給与処理と伝票作成、受注処理、現場で仕事。頭がいっぱいで大変です。

毎月特定の日１日がとても大変な日です。
午前中は、掃除や現場の人のためのお茶の用意その他雑用をした後、給与の支払いのため（全従業員と社長の希望で手渡しなので）お金を数えて封筒に入れつつ、電話やFAXで受注を聞いたりします。
お金を数えるのをミスしてはいけないので必死に作業しているときに、社員さんから急ぐ仕事をしてくれと言われることもあります。断っても社員さんの仕事の方が急ぐし大事だと言われます。
頭がややこしくて大変です。
それが終われば、伝票を作成します。しかし、お客様が来たり、他の用事を言われたりして（事務の私がするべき仕事なので断れません）、伝票作成がささっとはできません。
お弁当を食べる時間なく、社長や現場の統括の人から、早く現場に降りて来いと何度も催促の内線が入り、伝票作成も、当日に出す商品の行き先と商品の全一覧だけは作成できますが、出荷の伝票の作成や請求書作成などは途中のまま、午後からは現場で動き回ります。
社長は伝票は後でいいから現場に入れと言われます。
午後４時ぐらいに現場の様子を見て、一旦現場を抜けて、伝票作成と請求書作成を仕上げます。
仕上げ終わると、また現場で仕事をします。
そして、現場の仕事が終わり、夜の１８時ぐらいになり、また残っている事務処理をします。

その日は、あれもこれもと同時にするため、頭がてんやわんやになります。
普通の人は、何の問題もなくやれることでしょうが、私は要領が悪いのかスムーズに行きません。
やっと落ち着いて仕事ができるという１８時になると、ミスが発覚してしまいます。
FAXの返送を忘れていたり、注文を受注ノートに記入もれしていたりします。
スムーズにミスなく仕事をする方法を教えてください。

質問者からの補足コメント

• 社長の希望で伝票処理をしています。アナログな方で変えること＝くびです。
  会計事務所は、精算書や決算書作成、売上等計上等はしていただいています。
  今のこの状態で私でなんとかなる方法を伝授いただきたいです。
  ありがとうございます。

  No.1の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/04/30 19:34

• 現場に入るのは、毎日昼ご飯を食べてから（昼休憩してから）現場の仕事が終わるまでです。
  早ければ、現場が終わる時間は15時ですが、通常は17時頃、最近は18時です。
  給与（現金）を数える日は、数える途中に電話に出たり、社員さんから現場に行ってあれこれ聞いてきてくれとか言われて、作業が中断するので、数え間違えてしまい、もう１度すべてを数えなおすということが毎回あります。なので、時間がおしてしまい、伝票作成になかなか取り掛かれず、お昼の時間も仕事をして、それでも終わらずで、みんなが現場に入ってしまった時間もまだ事務作業していて、早く現場に降りろと怒られるというわけです。
  給与計算をする日も夕方４時で事務所に上がらせてもらうと、何やっているんだ、現場現場と怒鳴られます。その日も時間がないないと焦って給与計算をするので、ミスしないかおっかなくてすごく大変です。
  ありがとうございました。

  No.2の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2015/04/30 22:53

No.4 回答者： erimochic 回答日時： 2015/05/01 16:06

大変ですね。

でもその月の特定の日１日だけが問題なんですよね？

まずその日に行うもののうち、別の方法でできないかどうか？を考え
ます。
１．給与について：これは必ず現金でなくてはならないのでしょうか？
　　振込という方法で（できればですが今はネットで振込ができますの
　　で、ネット振込に変えられないか？）
これができればその日に行うのではなく、前日以前に行うことになります

別の方法ではできなさそうなもののうち、前の日のうちからできることが
ないかどうか？
２．給与を振り込みでできない場合、前もって給与額を計算し、現金で
　　用意する（給与は金庫にしまう）
３．伝票作成や請求書作成：当日の出荷に関する情報を事前に得られれば
　　前もって作成することが可能そうです。
可能でしょうか？

私も経験がありますが、作業量が多いと間違いが発生します。できるだけ
作業が集中しないようにすることが大事かと。

この回答へのお礼

全部それが出来たら、苦労しませんが、当日でないと出す商品の全部が決まりません。しかも、昼の１２時に追加を行ってこられる取引先もいらっしゃいます。
社長含めほとんどの人が、現金を好むので、振込には出来ません。
ありがとうございました。
細心の注意を払う努力を必死にします。

お礼日時：2015/05/01 17:46

No.3 回答者： hallo-2007 回答日時： 2015/04/30 23:48

うわ～

ですね。
基本、お金でもなんでも数を数えている時
チェックしている時は、他の人が声をかけるのは
ご法度です。
手が空くまで順番を、待ちます。
電話対応も同じです。電話が終わって一通りの手続きを優先ですね。
出ないと誰もが普通にミスしますよ。
今の世の中、アナログ対応、腕力で、ゴリゴリとは時代に合いません。
他社との競争に勝てるはずがありません。
他の会社で、もっと素晴らしい仕事をされる方が良いかもしれませんね。
アドバイスできると云えば
取り合えず数を数えている時などは、他の方の仕事を断る。
電話を話中にする・・・
このくらいでしょうか。

No.2 回答者： ele_sheep 回答日時： 2015/04/30 20:56

ミスがおきない方が不思議な状況ですね

事務職なのに現場作業優先というのからよく理解できませんが、それは社長の方針なのですね
問題だらけの職場ですが　特に突発で呼ばれる現場業務がミス（漏れ）を引き起こす原因に見えます
本当に突発なのでしょうか、単に現場統括の人が計画性がないために突然呼ばれるのではありませんか？
その特定の日だけは、事前に何時から何時の間に現場に入る必要がある確認できるよう　交渉しましょう
その時間をベースに１日の予定を組めば少しはマシではないでしょうか
協力をもらわずに質問者だけで解決できる方法は、転職するぐらいでないでしょうか

No.1 回答者： naganokenken 回答日時： 2015/04/30 19:13

ブラックですな～。

。

お金を手渡しなんて、今時そんな会社があるなんて、びっくりです。

伝票処理って～～どんだけ時代錯誤だな～～

えーとですね。リコーさんとか、そういうところにお電話したり、
会計事務所さん雇ってますよね。そういうところにお電話したり、

もっと、簡潔に済むソフトを購入するよう営業をかけてもらいましょう。