勤めて15年位。職場は当初、営業所長と事務員の私だけ。
前職の方からの引継ぎもなく、仕事のノーハウを教えてくれる先輩もいません。
所長は相当ワンマンです。ゆえに、何度も辞めたいと思いましたが毎日(心で)泣きながら頑張ってます。
質問の趣旨と外れそうなので、本題に入ります。所長が出張中、事件が起きました。
電話を受けていたところ、もう一回線の電話が鳴ってしまったのです。
それは所長専用回線なので誰からか判ってはいたものの、
お客様と話してる電話を切るわけにもいかず、そのまま応対を続けました。
2~3年前から営業所には他部門が入っておりますが、全員外出中。
唯一、留守番の事務の子も席を空けており、所長の電話を取ることが出来ません。
1度切れた後、20コール以上は鳴っており、お客様との電話が終わったので
すぐに専用回線に出ましたが所長から「誰と話してたんだ!!!」と聞かれたので
私「(通常のお客様ではなく)個人の方からですが…」と返しました。
所長「そんなのはすぐに切れ」と言います。
何回も鳴らしてるんだから(絶対に出ろという意味が)判るだろ!と。
そこで質問です。どう電話を終わらせれば良いでしょうか。
「詳しいことを説明出来る人間がおりません」と申し上げたのですが
お客様「じゃ(資料を)ここに送って」と言うので、連絡先を聞きながら
所長コールが鳴り響く中、青くなりながらメモを取ってた次第です。
相手には所長コールが聞こえてたと確信してます。
そんな中、気を悪くされると思い、もう一方の回線を優先することが出来ませんでした。
所長はとかく電話にうるさく、自分の電話は1コールで出ろと言う人です。
どなたか、ご教授いただけないでしょうか。よろしくお願いします。
No.2ベストアンサー
- 回答日時:
タイミングが悪いことって起きてしまうものですね。
このような場合ですと、お客様の方に、「大変申し訳ございませんが、少々お待ち頂けますか?」と言って、一旦、保留にし、上司の方の電話に出て、「今、お客様からの電話に出ておりますので、終わり次第、すぐに掛け直します。」(すぐに、を強調して)という応対が良かったかもしれませんね。
再び、お客様の電話に戻ったときには、「大変、失礼致しました」と一言詫びてから(大変、を強調)すぐに本題に戻りましょう。
こういう気持ちが急いている人(上司の方)には、こちらも、あなたのために、急ぎますからね~、というテンポと気持ちで、話すと、ちょっと納得?してもらえる場合が多いです。
いずれにしても、他の電話に応対中だと、1コールで出るのは無理ですし、それに、もし、上司の方が、その場で用件を話し始めてしまったりしたら、今度は、お客様をずっとお待たせし、もっと困った状態になってしまうので・・・
また、同じような状況になってしまった場合のことを考え、上司の方に、あらかじめ断っておかれると良いでしょう。
「今回のように、やむを得ず、すぐに電話に出られない場合もありますが、できるだけ早く応対できるようにこちらも努力しますので、ご理解下さい。よろしくお願いします!」
と、少し下手?に、でも、キッパリと。
いかがでしょうか?
あまり文句を言わせないためには、普段は、できるだけ頑張って、1コールで出る必要はありますが・・・。
頑張って下さい!
具体例をあげて頂き、大変助かりました。
これでお客様がお気を悪くされても、仕方ないと諦めます。
実践に映すためにも、今日から練習します。
上司の電話は、日ごろから1コールで出るよう努めてます。
最初は3コール以内と言ってたのに、いつの間にか1コール。。。
所長コールが鳴るのをドキドキしながら毎日を送ってますが、
苦手意識を少しでも克服するため頑張ります。ありがとうございました。
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