報告の仕方について

そのときのありのままの状況を正確に伝えろと言われますが自分は伝え方がまったく下手糞です。話す前から緊張して言い方が何がどうなのか自分でもよくわからなくおかしいです。どうすればちゃんと伝えられるようになるかアドバイスをお願いします。

No.6 回答者： hue2011 回答日時： 2014/04/14 16:40

小学校で読書感想文を書かせられているのではありません。

あの読書感想文も「ありのまま」とか「思ったことをそのまま」だとかわけのわからないことをいいます。
あれでみんな作文がきらいになります。
型にはめる訓練をしてしまう。
人が死ぬ話だったらかわいそうだということを凝っていえば先生は褒める。そういう手口を覚えてしまう。

でも、文章というのは情報を伝えるものです。
ごたごたグダグダいわれたらそれで嫌になります。聞く気になりません。
そんなものを大人になってから書かれると、見るほうは迷惑です。

報告ですが、「ありのまま」といわれようがどうだろうがそんなものは無視しましょう。
話すべきことを数えてから報告しましょう。
報告しなければならないのはなんですか。
何と何がこれから報告する事項である。
何はこういう状態である、何はこんなところである、そういう形にしなければなりません。
業務報告だったら、自分の担当している仕事がどうなっているかを数字をいれて話すべきですね。
よく進捗報告で「８割できています」みたいなことを言う人間がいますが、やめてください。
何を何でわって０．８という数字が出てきたか説明しないと無意味です。
分子、分母はどちらも何かを数えて出てきたもののはずです。
数字をつかんでいたら、どういう角度で聞かれてもすぐに答えられます。

話すことは５つある、と最初に数えます。それをひとつひとつ話します。
つっかえるわけがない。こなしていくだけだから。

その場で言うことを考えようとしたらいけません。事前に用意しておきます。
そうでないと言い間違いをしたり、ろくなことは起きません。

No.5 回答者： IXTYS 回答日時： 2014/04/14 12:14

こんにちは。

　＃４の再入場です。

四十年近い会社勤めを経験しました。　営業部の仕事をしていた時、毎日業務日誌を書く訓練をしました。　訪問先、訪問時間、面会者、話の内容、結論、次の訪問予定。　これをA4の用紙にフォーマットを印刷して用意し、会社帰り着くまでに書き込みました。　

業務日誌を書き続けることです。　すると、作る手間も省け、しかも要領よく書けるようになります。　業務日誌は次の仕事に繋がります。　先ず、どんな小さなことでも取りまとめて議事録にする。　すると口頭の報告は楽になります。　何事も『習うより慣れよ』です。　

●どんな小さな事柄でも業務日誌にして書き残して行けば、いつかあなたは報告の天才になっています。　

No.4 回答者： IXTYS 回答日時： 2014/04/13 18:53

こんにちは。

　私は70代の男性です。

職場で上司から良く言われたのは『一言で要約すると何かね？』でした。

●私の知る限り日本人は報告が下手
長年、海外事業に従事して来ました。　日本語を英語に通訳していて気がつきました。　日本人は最初に前提条件を言う。　これがまた長い。　相手がいらいらしているのに、なかなか結論が出て来ない。　そして最後にチョロっと結論らしいものが来る。　私が接した日本人百人中99人はそうでした。

●最初に上手な報告書のフォーマットを探せ
上手な報告書とは何だろう。　そこで思いつきました。　特許明細書って報告書のフォーマットとして使えないだろうか。　

●特許明細書の構成はこんな風になっています。
(1)　発明の名称
(2)　特許請求の範囲
(3)　技術論の展開
(4)　必要なデータ、図面の添付

要するに最初に結論を手短に述べ、必要なデータとか図面を最後に添付する。　こうすれば上司は安心してこちらの言うことに耳を傾けてくれます。

●何事も一言で纏める
普段から何でも一言で要約する訓練をする。　目の前に見えるもの。　テレビのニュースで大々的に報道されていること。　それを書き出して見る。　それをご自分の言葉で要約して見る。

例えば『STAP細胞と論文の雑誌ネイチュア投稿の是非』『集団的自衛権の解釈を巡って自民党内の混乱』『ウクライナ情勢を巡る米露交渉の行方』『TPP交渉と日本の立場』『大阪首都構想と道州制について』

これらの題目についてご自分の言葉で一言で纏めて見る。　大切なのはご自分の言葉です。　

●報告の下手な人は（間違いなく）情報を多く持ち過ぎているからである
やり方はその題目について知っていることを何でも書き出して見る。　意外と多いことに気がつくはずです。　報告の下手な人はあまりにも情報が多過ぎて整理がつかないだけのこと。　ですから情報の整理の仕方を学べばあなたは今日から報告の天才ですよ。　

No.3 回答者： dankai-mae-M 回答日時： 2014/04/12 15:21

報告を受ける方の立場になって考えてみましょう。

上の人は沢山の部下がいていろんな報告を受けるのに忙しいに
違いありません。

他の回答者が言っている通りです。
まず、何があったのか結論を告げましょう。

それは、いつのことだと聞かれるかも知れません。
そうなった日時を把握しておきましょう。

次に、何故そうなったのか聞かれるかも知れません。
ですから、次に、理由を述べましょう。

そうすると、どんな状態でそんなことになったのか聞かれるかも知
れません。

報告する相手の立場、考え方などを知っておくことが大切です。
相手は自分の聞きたい事しか聞こえません。
聞きたい事をその順位で整理しておきましょう。

次には、そのようなことになる状況を把握しておきましょう。

No.2 回答者： kingyo_tyuuihou 回答日時： 2014/04/12 13:31

メモを作ってみたら？

５Ｗ１Ｈでまとめる。
http://www5d.biglobe.ne.jp/Jusl/WHthinking/WHthi …

結論を先にいう。
そこに至った理由を時系列でまとめる。

すべて箇条書きで作る。

あとはそれを読むだけ。
緊張してどもるようなら、メモを見せる。

No.1 回答者： shiroikiba 回答日時： 2014/04/12 13:24

　　　　私もへたですが

　　　
　　　　結論を先に伝えてそのあとに　そうなった経緯を伝えると良いと思います。
　　　　論文の書き方の本を購入して勉強するといいと思います。

　　　ちなみに　あがり症　という病気かもしれません。