エクセルの現金出納帳

Question

今、この現金出納帳を使っています。
http://excelman.blog73.fc2.com/blog-entry-53.html

この出納帳はリアルタイムで書き込む分には申し分ないのですが
例えば、今日先月の始めの頃の書き忘れた分を書こうと思うと非常に使えません。

たったひとつの書き忘れを書き足すために、全て一行づつ手動でずらさなければならないからです。

それは、私がエクセルの使い方を知らないからですか？
例えば、2012年12月の書き忘れを2013年1月の後に書いても
ボタンひとつで時間の並び通りに並び替えられるような技はありますか？

また、そのようなことが出来る現金出納帳があればご紹介下さい。
エクセルにこだわっている訳ではないので、どれでも良いです。

宜しくお願い致します。

MarcoRossiItaly · Accepted Answer

No.1 です。

並べ替えは便利な機能で、頻繁に使います。けれど今回、異なる行を参照する数式が存在したりして状況がちょっと難しいので、操作そのものは簡単なんですが、判断が難しいかもしれませんね…。

なので、すみません、紹介しておいてなんですが、「並べ替え」ではなく、No.1 の「コピー→貼り付け」（コピー＆ペースト）による方法のほうを今回はお勧めします。

＞年月日は順序どおりになったのですが肝心要の金額がムチャクチャになり超絶焦りました。

たとえ一時的に数字が変化しても、数式のセルをダブルクリックするなどして修正すれば、全体の値が正しいものにパッと戻るとは思うのですが、それが難しいというわけですよね…。上のコピー＆ペーストなら、そういうことは起こらないと思います。すみません。

＞専門用語？が多くて何を言っているのかあまり分かりませんでした^^;

なるべく易しく説明したつもりではあったんですが、初心者さんの気持ちになり切れていなかったようで、すみません。

以下に、ちょろっと用語解説をしてみました。厳密ではないかもしれませんが、大体こんな感じということで。お暇なときがあれば、眺めてみてください。その上で No.1・2 の説明を読み返していただくと、少しは何を言っているかご理解いただけるかもしれません。

●リンク
　アドレスのようなものをクリックすると、インターネットのページとか何かのファイルを開いたりできる機能。ハイパーリンク。
●ダウンロード
　インターネットなどのネットワークからその端末である PC（パソコン）に、一時的または長期的に、何らかのデータを保存すること。
●VBA
　Visual Basic for Applications というプログラミング言語。Microsoft（MS）の Office（Word、Excel、Access など）におまけで付いてる。MS は VBA で行う処理をマクロとも呼んでいる。Excel などの機能を自動的・大量・高速に実行させたりするために、ユーザーが必要なコードを記述。
●セル
　Excel で数字、文字、数式などを中に入力できる、無数にある四角いもの。入力済みのデータを使って、計算も可能。
●参照
　計算に使用するため他のセルの値などを読み取ること。
●関数（function）
　数値などを読み取って何らかの計算をしてくれる、文字で表された容器のようなもの。セルに入力するなどして使用。
● OFFSET 関数
　参照する（読み取る）セルの位置指定に関係する関数。
●数式
　セルなどに入力している「=」の記号から始まる文のようなもの。関数を混ぜて書くことも可能。
●行
　左右の方向に一直線に並んでいるセルの集合。
●列
　上下の方向に一直線に並んでいるセルの集合。
●並べ替え
　数値の大小など、何らかの基準に従ってレコード（行）の順序を入れ替える操作。
●セル範囲
　複数のセルを集めてできる長方形の範囲。
●ドラッグ
　マウスを左クリックし、左指を離さないままマウスを水平に動かし、その後、左指を離すという一連の操作。Excel ではセル範囲を選択するときなどに、よく使用。
●リボンあるいはメニューバー
　Excel のウィンドウ（画面）の上のほうに表示されている、「データ」とか「挿入」といったメニューが並んでいる部分。Excel2007 以後はリボン、2003 以前はメニューバー。
●メニュー
　よく利用されるものとして Excel に始めから用意されているコマンドの集まり。
●昇順／降順
　昇順は、数列あるいは文字列が、その文字コード番号の増加する方向に並んでいること。「1,2,3,…」、「あいう…」、「abc…」など。降順は、昇順と逆方向の順序。
●キーボード
　パソコンの装置一式のうち文字を入力したりするもの。
●フィルタあるいはオートフィルタ
　行の並べ替え、あいまい検索による絞り込みなどが簡単にできるボタンを表に取り付ける機能。2007 以後はフィルタ、2003 以前はオートフィルタ。
● A1:C5（セル参照）
　左上の角が A1 セル、右下の角が C5 セルであるような長方形のセル範囲を参照することを表す記号。
●ペースト
　貼り付け。
●ダブルクリック
　ある程度以下の短い時間に、2 回連続で左クリックすること。

kagakusuki · Answer

回答No.3、4です。

>私の使っているＯｆｆｉｃｅは2003です。
>大丈夫でしょうか？

済みません、Excel2007以降のバージョン用の解説が画像付きで掲載されているサイトへのリンクと、Excel2003以前のバージョン用の解説が画像付きで掲載されているサイトへのリンクの、両方を貼りたかったのですが、Excel2003以前のバージョン用のものが見つからなかったため、取り敢えずとしてExcel2007以降のバージョン用のもののみを貼らせて頂いた次第です。
　回答No.3で挙げさせて頂いた、行を切り取って、途中の行に挿入する方法は、Excel2003でも行う事が出来ますので、安心して下さい。

>今使っている出納帳にこだわる気は一切無いので、そのような機能がついた現金を管理できるものが無料であれば教えて下さい。

もし宜しければ、回答No.3で仄めかさせて頂いた「2、3手くらいの操作で並べ替えが出来る様にする方法」に適した「出納帳用のExcelファイル」を、私がこれから試作する事も出来ると思います。
　但し、このサイトでは、Excelファイルをアップロードする事が出来ませんし、サイトのルールとして、回答として「個人的に作成したファイル等を、どこかにアップロードしておく事で、質問者に渡す」という行為も禁止されていたと思います。
　ですから、試作したファイルを質問者様に直接御渡しする術が御座いませんので、「説明されている手順通りに操作を行っていけば目的のファイルが完成する」様な説明内容で回答させて頂く事になると思いますが、、如何致しましょうか？

MackyNo1 · Answer

現在使用されているテンプレートは「月」と「日」を別セルに入力するようになっていますが、基本的にこのような使い方はデータベースとして使用する場合にはあまりお勧めできません。

現在のシートをそのまま活かすなら（レイアウトをそのまま使ってボタン一つで並べ替えなどがしたいなら）、以下のように利用されることをお勧めします。

B列の「月」を入力するセルに「1/8」のように日付を入力し、セルの書式設定で表示形式をユーザー定義にして「m」として月を表示するようにします。
C4セル以下の日付を表示するセルは、例えば「=B4」と入力してB列と同じデータを表示させるようにしておき、同様にセルの書式設定でユーザー定義にして「d」として日にちを表示するようにします。

上記のように入力しておけば、A列の並べ替えで「昇順」を選択すればいつでもデータを日付順に並べ変えることができます。

ちなみに、B列にその日の日付を入力したい場合は、Ctrlキーを押しながら；のキーを押すショートカット操作で入力するのが簡単です。

＃現在のシートで11月分と12月分（昨年の2月以降分）のデータだけをまとめて日付順に並べ替えたいなら、少しノウハウがありますが以下のような手順で実行することが可能です。

データ行の2行目から数式行を除く最終行まで（B5セルからG列まで）を選択し、「データ」「並べ替え」で、B列を第一優先順位にして「昇順」、C列を第二優先順位にして「昇順」で並べ替えます。
このようにすると、見掛け上、月日の順に並べ替えられますので、今年と去年の境目の日付の行から最終行まで（去年のデータ）のB列からG列を選択し、選択範囲の周囲にカーソルを合わせ、Shiftキーを押しながら（これが移動の操作のポイントです）、4行目と5行目の間（昨年の一番古いデータ行の下）にドラッグアンドドロップします。

＃Excelを含めてOfficeソフトはバージョンによって使用できる機能や操作方法が大きく異なりますので、質問の際には必ずバージョンを明記するようにしましょう。

JazzCorp · Answer

ん？
式が仕込んである（水色の）行をコピー（複数でも可）し、それを必要な場所に追加する。
それに上書きすれば、仕込んである式の連続性は問題なく維持される？？

kagakusuki · Answer

回答No.3です。
　済みません、H5セルに入力する数式にはバグがありました。
　ですから、H5セルに入力する数式を次の数式と差し替えて下さい。

=IF(COUNT(INDEX($F:$F,ROW()),INDEX($G:$G,ROW())),SUM($H$4)+SUM($F$3:INDEX($F:$F,ROW()))-SUM($G$3:INDEX($G:$G,ROW())),"")

kagakusuki · Answer

ボタン１つで行う方法は御座いません。
　何故なら、月と日を入力しただけでは、年の情報がないため、例えば１月１日の下に12月31日を入力した処で、2013年１月１日と2012年12月31日の事とは限らず、もしかすると2013年１月１日と2013年12月31日の事かも知れませんし、或いは2012年１月１日と2013年12月31日の事かも知れず、日付の新旧を判断する術がないからです。

年も記入出来る様に表を作り直した上で、残高欄に入力されている数式も書き換えれば、ボタン1つとまでは行きませんが、2、3手くらいの操作で並べ替えが出来る様にする方法も無い事もありませんが、失礼ながら質問者様はExcelの操作をあまり御存じではおられない様ですので、自力で表の横幅方向の列の数を増やす事が出来るかどうかも、御質問文を読ませて頂いただけでは判りません。（途中の列数を増やす操作は簡単なのですが、どの程度まで詳しく説明しなければならないのかを、判りかねております）
　そこで、取り敢えずとして、並び替えの操作そのものは少々複雑になるものの、表の列等はいじる必要のない方法を御伝え致します。

まず、表に記入し始める前の準備段階として、H5セル（上端にHと記されている列と左端に5と記されている行とが交わる位置にあるマス目）に、次の数式を入力して下さい。（H5セルは最初から数式が入力済みとなっていますが、元の数式は構わず消去して下さい）

=IF(COUNT(INDEX($F:$F,ROW()),INDEX($G:$G,ROW())),$H$4+SUM($F$3:INDEX($F:$F,ROW()),-$G$3:INDEX($G:$G,ROW())),"")

次に、以下の操作を行って下さい。

H5セルを選択
　　↓
選択範囲を示す黒い太枠の右下の隅にカーソルを合わせる
　　↓
するとカーソルの形が「白い矢印」であったものが、「黒い十字」の形に変わりますから、
その状態の時に、マウスの左ボタンを押す
　　↓
マウスの左ボタンを押しっ放しにしたまま、H48セルの右下の隅にまで、カーソルを移動させる

次に、F49セルに次の数式を入力して下さい。

=SUM(F$3:INDEX(F:F,ROW()-1))

次に、G49セルに次の数式を入力して下さい。（或いは、F49セルをコピーして、G49セルに貼り付けて下さい）

=SUM(G$3:INDEX(G:G,ROW()-1))

これで準備段階は完了で、後は通常通りに日付や金額等を入力して行って下さい。
　そして、もし、途中の日付のデータを後から追加する場合には、次の様な操作を行って下さい。

追加する内容を、表中の未だ何も入力していない行に、まとめて（一塊にして）入力
　　↓
追加するために入力した行をまとめて選択
　※この方法におけるH5セルに入力した数式の場合、選択する列の範囲は、
　　選択範囲内にB列～G列が全て含まれてさえいれば、B列～G列のみであろうと、
　　A列～H列の範囲であろうと、行全体であろうと構いません
　　↓
選択範囲を示す黒い太枠の内側にカーソルを合わせて、マウスを右クリック
　　↓
現れた選択肢の中にある[切り取り]をクリック
　　↓
途中に追加する内容の直後になる予定の行を選択
　※例えば、6行目と７行目の間に、11行目～14行目に入力した内容を差し込む際に、
　　B11:G14の範囲を切り取った場合には、B7セルを選択
　　又、A11:J14の範囲を切り取った場合には、A7セルを選択
　　↓
選択範囲を示す黒い太枠の内側にカーソルを合わせて、マウスを右クリック
　　↓
現れた選択肢の中にある[切り取ったセルの挿入]をクリック

これで、切り取った範囲を、既に入力済みとなっている行の途中に、差し込む事が出来ます。
　尚、普通の場合には、この様な操作を行いますと、セルの位置関係がずれてしまい、数式の計算結果が出鱈目になったり、エラーとなったりする事が多いのですが、この方法ではH5セルの数式を、「セルの位置が上下にずれても影響がないような数式」に書き換えております。

【参考URL】
　Vista と 2007 Office system > Excel2007 > 切り取ったセルの挿入
　　http://hamay.blogspot.jp/2011/12/blog-post_548.html

MarcoRossiItaly · Answer

No.1 です。補足します。

No.1 の添付図の中で「A2 セルに貼り付ける」と説明しているのですが、A1:C5 をコピーしたら、一旦 A2 を左クリックしてください。次いで、同じく A2 を右クリックするなどして、「貼り付け」を実行します。

左クリックを省いていきなり右クリックすると、A1:C5（元の範囲）に貼り付ける操作になり、行がずれないこととなるので、ご注意。

MarcoRossiItaly · Answer

リンク先の Excel ファイルはダウンロードしていませんが、VBA は使っていないと書かれているので、そうなのだとすると、H 列に何かの数式があらかじめ入力してあるということではないでしょうか。OFFSET 関数というものあたりを使っているのかもしれません。

行を入れ替えるだけなら、H 列の内容に関係なく、とても簡単にできます。

「並べ替えたい行の範囲（12 月のどこかの日付の行から 1 月の最後に入力した行とか）のうち、B ～ G 列」をドラッグで選択します。その状態で、リボンあるいはメニューバーの「データ」に並べ替え関係のメニューがあるので、「並べ替え」を押せば、基準の列を指定して並べ替えできます。

「昇順」や「降順」を押せば、アクティブなセルを含む列を基準にして並べ替えされます。アクティブなセルとは、例えば添付図では、1 つだけ色が異なっている A1 セルのことです。このセルの位置は、キーボードの Enter や Tab キーで、上下左右に動かすことができます。

または、フィルタあるいはオートフィルタというものを使ったことがあればお分かりかもしれませんが、そのボタンからも並べ替えができます。フィルタのボタンの取り付けは、表の中をクリックして、やはり「データ」にある「フィルタ」をクリックするだけ。こちらの方法の場合は、アクティブとかは気にしなくていいです。

また、仮に「手動でずらす」という作業を行うとしても、「1 行ずつ」行う必要はありませんね。添付図を参照。ドラッグその他の方法で複数の行の範囲を選択し、それをコピーし、1 行下にずらした位置に貼り付ければいいですね。

＞エクセルにこだわっている訳ではないので、どれでも良いです。

こだわりがないようでしたら、Excel をお勧めします。上達すれば、出納帳に限らず、様々な場面・用途で使えるので、割と便利ですよ。その頃には、「人が作った出納帳をわざわざネットからダウンロードしたい」とは思わなくなっていることでしょう。

エクセルの現金出納帳

No.1 です。

回答No.3、4です。

現在使用されているテンプレートは「月」と「日」を別セルに入力するようになっていますが、基本的にこのような使い方はデータベースとして使用する場合にはあまりお勧めできません。

ん？

回答No.3です。

ボタン１つで行う方法は御座いません。

No.1 です。

リンク先の Excel ファイルはダウンロードしていませんが、VBA は使っていないと書かれているので、そうなのだとすると、H 列に何かの数式があらかじめ入力してあるということではないでしょうか。

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