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どのような会議か知りませんが、会議には「定足数」の規定と、「決議」に関する規定があって、これらを満たしていれば会議での決議は有効です。
つまり、委任状は会議に直接出席できない人が「書面で出席」する手段であり、会議開催に必要な定足数と議決件数を充足するための手段です。
会議が規定通りの開催要件を満たし、正当に議決されたものであれば、委任状を提出していない人間が後から何を言っても何の意味もありません。なのでそういう文句をつける人間は無視するだけです。
本当に文句があるなら会議に参加して自分の意見を述べれば良いだけです。
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