EXCELの住所録で年賀状

来年から年賀状の住所氏名だけを、年賀状ソフトで印刷しようと考えているのですが、ソフトによってはEXCELで作成した住所録データを、年賀状ソフトの方に汎用させることができる、という記事を目にしました。

そうだとすると、EXCEL上でどんな項目で住所氏名を整理すればよいか、たとえば名前は氏と名を別のセルに分けて記入した方がいいのか、都道府県と市町村と番地は別のセルの方がよいか、など、経験者の方にアドバイスをしていただきたいです。

また、住所氏名に強い年賀状ソフトがあったら、教えてください。

No.1 回答者： ka3 回答日時： 2002/12/23 17:02

　比較検討をした事が無いので、今年利用したソフトと最初からバンドルされていたソフトからの推測ですが、何れもExcelのcsvファイルとの親和性が有り、最低限の情報入力で各項目を埋めてくれました。

　項目は、次のとおりでした。
　『氏名，郵便番号，住所，電話番号，．．．』
　また、今年利用したものは、Outlookのデータを住所録として取込む機能が有りました。

この回答へのお礼

早速、有難うございます。お話からだと、入力の分類は単純でいいようですね。どういうふうな操作で、どういうふうにソフトが認識して動作していくのか、まだイメージがつかめないのでよく分かりませんが、そこのところを教えてくださるとさらにうれしいです。

お礼日時：2002/12/23 17:14

No.2 回答者： toshihiko_ooishi 回答日時： 2002/12/23 17:21

　私の持っている年賀状ソフトは「Microsoft はがきスタジオ2003」しかありませんので、一般的なことは知りませんが、ここではがきスタジオの機能を挙げたいと思います。

　はがきスタジオでは、氏名は姓名に分割したものも、一体となったものも取り込み出来ます。住所は１つでもいいですし、３つまで分割されていてもOKです。それらはチェックボックスで選択することになっているようです。
　データの取り込みは、OutlookExpressのアドレス帳、Outlook98/2000/2002の連絡先、Accessファイル、Excelファイル、CSVファイル等に対応しています。
　次に項目名を次のとおり羅列します。参考にしてください。

・氏名→氏名（姓）、氏名（名）に分割可
・ふりがな
・自宅郵便番号
・自宅住所→自宅住所１、自宅住所２、自宅住所３に分割可
・勤務先郵便番号
・勤務先住所→勤務先住所１、勤務先住所２、勤務先住所３に分割可
・会社名
・会社名ふりがな
・部署名１
・部署名２
・役職名
・自宅電話
・自宅FAX
・自宅携帯電話
・自宅ポケベル
・勤務先代表電話
・勤務先電話
・勤務先FAX
・勤務先携帯電話
・勤務先ポケベル
・その他の電話
・電子メール１
・電子メール２
・Webページ１
・Webページ２
・連名１
・連名２
・連名３
・連名４

　他のソフトの事は知りません。誰か補足してください（他力本願）

この回答へのお礼

大変詳しい説明を有難うございます。知りたい部分を細かく知る事が出来ました。Microsoft製品同士だと非常に融通が利きそうですね。年賀状ソフトでなくても、はがきソフトでいいのかも、と思いました。

お礼日時：2002/12/23 18:31

No.3 回答者： raytaro 回答日時： 2002/12/23 17:50

私は年賀状ソフトを使用していないものです。

なぜなら、EXCELと一太郎で住所・氏名等の宛名書きはできるからです。（ワードとEXCELの組み合わせでも良いかと思いますが、IMEがどうしても好きでないので一太郎を使用してます。）というよりも、EXCELと一太郎で年賀状ができてしまうので、新たに年賀状作成だけにソフトを買う気が起きないと言うのが正しいですが。

で、アドバイスですが、都道府県や市町村はあとから関数を使用すれば簡単に分けることができるので、同一セルに打ち込んだ方が良いかと思います。ですから、私の場合は、通し番号・氏名・郵便番号・住所と簡単に分けて記録しています。

この回答へのお礼

表計算とワープロで作れるんですね。またオプションが広がりました。ありがとうございます。EXCEL自体もあまり詳しくないんですが、関数のことはよく聞きますし、必要になれば挑戦してみようかと思います。通し番号は盲点でした。とても参考になります。

お礼日時：2002/12/23 18:36

No.4 ベストアンサー 回答者： toshihiko_ooishi 回答日時： 2002/12/23 20:23

　Word(2000)ではがき宛名印刷を行うには、[ツール]→[はがき宛名印刷]を選択します。

　ただ、それ以前に「差し込み印刷」の機能を理解していないと難しいかもしれません。
　差し込み印刷とは、Excel/Accessなどのデータベースと連携して、データベースから各レコードごとに文書の所定の場所に差し込んで連続印刷する機能です。
　これで、特定の箇所だけ違う複数の文書をまとめて編集・印刷したりできます。
　実行するには、[ツール]→[差し込み印刷ヘルパー]を選択します。
　Wordのはがき宛名印刷は、この応用のようなものです。
　Wordで宛名印刷するのであれば、まず先に差し込み印刷からマスターすることをお勧めします。

　一太郎(12)の場合は、[ナビ]→[よく使うテンプレート]→[開く]→[はがき作成]→"年賀状"を選択して、[進む]→以下略・・・です。

この回答へのお礼

ＷｏｒｄとＥｘｃｅｌの連携で、ファイルの特定箇所にデータを差し込むことを、差し込み印刷というのですね。Ｗｏｒｄを基本的な文書作成にしか使ったことが無かったので、具体的なパスを示してくださって助かります。とりあえず手元にあるアプリケーションで試してみてから、それで満足できないようであれば、年賀状ソフトの方を当たってみたいと思います。ありがとうございました。

お礼日時：2002/12/25 16:43

No.5 回答者： ka3 回答日時： 2002/12/23 21:16

　今年は、toshihiko_ooishiさんと同様に「Microsoft はがきスタジオ2003」を利用しました。

　「年賀状の住所氏名だけを年賀状ソフトで印刷しようと考えている」との事ですので、ご利用になるソフトでの住所録の構成を確認されれば、入力項目は自ずと決まる事でしょう。
　基本的な項目は何れも大して変わらないと思いますので、「Excel上でどんな項目で住所氏名を整理すればよいか」は、ご心配に成る程の事は無いと思います。

この回答へのお礼

「はがきスタジオ」というソフトはメジャーのようですね。複数の方からの同様のアドバイスを戴いたので、実際にあまり厳密にやる必要がないということが分かりました。有難うございました。

お礼日時：2002/12/25 13:52

No.6 回答者： imogasi 回答日時： 2002/12/23 21:27

（１）氏名

苗字とセルは別列（別フィールド）に分けるべきか。
分けなくて良いと思う。エクセルなら関数式=Ａ1＆””＆Ｂ１で結合できるから分けても良いかな。連名の時は苗字を重ねて印字しないなら分けたほうがよいかも。
（２）住所
郵便番号だけ入力して、住所は郵便番号辞書か郵便番号ウイザードを使えるので、郵便番号で割り出せる部分と丁目
番地以下、マンション名以下とは分けるべきでは。
勿論府県・市区町村・町字で分けてあってもエクセルなら
結合は簡単です。分離も都道府県市区町村を「,」に置換してデータ－区切り位置を使って出来そうです。
（３）もう住所入力は完成度がおおきいと思いますので、あまり年賀状ソフトの優劣はその点では付かないのでは。
世は写真や画像・フォントなどの優劣を競う時代です。
Ａ．郵便番号から入力　Ｂ．電話番号から入力も完成の域にあると思います。
（４）テキスト形式で受け渡しするのか、エクセルファイルそのまま読みこむのか、年賀状ソフト側でチェックすること。テキストファイルについて勉強すること。

この回答へのお礼

実際的なアドバイス、ありがとうございます。大体、どのように分けても分けなくても、どのようなソフトを使ってもやりたいことはやれそうですね。（２）の郵便番号で割り出せる部分と割り出せない部分という区分は、私にとって新しい認識だったので、参考にさせていただきたいと思います。ありがとうございます。

お礼日時：2002/12/25 14:03