校区子ども会年度末総会の司会進行が分かりません

子ども会の年度末総会で司会進行役をすることになりました。
総会案内は委任状付きで毎年旧役員と新役員のみに配布している形です。

年度初めの総会では欠席者からは委任状をいただき、事業案と予算案の可決を取るといった流れでしたが、年度末総会は事業報告と決算報告、新役員案及び新役員挨拶だけですので、委任状はいただいていたとしても、報告するだけで、採決をとらなくてもよいかと思っていますが、どうでしょうか？

進行も全く分からず、雛形も存在していないので、自己流に考えているのですが、以下の話し方でよいのでしょうか？（名称など略してあります）

『只今から年度末総会を始めます。…本日司会進行を担当いたします○です。…
…まずはじめに会長よりご挨拶を申し上げます。…　それでは事業報告を会長より(？)していただきます。　
続いて決算報告を致します。会計の○○さんお願いします。…　
以上報告をさせていただきましたが、これについてご質問ある方おられますか？…　（質疑応答）　…ほかにご質問ないようでしたら、監査報告をお願いします。…ありがとうございました。…
それでは続いて○ページの新役員選出案へと移ります。名簿の氏名、住所等ご確認下さいまして、誤字脱字等ありましたら、訂正お願いいたします。…
これでよろしければ、新役員さんのご挨拶へと移ります。…会長さんから役職名、氏名をお願いします。…ありがとうございました。
これですべてのご報告が終わりましたが、最後にご質問等ある方はいらっしゃいますか？無ければこれで年度末総会を終わりたいと思います。長時間に渡りありがとうございました。』


といった感じでいますが、どこかの時点で採決を取るような事項や箇所はあるのでしょうか？
まったく分からず困っているので、教えてください。
総会まで日があまりなく、慌てて書きましたので読みにくい点あるかと思いますが、どうかお許しください。

No.2 ベストアンサー 回答者： suika-no-obake 回答日時： 2015/03/09 11:19

ついこの間、PTA総会に出席した(＆過去に一度司会を務めた)経験をもとに。

決算報告、新役員の選出は(厳密にいえば事業報告も)それぞれ総会開催前は｢案｣ですので、承認をとる必要があると考えます。
承認をとるタイミングは、それぞれの｢案｣に対して質問がこれ以上出なくなった時が適当でしょう。

ご質問の中の“台本“に入れるとすれば、(会計について)｢ご質問がないようでしたら｣の次に｢承認に移ります。承認頂ける方は拍手をお願いします｣を入れればよいのではないでしょうか。(尚、監査報告は会計報告の直後、質疑応答の前に入れた方がよいかと思います)
新役員選出についても｢訂正お願いいたします｣の次に｢承認頂ける方は拍手を…｣を入れればよいと思います。(挨拶は｢案｣が承認され新役員として決定されてから行うものと考えます)

司会は緊張しますが、質問が出たら役員(会計など)に振ればよいので、多少は肩の力を抜いても大丈夫だと思いますよ。
頑張ってくださいね。

この回答へのお礼

すぐのご回答　ありがとうございました！
とてもわかりやすい説明なので、頭の中でイメージすることが出来ました。
１つ１つが承認を得る必要があるんですね。

確かにそうですね(^-^)。
勝手に事業予定を変えたとして、そのまま報告し、会計も予算から外れておきながら、報告だけなんて、総会の意味がなくなりますものね。
承認を得ることの意味・意義が元々分かっていなかったので、
”台本”もなかなか進まず状態でいましたから、とても助かりました。

本当に有難うございました！！　(*^_^*)

お礼日時：2015/03/09 11:50

No.3 回答者： merciusako 回答日時： 2015/03/09 12:09

「校区こども会」という組織がどのような性質のものかは分からないのですが、「総会」ということであれば、その組織の全員（会員全員）が対象になると思うのです。

最初に年度の事業計画を策定し、予算案を決める。
会員から会費を徴収し、事業計画に従って様々な事業を実施する。
その結果を事業報告・決算報告として全員に報告し承認を得る。
これが基本だと思いますが。

総会で承認を得なければならないことは、決算、次年度事業計画案・予算案、新役員ですが、「次年度事業計画案・予算案を役員だけで決定して良い」ということになっているのであれば、年度初めの「総会」は「役員会」で、新旧役員の引き継ぎと事業計画案、予算案の策定、年度末総会が本来の総会で、決算承認と新役員承認になるのではないかと。

このあたりはどのような形になっているのかはよく分かりませんが。

なお、総会としては、会議冒頭その「総会」が総会として成立するかどうか（定足数）の確認が必要でしょう。
会員全員が30名だとして、委任状を含むその内の何名が出席すれば総会として成立するか、です。
一般的には過半数なのですが。

また、監査は役員会によって執行された会費の収支に関するチェックですから、会計あるいは会長による収支報告の後に、監査報告として「１年間の収支について問題はない」という報告になりますね。

その後、これらの報告を基に質疑応答があり、最終的に採決によって承認を得る、という流れになると思います。

「総会」とは、「全員で何かを決める場」ですから採決は欠かせないでしょう。

この回答へのお礼

早速のご回答ありがとうございます！
定足数の確認のご指摘もありがとうございます。
いくら簡単にと言われても、それまで外すと総会にならないところでした(^_^;)。
質疑応答…採決…承認の流れのご説明もありがとうございました！
早速がんばって台本を作ってみます。

お礼日時：2015/03/09 14:14