記入してもらっているので、スタッフが事前に内容を確認するのは不可能です。
登録をその場ですることも、人員の問題から不可能です。

ちなみに記入いただいているのは
名前（フリガナ）、住所、誕生月のみです。

『読めない字』では登録できないし送れない、誰にでも読める字で書いてほしい
ということを、どう言いまわしてイイのか分かりません。

たくさんの誕生月を登録してくる方に、『どれが本当の誕生月』なのか
どの月に送ればイイのか…分かりません。

お客様に指摘された時、正直に読めませんでしたとは言えないですし
どう答えたら（言いまわしたら）イイのでしょうか？

何かイイ対処法はないものでしょうか？
アドバイスください。よろしくお願いします！

No.3 ベストアンサー 回答者： doorakanai 回答日時： 2011/12/25 18:50

電話番号も書いてもらう。

達筆過ぎて読めない人には「文字がかすれてしまっていたので、一部確認させて」と。
数字だけなら汚なくても大体読める。
それも読めなければもう諦めるしかないが、ずっと減るでしょう。
アンケートの集計はしていませんが、「文字がかすれていて」はよく使います。

この回答へのお礼

回答頂いているのに気付かず、大変っっお礼が遅くなりました(><)
以前は電話番号の欄も設けていたのですが、未記入が多いことと
電話番号を活用する機会もなく、必要もないので廃止しました。
ですが、『文字がかすれてしまっていた…』という言い方はとても素晴らしいと思います！
どちらの不手際にもならない、不運や偶然を装えるので☆一番活用したい一言だと思いました。
お礼が遅れ本当に失礼しましたが、本当にありがとうございました！！

お礼日時：2012/06/14 21:17

No.2 回答者： pet777 回答日時： 2011/12/22 16:56

誕生月は１～１２まで印字して該当する月を丸で囲ってもらう

とか。

この回答へのお礼

書いてもらうのではなく、誘導するんですね。
できる限り文字を書いてもらわなくてイイように作成する
という考えで作ってみます。ご意見、ありがとうございました！

お礼日時：2011/12/22 18:25

No.1 回答者： nekonynan 回答日時： 2011/12/22 16:28

　アンケート用紙に郵便番号を書く欄を設ける。

　７桁の郵便番号を入れれば

　301-0001　
　ならば
　301-0001で変換すれば茨城県龍ケ崎市久保台　町名まで出るから速く間違えが少なく対処できます

　クセ字も関係ありません

　名前にフリガナの項目を設ける


　これくらいかな対策は

この回答へのお礼

早速のご回答、ありがとうございます！
書き忘れましたスイマセン…郵便番号を書く欄はあります。
（書いていない、書いてある住所と違う市町村名が出てくる…など日常茶飯事ですが）
何丁目、何番地、何号室のあたりが読めないと、やはり送れません。
名前のフリガナも、漢字を書く欄と同じ大きさで設けていますが
書いてもらえていないものも多いですし、乱雑なものは
ひらがなでもカタカナでも、やっぱり読めません…
郵便番号の記入枠も大きくしてみましょうか。ご意見ありがとうございました！

お礼日時：2011/12/22 18:22