これは個人情報取扱に違反していますか？

Question

私の勤務先では、国税庁のホームページで公開されている年末調整アプリを使って年末調整の書類を作っています。
アプリを自分のスマホに入れて入力する人もいれば、元から入っている会社のパソコンを使って入力する人もいます。
社員１人１人にIDとパスワードが発行されているのですが、先日そのIDとパスワード全社員分のPDFデータが社内のMicrosoft Teamsで公開されていました。

これは個人情報取扱の面でアウトではないのでしょうか。
また、多くの会社もこれくらい緩いのが現状だったりするのでしょうか。

去年までの年末調整担当者(現在休職中)は、IDとパスワードを他人に見られない配慮をしてくれていました。
今年の担当者に確認したところ「入力した情報はアカウントではなくデバイス本体に残るから、他人にスマホでログインされても情報は見られない。だから公開した」だそうです。
ですが私の勤務先はパソコンを皆で共有して使っているため、IDとパスワードを入力すれば、これまでパソコンで入力した社員分の情報をのぞき見できることが出来る環境です。

asato87 · Accepted Answer

コンプライアンス的には問題がありますが、個人情報保護法違反かは微妙です。
年調作業に必要なID、PWがそもそも個人情報（もう少し厳密には個人識別符号）に該当するのか、年調をサービス利用というのかという疑問があります。
また、入力した社員個々の年調のための情報は検索可能な状態にデータベース化されているのかという問題もあります。
今挙げた点は個人情報保護法で事業者（ここでは会社）が遵守すべき事項の前提となる定義に関係します。

つまり誰でもが公開されたID、PWを使って他者の年調情報を見られる状態にしているということだと思いますが、
それ自体は問題があり会社の姿勢として宜しくないことは明らかですが、個人情報保護法という観点からは要件を満たしていない可能性が残るため、
ズバリの違反とはいえない可能性があるということです。
単純に各社員のプライバシー侵害になり得るということが主張しやすいと思います。

davidfox · Answer

>さらに云えば（詳しくないですが）、アプリに「復元」機能は備わって
>ませんかね？
>→わかりません。「復元機能が備わっているor備わっていない」で、この件>に対する捉え方が変わってくるものなのですか？

いいえ、大筋は変わりません。
内容を良く理解せずに回答しましたが、共有パソコンで入力した場合の件が大きいと思います。

davidfox · Answer

担当者の言い分と
「スマホに入れて入力する人もいれば、元から入っている会社のパソコンを使って入力する人も居る。」
この食い違いを担当者が理解してないように思いますね。

さらに云えば（詳しくないですが）、アプリに「復元」機能は備わってませんかね？
デバイスは紛失したり、壊れたりするので代替デバイスに移せるような手段が残されていると思うのですがね。

宜しくない担当者だと思います。

噛めんサイダー · Answer

そもそも、個人情報保護法の目的と、法律の中で定義している「個人情報」はご存知ですか？
会社の中の情報ですよね？
だったら、そのデーターが無くても社員の名前だけで個人が特定できますよね？
法律で言っているのは「組み合わせることで個人が特定できるデーターの保護」だから、個人名だけて該当するんじゃないてすか？
会社外なら同姓同名もありえるから名前だけでは特定できません。
だから顔写真や銀行口座番号や生年月日などてて組み合わせれば個人が特定できます。社内なら使命だけで特定できます。
だから、Idやパスワードはあってもなくても特定できます。

taglet · Answer

もちろんアウトです。
担当者はあてにならないので、上司に訴えましょう。

これは個人情報取扱に違反していますか？

コンプライアンス的には問題がありますが、個人情報保護法違反かは微妙です。

>さらに云えば（詳しくないですが）、アプリに「復元」機能は備わって

担当者の言い分と

そもそも、個人情報保護法の目的と、法律の中で定義している「個人情報」はご存知ですか？

もちろんアウトです。

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