成立しない理事会、やはり5分の1総会でしょうか。

Question

私は、都内のマンションで今期より理事を務めさせて頂いております。

私の住んでいるマンションの理事会は、今大変な事態に陥っています。1月から11月までの11回中、3月を除く10回が定足数に達せず、流会しました。決議は4月以降できておらず、このままでは何一つ決まらないばかりか、年度末の通常総会を開くことさえ難しい状況です。

そこで、過去の議事録を調べた結果、第N期において、第N期理事会の正当性が総会で争点になっていたことを知りました。それによると、N期理事会も毎回定足数に達せず、そのときの決議が無効、となれば総会も無効です。そうなると、そこで選任されたN+1期理事も無効、その次の総会も無効となり、連鎖的に今の理事会も無効ということになります。

このことは理事個人にとっては大問題です。もし理事会が正当でないということになれば、決議が理事個人の責任に転嫁される恐れがあります。特に、総会決議は何千万円という年間経費の決議が絡んでいます。

私は、以上のような状況を正常化するためには、いわゆる「5分の1総会」（管理規約第xx条）しかないのではないかと思っています。しかし、組合員はおろか、理事会のメンバーのほとんどが積極的に賛同してくれません。

この理事会の現状を打破するための何かいい方法はありませんか。

merciusako · Accepted Answer

No.1 merciusakoです。
補足ありがとうございました。

・補足説明１　理事長は役員の互選
＞理事長を決めたときの理事会が定足数に達していなかったので、理事会決議が無効となっているのです。

手続の問題として、理事長が理事会を招集しますから、総会で新理事として承認されたからといって、「理事長を決める会」は前理事長が招集することになります。
仮にその会が定足数に達せず理事長が決められないとすれば、前理事長が理事長の職にあることになります。
次期役員が就任するまでは辞任することができないからです。

で、N期から後もずっとそうであれば、N期の前の理事長が理事長ということになります。
理事会の役職が決まらない限り新理事会は事実上発足しませんから。

厳密な解釈とすればこのようなことになりますが、これまでの総会の結果として、事実上管理組合に実害がないのであれば問題ないことになります。
その何代か前の正しい理事長が新しい理事とともに管理運営をしていたとしても、現在と同じ結果になっているであろうと考えられるからです。
これまで、正式な手続としては理事長になっているわけではなくとも、その理事長名で各種契約をして、それが問題にはなっていないと思いますが。

現在「正式に理事長が決まっていない」ということで何か問題があれば、実際に出席した理事の中で仮の理事長を決めておいて、次回の会に欠席の場合の書面出席を求め、定足数を満たしてしまえば正式な理事長となり管理者となりますね。

・補足説明２　工事の総会議案上程と工事実施

以下の3点は、理事長が決まって総会を招集できるのであれば、議案として上程することはできます。

(1)庭園改修工事
「庭園の植栽が枯れてしまっている」ので、「植栽の植え替えをして元の状態に戻したい」というのであれば、共用部分の現状維持のための工事ですから、単純過半数の賛成で可決です。
これが「庭園そのものを変えてしまう」のであれば、外観形状の変更ですから特別決議事項になりますね。

(2)電球のＬＥＤ化工事
「数千個」ということですから高額になるでしょう。
特別決議事項です。

(3)鉄部塗装工事
共用部分の現状維持のための工事ですから、単純過半数の賛成で可決です。

＞理事会がこのような状況下で、上記(1)～(3)の工事を行うことは、果たして可能でしょうか。

区分所有法では、管理者は総会の決議を実行する権限を持ちます。
従って、上記の工事が総会で可決承認されれば、理事会がどのような状態であっても、理事長（管理者）は単独で工事を実施することが可能です。

u-jk49 · Answer

まず、理事会は話し合いの場であって、決議の場ではない。「はい」、「いいえ」の決議は議案として総会に提出されるもの。また、五分の一総会とは、緊急課題があるのに、理事長も監事も臨時総会を開催する意思がない時、区分所有者(組合員)か賛同する者の署名を集めて実施するもの。特に緊急議案が無ければ、法的に定められている年に一回の通常総会だけで良いのだから、臨時総会招集の必要は無い。自動的に、当該期が終わってから3ヶ月以内に開催されることになっている通常総会だけで良い。そういうことも、「管理規約」に明記されている。

理事会で最低限やるべきことは、「総会議案上程書」の作成。で、理事会が不成立ということは、まず理事会に提出されるべき議題が無いということ。理事会での審議課題が無ければ、即ち、総会で審議すべき議案が無いということなのだから、当該総会議案は「決算承認」と「予算承認」のみ。それに、委託管理会社があるのなら、その継続承認と、あとは、役員承認。この四つだけ。

理事会は開かなくても、総会開催は可能で、実際、そういう管理組合理事会は全国にかなりある。あるいは、総会議事録はあっても、理事会議事録は無いという管理組合は多い。法的にも、総会だけをやれば良いことになる。理事会は無効であっても、総会さえ成立していれば良い。

おそらく、輪番制の無責任役員集団で、こういうのは、管理会社にとって上得意様。総会上程議案書も管理会社が作成し、それに理事長がokを出し、組合員に送付する。出欠票(委任状)を管理会社が集めて、総会は成立するから、総会決議は有効。管理会社変更など思いもよらず、管理会社は安泰で、修繕工事などで、好きなように予算を使える。

初めての役員がそのあたりの事情を理解できるかは微妙。

現状打破の方法は、「管理規約」を熟読した後、貴方が理事長に立候補して、リプレイス(管理会社変更)議案を総会で通すこと。

おそらく、役員が輪番制だとして、そういう制度自体が総会承認されたものなのかを問うべき。そういうこととして、都市伝説的な暗黙の了解でやっているというのは管理会社の策略。

「役員選任細則」とか「理事会運営細則」があれば、それに従っているかどうかの吟味も必要だし、もし、そういうものが「管理規約」の一部として「使用細則」のように制定されていなければ、次期、総会で役員の選出に関わる「細則」を定めるのが良い。細則だけなら普通決議。本則の「管理規約」の変更だと特別決議案件になる。

たぶん、そういう行動に管理会社は反対するし、周囲の賛同も得られない。たった一人で戦う気概がある場合だけ、理事会機能の回復が可能。

merciusako · Answer

区分所有法では、総会は管理者が招集します。

管理者とは、本来マンションの維持・管理は区分所有者全員で行わなければなりませんが、区分所有者が希望すれば、その管理行為を特定の者に行わせることができますので、それを認められた者のことです。

そちらのマンションの管理規約には「理事長を管理者とする」という規定はないでしょうか。
通常は、理事長が管理者となっており、区分所有者全員を代理してマンションの維持管理を行うことができます。

つまり、N期の理事会において定足数を満たしていないとしても、理事長が正しい手続を踏んで総会を招集し、議案の結果を得たのであれば、それは何の問題もないことになります。
そちらのマンションの管理組合の意思が正常に決定されたということです。
以降の年度についても同様です。

極論すると、区分所有法でいうところの「管理者」は、単独でマンションの維持管理行為をすることができますので、理事長が「管理者」であれば、理事長が管理規約に規定されている職務を遂行すれば、管理組合としてのマンションの維持管理は果たされる、ということになります。

ただし、理事会が定足数割れを起こしているということは、必要最小限の管理しかできませんから、様々な問題の解決のために理事会で審議し、議案として総会に諮るということができません。

必要最小限の管理とは、管理規約で管理組合の管理とされている行為のことです。
それ以外の様々な問題というと、たとえばペットの問題とか、騒音の問題とか、管理規約を変更したいとか、主にそちらのマンション独自の問題を決定したい場合ですね。

区分所有者の意識として「それでよい」という考えが管理組合の多数を占めるのであれば、それがそちらのマンションの管理組合の考え方ですからどうしようもありません。

少なくとも理事会を正常化したいというのであれば、欠席の理事に事前に委任状や議決権行使による書面出席を求めることです。
書面出席については総会での出席と同じです。

書面出席であれば「出席」となりますから定足数は満たされるはずです。

成立しない理事会、やはり5分の1総会でしょうか。

No.1 merciusakoです。

まず、理事会は話し合いの場であって、決議の場ではない。

この回答への補足

区分所有法では、総会は管理者が招集します。

この回答への補足

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