アクセスにて複数のレポートの印刷順序設定？！

Question

最近アクセスをいじり始めた、超初心者です。今仕事でちょっと困ってます。アクセスクラブでも検索してみたのですが、あちらは話がちんぷんかんぷんでお手上げ状態でした；。；なので、こちらで助けてほしくて・・。

店舗リストがテーブルに入ってて、それを元にレポートを作成しました。店舗番号と店舗名がA4一枚ごとに表示されるようにしたレポート。レポートはページ数にして計５枚なのですが、１レポート２ページまでしかできないみたいなので現在３レポート作りました。これをレポートごとに印刷してしまうと、店舗ごとに５枚１束にしたいとき、全部印刷してから自分で手作業で組み合わせていかなければなりません。全部で１０００店舗くらいあるのでとっても気が遠くなってます；；そこで、印刷する時点でその３つのレポートを店舗ごとに印刷かける方法がないかなと思ってネットサーフィンしまくってますがイマイチ方法がわかりません。アクセス歴３日の超初心者にできるようなコトではないのでしょうか？

ん～こんな文章で意味わかるでしょうか？このままいくと、１レポートずつ印刷で出してから、上から２枚ずつとっていって店舗ごとに束ねるという手作業が発生してしまって、なんだか効率が悪い気がして。印刷する時点で、店舗ごとに印刷されてくれる機能はないのかなと思いまして。本当は１レポートに５ページ作ることができれば一番簡単なのに・・・どうしてできないの？；；本当に申し訳ないですが、どなたか助けてください。１０００店舗に５枚ずつで５０００枚・・・手作業で束ねていくのはイヤダ～～～＞。＜；

tetnon2000 · Accepted Answer

おめでとうございます。
#9さんのおっしゃることは最もですね。（VBA作成の技量にも感嘆いたしました）
ただ、他の質問を見ても大体そうなのですが、本当に困って、焦っているせいか重要な情報が抜けていたり、文脈がおかしかったりするものが多数見受けられます。
まあ、人間の心理状態でパニクッているときはやむをえないのかも知れません。（字数制限もありますしね）
meat29様は初心者にもかかわらず、一所懸命取り組まれている姿が、文章から汲み取れました。だから様々な方がいろいろ書き込みしてくださったのだと思います。
今回のことを一過性のものとしないで、これからもOfiiceソフトのVBAなりマクロなりの作成を勉強されてはいかがでしょうか。
meat29様の今回の努力と根性があれば、相当なエキスパートになれると思います。
では、今後のお仕事でも活躍されることを期待して・・・GoodLuck　by　tetnon2000

nicotinism · Answer

どうやら解決のご様子ですが折角出来たので・・。
私が想像していたモノとはかけ離れたとんでもないモノを作ろうとしていたのですね。
No4さんへの補足を見て愕然としました。
No2さんは先見の明があったと思います。 (^_^;)

質問は、整理して、正確に、わかり易く、するように努めましょう。
ご質問者さんのモニターを見れば一瞬で分かる事でも、
掲示板では文字でしか伝えられませんし、電話のようにすぐに聞き返す事も出来ません。
また、
読みやすく、かつ、引用し易くする為に、文脈に応じて適宜、改行を入れましょう。

Accessでも簡単に作ることも出来ますが、まだハードルが高すぎると思います。
Accessは学習して、ある程度広範囲に習熟しないと使えるレベルにはなりません。
あっちこっちかじった位で何とかなるような、そんな甘いもんやおまへん！

ご質問の件は、要するに各店舗共通の商品発注リストがあって
その上のところに店舗番号と店舗名を入れたいと言う事ですよね？

ということでExcel のVBA で考えてみました
Access では、VBA・SQLの呪文？がわかり辛いかなと思いましたので。

下準備１
一番左にシートを追加します（『必ず一番左に！！！』）これが店舗リストになります。
　　　　　　A      |    B
　　1|　　店舗番号 ｜店舗名
　　2|　　　　　 1 |北海道
　　3|　　　　　 2 |岩手
のように二行目からデータが始まります
データは店舗番号で昇順でソートしてください、でないとVlookUp関数でエラーになります。

二番目以降のシートは商品リストのデータとなります
アドレスB2に店舗番号、B3に店舗名とします
B3には、=VLOOKUP(B2,sheet1!A:B,2,FALSE) として
Sheet1のデータを見に行くように設定します
実際に、B2セルに店舗番号を入れて、店舗名が変わるのを確認してください。

Sheet2以降のシートは商品リストのデータとします
B2には店舗番号、B3には店舗名が入りますので、商品リストは４行目以降から
始まります。

Sheet2以降のシートの印刷プレビューで１ページに収まるように調整します。
もし、商品数が多くてはみ出す場合には、新たなシートを追加してください。
また、Bookには店舗リスト・商品リスト  以外のシートは入れないで下さい！！！

下準備２
スプールされたドキュメントを最初に印刷する
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;891594
を参考にして
回避策
ドキュメントを確実に順番通り印刷するためには 
「全ページ分のデータをスプールしてから 印刷データをプリンタに送る」 
「スプールされたドキュメントを最初に印刷する」 
を ON に設定します。
として下さい。でないと印刷順序は保証されません。

さて、ここからが大変かも？
Alt + F11 を押して VBE の画面に切り替えます
メニューから 挿入→ 標準モジュール を選び、下記をコピペ


Sub Insatu()
Dim i As Long   '店舗のカウンター
Dim j As Long   'シートのカウンター
Dim Fshop As Variant    '始めの店舗番号
Dim Eshop As Variant    '終わりの店舗番号
Dim c As Variant        'セルオブジェクト
Dim fAddress As Variant '始めの店舗番号のセル番地
Dim eAddress As Variant '終わりの店舗番号のセル番地
Dim rRow As Long        '店舗リストのデータ開始行
Dim sCount As Long      '何店舗ごとに休憩するか指定

rRow = 2    '店舗データが二行目から始まるのをセット
sCount = 50 '店舗ごとの休憩数をセット
'メニュー選択
Select Case InputBox("１・全部印刷" & vbCrLf & vbCrLf & _
                     "２・指定店舗印刷" & vbCrLf & vbCrLf & _
                     "３・中止")
    Case 1
        GoTo Zenbu  'ラベル Zenbu へジャンプ
    Case 2
        GoTo Sitei
    Case Else
        Exit Sub
End Select

'----------------------------------------------------------------------全部印刷
Zenbu:
i = 0  '店舗の件数カウンタ初期化
Worksheets(1).Select        '店舗リストのあるシートへ移動
Range("a" & rRow).Select    'そのシートのデータ行の頭に移動

Do Until Sheets(1).Range("a" & i + rRow) = ""   '店舗リストが空白になるまで繰り返し
    For j = 2 To ThisWorkbook.Sheets.Count      '店舗リスト以外のシートを全部捜査し、値を代入
        Sheets(j).Range("b2").Value = Sheets(1).Range("a" & i + rRow).Value
        Sheets(j).PrintOut
    Next j
    i = i + 1   '次の店舗リストに移動するためにカウントアップ
    If i Mod (sCount - 1) = 0 Then  'もし、sCount（何店舗ごとに休憩するか指定）を超えたら
        If MsgBox(Sheets(1).Range("a" & i + rRow) & vbCrLf & Sheets(1).Range("b" & i + rRow) & _
                    " まで印刷しました続行しますか", vbYesNo) = vbNo Then   'どうするか問い合わせ
            Exit Sub
        End If
    End If
Loop
Exit Sub

'----------------------------------------------------------------------指定部分印刷
Sitei:
Fshop = InputBox("始めの店舗番号を入力")
Set c = Worksheets(1).Range("a:a").Find(Fshop, LookIn:=xlValues, lookat:=xlWhole)
    '↑オブジェクト ｃ にセルをセット
    If Fshop = "" Then      'キャンセルや×点で終了した場合
        MsgBox "中止しました"
        Exit Sub
    End If
    
    If Not c Is Nothing Then    'Find で条件に見合うものが有った場合
       fAddress = c.Address     'そのセルのアドレスを取得
    Else
        MsgBox "この番号では見当たりません"
        GoTo Sitei
    End If

Eshop = InputBox("最後の店舗番号を入力")
    If Eshop = "" Then
        MsgBox "中止しました"
        Exit Sub
    End If

Set c = Worksheets(1).Range("a:a").Find(Eshop, LookIn:=xlValues, lookat:=xlWhole)
    If Not c Is Nothing Then
       eAddress = c.Address
    Else
        MsgBox "この番号では見当たりません"
        GoTo Sitei
    End If

Worksheets(1).Select
Range(fAddress).Select

For i = Range(fAddress).Row To Range(eAddress).Row
    For j = 2 To ThisWorkbook.Sheets.Count
        Sheets(j).Range("b2").Value = Sheets(1).Range("a" & i).Value
        Sheets(j).PrintOut
    Next j
Next i

End Sub

一般的なVBAのやり方は分かりますよね！！！？
分からなかったら・・・調べてね。またExcelのヘルプで探せば分かるような事の
ご質問は「無視」します。
あらかじめ、ご了承ください。

こちらでダミーデータ
店舗数、1200
商品数、各シート 53件 × 5シート
で行ったところ、全部印刷の場合
Pentium 600M  & Memory256M では最初の50件がプリンタに送られるまで８分
Pentium 2800  & Memory1024Mでは最初の50件がプリンタに送られるまで１分位でした。
なお、全部印刷の場合、印刷データが送られて、
『～まで印刷しました続行しますか』と出ますが、これは印刷データをプリンタに送り切った
という意味ですので、多分プリンタは依然として一所懸命に印刷中だと思います。
プリンタを開けばどれだけキューに溜まっているか（溜まっている印刷データ）が確認できます。

それでは。

tetnon2000 · Answer

tetnon200です。すみません。どうしてもはずせない用事で外出していました。
サブレポート試されたようですね。
申し訳ありません、サブレポートの挿入方法に誤りがありました。
サブフォーム/サプレポートを選択して、埋め込むフィールド範囲をドラッグします。次に既存のレポートまたはフォームから作成するを選び、2ページ目以降のレポート指定してください。次へボタンを押し、独自に設定するではなく、一覧から選択する（下の窓なにかでていますがそれをいじらずに、完了ボタンを押してみてください。

tetnon2000 · Answer

思い出しました。私もレポートの要素数が多くて困ったことがありました。
最初のページとなるレポートのデザインのツールバーから、サブフォーム/サプレポートを選択して、埋め込むフィールド範囲をドラッグします。次に既存のレポートまたはフォームから作成するを選び、2ページ目以降のレポート指定してください。次へボタンを押し、独自に設定するにチェックを入れます。フィールドの入力欄が出ますが気にせず、そのまま完了を押してください。これで複数のレポートが１つにできます。
２つめ以降のレポートのデザインを、挿入されることを想定して作り直せば（ヘッダー、フッターを取るとか）見やすいものになるはずです。
絶対試してみる価値はあります。

tetnon2000 · Answer

tetnon2000です。
マクロを組まれたみたいですが、もし、店舗ごとにページが異なっているのであれば、マクロの印刷のところでページ指定ができます。
ただし、これだと大量のマクロを記述することになりますので、他の方のアドバイスを参考しにたほうが良いのかも知れません。

nicotinism · Answer

多分レポートに載せる要素がてんこ盛りなので
セクションの高さ 22 in. (55.87 cm) の制限一杯まで入れ込んでも
要素の数が多すぎて収まり切らない
仕方なくレポートを分割して溢れてしまう要素を新たなレポートに
（レポート３種類）入れ込んだ・・・
で出力する際は
１枚目 レポ１--店舗１
２枚目 レポ２--店舗１
３枚目 レポ３--店舗１
４枚目 レポ１--店舗２
５枚目 レポ２--店舗２
・・・・・・・・・・
２９９８枚目 レポ１--店舗１０００
２９９９枚目 レポ２--店舗１０００
３０００枚目 レポ３--店舗１０００
のようにしたいのではないかと？・・・

そもそもそんなレポートが必要なのですか？
不要な要素を削って１枚にダイエットできませんか？
確かコピー紙で２５０枚で厚さ５ｃｍ位だと思います
５０００枚だと厚さ１メートルにもなりますよ。違ったかな？

それでも出さなきゃならんのなら
テーブルの構造が分からなくては回答できないと思います。

インク切れ、紙詰まりなども考えておかないとならないし・・
共有プリンタなら出力中は他の人のドキュメントが混じらないように
『みんな今からプリントしちゃダメ！！』と告知も必要だし・・
前途多難かも。

noname#79209 · Answer

> １レポート２ページまでしかできないみたいなので現在３レポート作りました。
１店舗当たり５ページ分出力したい内容があり、作成したレポートでは１レポートに２ページ分の内容しか印刷できないので、３レポート（２ページ×３＝６）作ったと推察します。
しかし基本的に１レポート２ページという制限はないので、レポートのデザインが間違っているのだと思います。
５千枚のレポートをアクセスを使って出力するのは異常です。（ないとは言いませんが．．．）
ひょっとして、何かの記入用紙を１０００店舗分印刷するのではないのですか？
もしそうなら、ワードで用紙を作り、店舗番号と店舗名を差し込み印刷するほうが楽なのでは？

また、印刷をレーザープリンタで行うなら、
1.紙は必ずさばいて（紙と紙の間に空気を入れる）からセット。
2.1000枚毎にトナーを外して左右に傾け、トナーの粉を均等にする
　また、これを行うことによりプリンタ内部の熱を逃がすことにもなる。
3.一度に全て印刷しようとせず、多くても５００枚（ぐらい）単位で行う。
を行うことをお勧めします。

tetnon2000 · Answer

お返事遅くなってすみません。#1のtetnon2000です。
マクロとい言葉で驚かせてしまったようですね。
アクセスのマクロはエクセル等でいうVBAとは全く異なります。
勇気を出してオブジェクトのマクロを選び、新規作成ボタンを押してください。アクションとコメントという2列の表が表示されます。
アクションの1行目をクリックすると、右端に下三角ボタンが表示されるので、それをクリックしてみてください。
いろいろ選択肢がでてきますが、スクロールして「レポートを開く」を選択してください。すると、表の下の方にレポート名とかビューと書いてある表が出現します。この表のレポート名の欄をクリックしすると、右端に下三角ボタンが表示されるのでそれをクリックしてみてください。
meat29様が作成したレポートの一覧が表示されるので、1番最初のレポートを選択してください。その下の欄のビューで印刷を選択してください。
アクションの2行目、3行目には同様にして2番め、3番目のレポートを設定します。4行目は終了を選択してください。左上の×印をクリックすると保存するかどうかきいてきますので、適当な名前をつけて保存してください。あとはそのマクロを選択した状態で、実行ボタンを押せば、3つのレポートが連続して印刷されます。
ちょっとわかりずらいかもしれませんが、要はまとめて行いたい手順を登録するだけなのです。プログラミングなんかではありません。
長文でわかりづらいところもありかもしれませんが、本当に困っているならぜチャレンジしてみてください。
追加質問も受け付けますので。

noname#22222 · Answer

このような問題は、質問事項を簡潔にまとめることが出来るか否かで決まります。
つまり、どういう問題を解決すべきなのかが明瞭であれば、後は、手の問題に過ぎません。

＞レポートはページ数にして計５枚・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・意味不明です。
＞印刷する時点でその３つのレポートを店舗ごとに印刷かける方法・・・意味不明です。
＞本当は１レポートに５ページ作ることができれば一番簡単なのに・・・意味不明です。

Ｑ、アクセス歴３日の超初心者にできるようなコトではないのでしょうか？
Ａ、無理です。

残念ながら、＜どこが判らないのか判らない状況＞を覆すのが先決です。

tetnon2000 · Answer

印刷手順をマクロに登録しておけば、そのマクロを実行するだけで済むと思いますが。
アクセスのマクロの設定手順は結構簡単ですが、もしわかりづらければ、追加・補足を投稿してください。

アクセスにて複数のレポートの印刷順序設定？！

おめでとうございます。

どうやら解決のご様子ですが折角出来たので・・。

tetnon200です。

思い出しました。

この回答への補足

tetnon2000です。

多分レポートに載せる要素がてんこ盛りなので

この回答への補足

> １レポート２ページまでしかできないみたいなので現在３レポート作りました。

この回答への補足

お返事遅くなってすみません。

この回答への補足

このような問題は、質問事項を簡潔にまとめることが出来るか否かで決まります。

印刷手順をマクロに登録しておけば、そのマクロを実行するだけで済むと思いますが。

この回答への補足

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